Marketing dla urzędów i samorządów
Powrót do listy wpisówPolacy chcą wiedzieć co dzieje się w ich miejscu zamieszkania. Dlatego gminy i samorządy powinny inwestować w marketing terytorialny. Dzięki temu zyskają w oczach lokalnej społeczności, wśród turystów, a także potencjalnych inwestorów.
Marketing dla samorządów - szyty na miarę
Dobrze prowadzony marketing dla samorządów pozwala na lepszą komunikację z mieszkańcami. A ma to niebagatelny wpływ na postrzeganie danej miejscowości. To właśnie lokalna społeczność jest jej najlepszym lub najgorszym ambasadorem. Może ona chwalić, jak sprawnie działają władze gminy albo narzekać, że większość działań jest zaniedbanych. To od nich zależy, czy kadencja rządzących zostanie przedłużona i będą mogli dalej realizować swój plan - czy też nie.
A skąd o bieżących działaniach gminy mogą dowiedzieć się mieszkańcy?
Czy przyjdą do urzędu miasta, by wziąć ulotkę lub dopytać urzędnika? Czy uczestniczą w sesjach rady gminy? Zdecydowana większość mieszkańców nie ma na to zwyczajnie czasu, co nie znaczy, że nie chce wiedzieć, co się w gminie dzieje.
Jak wskazują badania CBOS większość Polaków (51 proc.) czuje się związana przede wszystkim ze swoją społecznością lokalną, z miejscowością, w której mieszka. Łączy się to z chęcią znajomości lokalnych wydarzeń.
Dlatego komunikaty gmin i samorządów przenoszą się do świata online. Zalet tego rozwiązania jest wiele - o ciekawych działaniach dowiadują się nie tylko mieszkańcy, ale również potencjalni turyści i inwestorzy.
Być czy nie być online
Bycie online to nie tylko posiadanie strony internetowej, aktualizowanej od czasu do czasu. Odbywa się ono również za pośrednictwem social mediów i email marketingu. Codziennie swoje konto email sprawdza ponad 91% użytkowników, a w przypadku Facebooka robi to 57%. Już te statystyki wskazują, gdzie warto skierować swoje marketingowe kroki.
O czym już wcześniej wspomniałam, skuteczny marketing to także większa liczba turystów i inwestorów. Idzie za tym wzrost zamożności mieszkańców i lepszy stan finansów publicznych. A z niedoborem środków zmaga się niemal każda miejscowość - czy jest to duże miasto, czy mała gmina. Dlatego też kompleksowe kampanie promocyjne przeprowadzają już nie tylko duże aglomeracje, ale także mniejsze miejscowości.
Dotrzeć do młodych
Ma to tym większe znaczenie, że już niedługo kolejne pokolenie dostanie aktywne i bierne prawo wyborcze. Młodzi staną przed decyzją, w jakim mieście studiować, z jakim miastem związać swoją przyszłość, założyć rodzinę i płacić podatki.
Jeśli promocję miast i gmin rozważać w takich kategoriach, coraz istotniejszym staje się wizerunek, jaki one tworzą. Młode pokolenie szczególnie zwraca uwagę na to, czy w ich mniemaniu dana miejscowość wydaje się być atrakcyjna, czy też nie. Dlatego równie ważne są narzędzia, jakimi będziesz komunikować się ze swoimi mieszkańcami.
Narzędzia potrzebne w marketingu terytorialnym
Aby realizować wcześniej wspomniany przeze mnie cel, dobrze jest wykorzystać kilka niezbędnych narzędzi i social mediów do komunikacji.
Na dobry początek - monitoring sieci
Chcesz wiedzieć, co myślą o miejscowości jej mieszkańcy? Co najczęściej jest wymieniane przy okazji wspominania o danej okolicy? Czy są to skojarzenia negatywne czy pozytywne? Na te wszystkie pytania udzieli Ci odpowiedzi narzędzie do monitoringu internetu.
Dzięki temu będziesz mógł dowiedzieć się opinii lokalnej społeczności, włączać się do dyskusji, również w celu wyjaśnienia, dlaczego np. planowane remonty odbędą się na często uczęszczanym skrzyżowaniu.
Z jakich narzędzi warto skorzystać?
Jednym z bardziej popularnych na polskim rynku są Brand24, SentiOne czy Instytut Monitoringu Mediów.
Koszt zależy od tego, jaki jest rozbudowany pakiet np. ile kluczowych zwrotów, będzie monitorowanych. Ceny za miesięczną usługę wahają się w okolicy od 50 do 200 złotych.
