Co to jest newsletter, mailing, autoresponder i mail transakcyjny?

Email marketing zdobywa coraz większe uznanie. Kampanie z jego udziałem, są nagradzane na najróżniejszych konkursach. Wyniki w raportach z kampanii mówią same za siebie. Ciężko już dyskutować z tezą, że email marketing sprzedaje i się przydaje.

Warto więc wiedzieć, co to jest mailing czy newsletter i jakiego rodzaju wiadomości można wyróżnić w ramach działań email marketingowych. Dowiesz się też, co w każdej z tych wiadomości musi się znaleźć, by kampanie były zgodne z prawem i dobrymi praktykami email marketingu.

Newsletter

Newsletter służy do stałej komunikacji z Klientami, mającej na celu informowanie odbiorców o nowościach, zmianach, ofertach, aktualizacjach w obrębie danej firmy czy tematu.

• Powinien on posiadać jeden stały wygląd szablonu, ze zmieniającą się tylko treścią w kolejnych edycjach. Odbiorca bowiem przyzwyczaja się do wyglądu i układu tej wiadomości.
• Newsletter najlepiej jest wysyłać jednego konkretnego dnia z jednakową częstotliwością np. 10. dnia każdego miesiąca, albo np. co 2 tygodnie.
• Warto także pamiętać, że newsletter powinien zawierać tzw. treści premium tzn. wartość dodaną do tego, co znajdzie na stronie czy w sklepie. Odbiorca musi mieć powód, aby chcieć dostawać od Ciebie wiadomości. Treść premium to np. rabaty, poradniki, e-booki, czy informacje z pierwszej ręki o nowościach lub wyprzedażach.

Mailing

W odróżnieniu od newslettera, mailing to jednorazowa reklama, która dociera na skrzynkę odbiorców. Nie jest ona zazwyczaj komunikacją mającą na celu budowanie relacji, a jedynie poinformowanie o produkcie i zachęcenie do zakupy, założenia konta, czy udziału w imprezie.

Charakteryzuje się:

• dużą grafiką,
• małą ilością tekstu,
• jednym konkretnym tematem i celem wiadomości,
• przyciskiem “call to action” czyli namawiającym do działania np. “zapisz się już dziś”, “załóż konto”, “kup teraz” czy “sprawdź”,
• bardziej wyróżniającą się formą.

Jest to zazwyczaj kreacja, która na Twojej skrzynce znajdzie się tylko raz. Każda następna będzie komunikować już coś innego.

Czasami jednak mailingi takie błędnie mylone są z tzw. spamem, czyli niezamówioną informacją handlową. Różnica polega na tym, że na otrzymywanie mailingów odbiorca musiał kiedyś wyrazić zgodę. Ma także możliwość zrezygnowania z ich otrzymywania, ponieważ w każdej tego typu wiadomości znajduje się link rezygnacji, który powoduje wypisanie danego adresu z bazy odbiorców.

Autoresponder

Autoresponder to wiadomość, która jest wysyłana automatycznie przez system FreshMail. Jest to mail, którego wygląd i treść tworzysz tak, jak zwykłą kampanię, lecz określasz tzw. trigger, czyli czynnik, który tę wiadomość wywoła. Może tym triggerem być określone zachowanie użytkownika w obrębie Twojej strony internetowej lub czas, jaki upłynął od ostatniej wiadomości (tym sposobem da się ustawiać całe ścieżki automatycznych maili).

Autorespondery dobrze sprawdzają się np. do wysłania wiadomości powitalnej zaraz po zapisaniu się osoby do newslettera, czy jako wiadomość aktywacyjna po założeniu konta.

We FreshMailu oprócz autorespondera "Zapis na listę odbiorców" mamy również: "Wysyłka cykliczna", "Kliknięcie w link", "Otwarcie kampanii", "Zrealizowanie celu" (przydatne przy integracji z Google Analytics) oraz "Wysłanie innego autorespondera".