Social media
Najbardziej popularnym medium społecznościowym w Polsce jest Facebook. Daje on możliwość dotarcia do szerokiego grona odbiorców i pozwala na lepszy dialog z mieszkańcami. Jeśli chodzi o wybór postów i komunikatów, które może wykorzystać gmina - jest ich naprawdę szeroki wybór: zdjęcia 360 stopni, karuzela, ankieta, tworzenie wydarzeń, promocja płatna kampanii społecznych i wiele innych. Dowiedz się więcej z wpisu: 10 rodzajów postów w social media, które działają.
Najlepiej posługiwać się przykładami, dlatego zobacz jak miasto Gdańsk angażuje zgromadzoną społeczność na Facebooku.
Kolejnym wartym uwagi medium jest Instagram. Instagram jest to serwis społecznościowy, który służy głównie do dzielenia się z użytkownikami zdjęciami i filmami. To medium posłuży Ci m.in.: do pochwalenia się się pięknymi widokami i zdjęciami z Twojej miejscowości. Przedstawisz urokliwe zakątki, które są mało znane. Promowanie miasta na Instagramie jest szczególnie wartościowe w komunikacji z młodszymi mieszkańcami, którzy są jego głównymi użytkownikami.
Warto czerpać przykład m.in. z miasta Wrocław, które doskonale sobie radzi w tym medium społecznościowym. Wysyłane są ciekawe zdjęcia, treści są konstruowane lekkim i przyjemnym językiem. Efekty widać jak na dłoni - zdjęcie poniżej ma niemal 3 tysiące polubień.
Twitter to najszybciej działające medium spośród wyżej wymienionych. Warto tam dodawać krótkie informacje, które mają znaczenie w tym momencie, czyli np. o korkach czy wypadkach, ale także aktualności i ciekawostki. I choć to medium społecznościowe wydaje się być stosowanym tylko w dużych miejscowościach, na poniższych przykładach zobaczysz, że używają go zarówno duże miasta, jak i małe gminy, które świetnie sobie radzą w tym kanale społecznościowym.
Poniżej mała próbka możliwości z różnych gmin.
Kraków informuje o sytuacji na drogach.
Gmina Skoki chwali się pięknymi widokami z lotu ptaka.
Krosno Odrzańskie w lekkim tonie informuje o szybkich zmianach pogodowych.
Z kolei Gdańsk chwali się, że jest miastem wartym prowadzenia w nim biznesu.
Email marketing
To kolejne z narzędzi, które dobrze służy budowaniu zaangażowania wśród społeczności lokalnej. Spełnia on dobrze kilka funkcji:
- działania informacyjne dla mieszkańców,
- budowa i wzmocnienie marki regionu,
- promocja atrakcyjności dla biznesu oraz nowych inwestycji.
Choć mogą się wydawać one 3. różnymi celami, tak naprawdę wzajemnie się uzupełniają i przenikają. Spośród wyżej wymienionych, jednym z ważniejszych jest wzbudzenie zainteresowania inwestorów. Ma to wpływ na finanse lokalne i regionalne. Kreowanie nowych miejsc pracy, wpływy z podatków dochodowych, od nieruchomości - istotnie wpływają na lepszą kondycję finansową gminy i jej mieszkańców.
Jednak może się to nie udać, jeśli marka regionu ma słabą rozpoznawalność, a inwestorzy są odstraszani przez np. zbyt duże formalności w urzędach. Rozwój biznesu i inwestycji również mogą nie dojść do skutku, gdy nie będą one miały poparcia mieszkańców, a idąc dalej - niezbędnej siły roboczej, która mogła odpłynąć do większych aglomeracji.
Co ma z tym wspólnego email marketing?
Przede wszystkim email marketing to świetne narzędzie, które umożliwia komunikację z różnymi grupami odbiorców.
Co innego możesz wysyłać potencjalnym inwestorom, co innego mieszkańcom, a jeszcze inną komunikację uczestnikom wydarzeń sportowych.
Zobacz, jak w ostatnim przypadku komunikuje się Miasto Bydgoszcz, wysyłając na skrzynki pocztowe przejrzystą infografikę z instrukcją rejestracji.
Dlaczego warto czerpać z email marketingu?
- Łatwość użytkowania. Od zalogowania się do wysłania kampanii potrzebujesz dosłownie kilku minut.
- Niskie koszty i wysoki zwrot z inwestycji. Jak wynika z badań DMA 1 złotówka zainwestowana w email marketing przynosi 38 złotych zysku.
- Przejrzyste raporty i wyniki z poszczególnych kampanii.
Co daje system FreshMail?
- Intuicyjny sposób tworzenia szablonów w prostym edytorze maili wraz z gotowymi dostępnymi szablonami do wykorzystania. Nie musisz znać języka html i korzystać z wiedzy programisty, by wysłać estetyczny newsletter.
- Kreator Formularzy - jeśli nie masz zaimplementowanego na stronie zapisu do newslettera, zrobisz to w kilka minut we FreshMailu.
- Dostępna pomoc specjalistów w dziedzinie email marketingu.
- Możliwość wysyłki SMSów
O co należy zadbać od samego początku?
Przede wszystkim o bazę adresów. Jeśli wcześniej nie korzystano w gminie z email marketingu i nie posiadasz adresów email - należy zacząć od umieszczenie formularza zapisu na stronie internetowej.
Zobacz, jak zrobił to Urząd Miasta Mielno. W dodatku formularz pozwala zapisać się na to, co subskrybenta najbardziej interesuje. Będą to informacje albo związane z Urzędem Miasta Mielno, albo z relacjami z wydarzeń i imprez, co nawet dla części turystów może okazać się interesujące.
Aby więcej osób dowiedziało się o tym, że mogą zapisać się na newsletter - warto informować o takiej możliwości również w mediach społecznościowych albo tak, jak zrobiono to w Andrychowie, gdzie zamieszczono informację o zapisie na newsletter na witrynie sklepowej. Na plakacie znajduje się również zachęta w postaci obiecanych rabatów oraz konkursów.
Zgodność z prawem
Adres email jest traktowany jako dana osobowa. Między innymi dlatego, że po adresie email możemy poznać, jak ma na imię i na nazwisko dany użytkownik. Zatem działania związane z wysyłką wiadomości drogą elektroniczną są ściśle powiązane z przestrzeganiem prawa i kilku obowiązujących w Polsce ustaw.
A są to:
Ustawa o ochronie danych osobowych,
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz
Ustawa Prawo telekomunikacyjne.
Co ważne - już 25 maja 2018 roku wchodzi w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych - w skrócie RODO. Zmienia ono kilka kwestii w zakresie ochrony danych, które do tej pory w Unii Europejskiej nie były jednoznacznie uregulowane.
Jakie funkcje warto wykorzystać?
Segmentacja
Mieszkańcy Twojej gminy czy miasta różnią się od siebie, każdy jest inny i interesuje się różnymi rzeczami. Zapisując się na newsletter odbiorcy kierują się też odmiennymi powodami. Jedni chcą być na bieżąco z nowościami, inni czekają na ciekawą imprezę, inni znowu interesują się założeniem przedsiębiorstwa czy znalezieniem pracy. Email marketing pozwala wysyłać do nich wiadomości z kategorii, które ich frapują. Pomaga w tym segmentacja, czyli dzielenie subskrybentów na mniejsze grupy, które charakteryzują się pewną cechą. Warto już na samym początku przypisać ich do konkretnej kategorii. Przykładowo przy formularzu zapisu umieścić konfigurator zainteresowań.
Na Twój newsletter zapisują się różne grupy odbiorców. Warto już na samym początku podzielić ich zgodnie z oczekiwaniami i zainteresowaniami. Przykładowo możesz stworzyć formularz zapisu, na którym można zaznaczyć interesujące kategorie.
Zobacz jak zrobiło to miasto Gdynia:
Jak widać podzielono zapis do newslettera na kilka kategorii, a przyszły subskrybent może wybrać to, co go faktycznie interesuje.
FreshMail Designer
Email marketing do świetny pomysł dla samorządów, jednak wysyłka newsletterów to kolejna umiejętność, która musi opanować osoba pracująca w urzędzie. Dodatkowo, jeśli osoba w urzędzie usłyszy, że jej zadaniem będzie kodowanie mailingu - nie wróżę świetlanej przyszłości w zastosowaniu tego narzędzia. Jednak tak być nie musi. W systemie FreshMail stworzono narzędzie, które pozwala na bardzo łatwą edycję wiadomości, setki gotowych szablonów, w których wystarczy podmienić interesujące nas elementy dzięki funkcji drag&drop.
Przypomina to budowanie maila z klocków. W tym wypadku klockami jest przygotowana biblioteka gotowych modułów, które wykorzystuje się zgodnie z zapotrzebowaniami. W narzędziu FreshMail Designer można łatwo edytować grafiki, które są następnie użyte w mailu. Dostępne jest m.in. kadrowanie, zmiana rozmiaru, nanoszenie napisów i grafik. Następnie jednym pociągnięciem można umieszczać je w treści maila - tak prosto jak się tylko da.
Dowiedz się więcej:
Jak korzystać z FreshMail Designer?
Szybka i skuteczna komunikacja, czyli SMSy
Urzędy coraz częściej wybierają szybką drogę komunikacji z mieszkańcami. Informują o możliwości odebrania np. prawa jazdy, Urząd Skarbowy może przypomnieć o konieczności zapłaty podatku.
Niektóre urzędy idą o krok dalej i zachęcają do zamówienia darmowych SMSów dotyczących np. wydarzeń kulturalnych i sportowych, informacji o przetargach, o zmianach pogodowych i wiele innych.