Maile transakcyjne

Maile transakcyjne to różnego rodzaju wiadomości powiązane z dokonaną przez użytkownika transakcją, powiadomienia ze strony, a także maile wysyłane po dokonaniu czynności w systemie. Najprościej wymienić przykłady. Są to:

• powiadomienia o dokonanej transakcji;
• wiadomości z fakturą;
• informacje o terminie realizacji zamówienia i dostawie;
• maile z przypomnieniem hasła do zalogowania w systemie;
• potwierdzenia założenia konta

i inne.

Wiadomości te muszą znaleźć się na skrzynce odbiorczej użytkownika zaraz po akcji, która je wywołuje (dodanie przedmiotu do koszyka, zmiana statusu realizacji zamówienia) i to właśnie zapewnia FreshMail. Jeżeli wiadomość wpadnie do zakładki spam, odbiorca może czuć się niepoinformowany i frustrować się z tego powodu. Jeżeli wysyłasz maile transakcyjne z dobrego systemu, jakim jest np. FreshMail, możesz bardzo korzystnie wpłynąć na doświadczenie klientów z zakupami w Twoim e-sklepie czy systemie typu SaaS.

Maile transakcyjne są więc bardzo pokrewne Autoresponderom i z punktu widzenia odbiorcy praktycznie się nie różnią. Te i te są wiadomościami, które są wcześniej przygotowane po stronie nadawcy i wysyłane automatycznie za każdym razem, gdy zostanie podjęta określona akcja przez użytkownika strony. W praktyce maile transakcyjne różnią się tym, że są one ustawiane i wychodzą z platformy do e-commerce, jak np. PrestaShop. Jeżeli zintegrujesz taką platformę z systemem FreshMail za pomocą SMTP lub API, osiągniesz wiele korzyści, o których przeczytasz na naszej stronie. Wysyłka maili transakcyjnych przy pomocy FreshMaila to m. in. gwarancja najlepszej dostarczalności, dużej przepustowości w przypadku największych wolumenów wysyłek (maile nie utkną w kolejce) oraz dokładne raporty, w których sprawdzisz każdą wysłaną wiadomość.

Ogłoszenie

To rodzaj bardzo informacyjnego maila, który jest wysyłany do Klientów i zawiera ważny komunikat. Jest on na tyle istotny, że nie powinien czekać do czasu, aż będziesz wysyłać swój newsletter.

Najważniejsza w tym mailu jest informacja i to ona w formie tekstowej powinna być sednem maila. Nie warto więc kombinować z graficzną formą, która mogłaby rozpraszać odbiorcę. Ważne jest też, aby możliwie cały komunikat zawrzeć w mailu, nie odsyłać odbiorcy na landing page, bo utraci on w ten sposób sedno informacji.

Elementy, które muszą znaleźć się w wiadomości

Choć newsletter, mailing, czy autoresponder różną się od siebie formą i przeznaczeniem, każdy z nich powinien zawierać pewne elementy, które świadczą o profesjonalnym podejściu do tematu, a przy okazji zwiększają skuteczność wysyłanych kampanii.

Odpowiednio sformułowana stopka

Stopka mailowa to obszar znajdujący się na samym dole wiadomości, który zawiera najważniejsze informacje na temat nadawcy. Po wejściu w życie RODO stopka spełnia również obowiązek informacyjny. Dlatego w stopce wiadomości należy umieścić:

• Dane kontaktowe nadawcy (w przypadku firm: adres, NIP, REGON, kontakt)
• Informację, kto jest Administratorem Danych Osobowych
• Cel przetwarzania danych osobowych
• Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych
• Zamiar przekazania danych innemu podmiotowi (jeśli takowy występuje)
• Informację o prawie odbiorcy do: wglądu do danych, zmiany tych danych lub ich usunięcia, wycofania zgody na przetwarzanie, przeniesienia danych i wniesienia skargi
• Link wypisu z newslettera

Link wypisu w stopce wiadomości

Link, dzięki któremu Twój odbiorca będzie mógł szybko zrezygnować z subskrypcji, to nie tylko dobra praktyka, ale właściwie obowiązek każdego, kto wysyła wiadomości na masową skalę.