Taką usługę oferuje np. Urząd Miasta i Gminy Pobiedziska - zobacz więcej na ten temat.
Co warto komunikować?
W marketingu terytorialnym należy tak prowadzić komunikację, by budować pozytywne skojarzenia z danym miejscem. Dobra strategia marketingowa powoduje, że mieszkańcy identyfikują się z miejscem, w którym mieszkają, a turyści chcą je odwiedzać.
Obowiązek informacyjny gmin
W istniejącym obowiązku informacyjnym gmin Ustawa przewiduje kilka podstawowych form udostępniania informacji publicznej:
ogłoszenia informacji publicznej m.in. w Biuletynie Informacji Publicznej;
w formie wywieszenia lub wyłożenia lub przez zainstalowanie w miejscach ogólnie dostępnych urządzenia umożliwiającego zapoznania się z informacją;
wstęp na posiedzenia kolegialne organów władzy publicznej.
Tylko jest jeden problem - mało kto zagląda regularnie na zakładkę BIP na stronie miasta. A już absolutną rzadkością jest uczęszczanie na posiedzenia kolegialne organów władzy. Z kolei lokalna społeczność chce wiedzieć na co są wydawane ich podatki.
Dlatego warto wysyłać newsletter do mieszkańców. Ludzie nie zaglądają codziennie na stronę internetową swojego miasta, a na skrzynkę pocztową - owszem. Warto przedstawiać takie informacje w ciekawej formie infografiki, która przyciąga uwagę.
Zobacz jak robią to urzędnicy w Słupsku:
Dzięki tak przyjętej strategii komunikacji, gmina zyskuje na wizerunku i pokazuje, że dba o swoich mieszkańców. Tym samym zaskarbia sobie przychylność ambasadorów, którzy pozytywnie wypowiadają się o lokalnych władzach. A czego jak nie mieszkańców, planów inwestycyjnych i dobrych opinii potrzebują samorządy?
Bieżące sprawy
Poza obowiązkiem informacyjnym można ciekawie i z korzyścią dla urzędników oraz mieszkańców komunikować się przez email.
Przygotowaliśmy zestawienie ciekawych newsletterów, by zainspirować się działaniami innych gmin.
Miasto Tarnów ma przygotowany specjalny newsletter: TarNOW - informacje z pierwszej ręki. Mieszkańcom przekazywane są najważniejsze kwestie, które wydarzyły się w ostatnim czasie w Tarnowie. Są to zarówno wiadomości o planowanych i zakończonych remontach, zmianach kadrowych oraz bieżące wieści z życia miasta i jego mieszkańców. Jest to przedstawione w prostej formie skrótów informacyjnych.
Urząd Gminy Czempiń przy okazji rozliczeń podatku PIT zaznacza, że na mieszkańców czekają specjaliści z Urzędu Skarbowego gotowi do pomocy.
Warto również informować o zmianach w urzędach na korzyść dla mieszkańców. Tak zrobiła Konstancin-Jeziorna informując w newsletterze o możliwości płatności kartą i telefonem.
Z kolei Miasto Bydgoszcz przy okazji Świąt Bożego Narodzenia wysłała specjalnie zaprojektowaną e-kartkę, przy okazji zachęcając do spełnienia dobrego uczynku dla dzieci z Wojewódzkiego Szpitala Dziecięcego.
Wrocław w 2016 roku został Europejską Stolicą Kultury. W związku z tym wydarzeniem przygotowano specjalny newsletter, w którym zawierano informacje zarówno o działaniach kulturalnych, ale również zachęcających mieszkańców do aktywnego działania na rzecz swojego miejsca zamieszkania.
Ciekawe rozwiązanie przyjęła gmina Zabierzów, która wysyła comiesięczne zestawienie najważniejszych wydarzeń. Dzięki temu mieszkańcy mają poczucie, że w ich mieście faktycznie coś się dzieje i są realizowane różnego rodzaju projekty.
Gmina Zabierzów wysyła również SMSem informacje np. o zmianach pogodowych.
Gmina Miejsce Piastowe również informuje o aktualnych wydarzeniach, którymi warto się pochwalić i zakomunikować mieszkańcom.
Na zakończenie - marketing dla samorządów
Jak widać marketing w urzędach i samorządach ma coraz większe znaczenie zarówno dla władz, jak i mieszkańców. Będąc bliżej lokalnej społeczności, gmina może liczyć na ich większą przychylność, a także zaangażowanie - co nie jest bez znaczenia przy wyborach samorządowych.
Potrzebujesz dowiedzieć się więcej, jak zastosować email marketing w Twoim samorządzie? Napisz na sprzedaz@freshmail.pl lub zadzwoń na nr 12 617 60 10