Pamiętaj, że jeśli taka osoba nie znajdzie w wiadomości linku wypisu, będzie dużo bardziej skora do zgłoszenia Twojej wiadomości jako spam. To z kolei obniża reputację Twojej domeny wysyłającej (w skrócie jak to działa: skrzynki pocztowe posiadają różne filtry antyspamowe. Jeśli skrzynka zauważy, że odbiorca oznacza wiadomość od danego nadawcy jako niechcianą [spam], może blokować kolejne maile wysyłane od tego nadawcy).

We FreshMailu możesz stworzyć link rezygnacji zamieszczając w wiadomości znacznik $$resignlink$$. Jeśli jednak chcesz mieć wpływ na jego treść, umieść ją pomiędzy tagami <resignlink> i </resignlink>.

Pamiętaj, by Twój link wypisu z newslettera był wyraźny i widoczny. Nie ukrywaj go w tekście, nie ustawiaj go w podobnym kolorze do tła.

Wiarygodny nadawca

Czym najczęściej mierzy się skuteczność wysłanej kampanii? Na wskaźniku jej otwarć i kliknięć. Aby jednak odbiorca otworzył wiadomość, musi zaufać, że znajdzie tam treści przydatne, a nie niebezpieczne. Dlatego dbaj o to, by nazwa nadawcy była dla odbiorcy wiarygodna. NIGDY nie podszywaj się pod kogoś innego, bo to najszybsza droga do porażki.

Dobrą praktyką ustawiania nadawcy jest posłużenie się imieniem (lub imieniem i nazwiskiem) - może być to osoba realna, ale także persona, stworzona do reprezentowania i kontaktowania się z odbiorcami. Z kolei dodanie do tego nazwy firmy wskaże od razu, jakiego typu treści odbiorca może się spodziewać. Na przykład: Anna z Nieruchomości.com - widzisz, że pisze do Ciebie żywy człowiek (a nie automat), a w dodatku spodziewasz się otrzymania w wiadomości ofert związanych z nieruchomościami. Dodanie nazwy firmy ma też cel wizerunkowy - opatrzy się odbiorcy i wzmocni jego świadomość obecności marki.

Ciekawy i przykuwający wzrok temat wiadomości

Drugi obok nadawcy jest temat wiadomości. I on w dużej mierze wpływa na otwieralność mailingów i newsletterów. Postaraj się, aby był z jednej strony informacyjny, a z drugiej... wzbudzał ciekawość. Inspiracji do tworzenia fajnych tematów dostarczy Ci artykuł: Skuteczny temat mailingu – 6 najlepszych praktyk.

Odpowiednie treści

Filtry antyspamowe sprawdzają, czy w Twojej wiadomości nie znajdują się nieodpowiednie lub niebezpieczne treści. Unikaj nadmiaru znaków interpunkcyjnych (!!!!!!, ??????), pisania SAPS LOCKIEM czy używania słów ogólnie kojarzących się ze spamem i nachalną promocją.

Odpowiednie proporcje tekstu do grafiki

Żaden newsletter ani mailing nie może składać się tylko z jednej dużej grafiki. Takie wiadomości przez skrzynki pocztowe mogą być klasyfikowane jako spam. Wiadomości złożone z samej grafiki są też cięższe, co również negatywnie wpływa na dostarczalność wiadomości.

Dlatego tworząc wiadomość mailową stosuj zasadę przynajmniej 50% na 50% - czyli 50% treści pisanych i 50% obrazków. Jeśli masz taką możliwość - możesz zwiększyć proporcje tekstu.

Dobrym sposobem na zachowanie proporcji przy jednocześnie nie dopisywaniu na siłę kolejnych akapitów jest stosowanie ALTów, czyli tekstów pod zdjęciami.

Słowem podsumowania... w formie infografiki!

Dla przypomnienia zobacz raz jeszcze, czym różnią się między sobą 3 najważniejsze i najczęściej używane formy wiadomości email: newsletter, mailing i autoresponder - w atrakcyjnej infografice.