Na co zwrócić uwagę wybierając zewnętrzną bazę mailingową?

Komunikacja mailingowa to efektywne narzędzie, które pomaga w budowaniu świadomości marki oraz wpływa na wzrost poziomu sprzedaży produktów czy usług. Warunkiem oczywiście, jest starannie zgromadzona baza mailingowa i dobrze przygotowana strategia komunikacji z subskrybentami. Co zatem w sytuacji kiedy nie posiadasz własnej listy odbiorców, a mailing jest dla Ciebie doskonałym kanałem dotarcia do Twojej grupy docelowej? Odpowiedzią jest wysyłka do mądrze wybranej bazy zewnętrznej.

Pierwszy krok, jaki zapewne robisz, aby rozpocząć swoje działania w tym zakresie to wyszukanie informacji na temat nabycia bazy danych do wysyłki w internecie. W sieci aż roi się od podmiotów oferujących rozmaite formy zakupu baz, począwszy od nabycia kilku ściśle wyselekcjonowanych adresów, kończąc na zakupie kilkumilionowych wolumenów. Niestety, większość z tych działań jest niezgodna z obowiązującym prawem, a jakość zgromadzonych baz pozostawia wiele do życzenia.

Nie znaczy to jednak, że na rynku nie ma podmiotów, które oferują wysokiej jakości wiadomości wysyłane do swoich list odbiorców.

Zanim jednak zaczniesz uwzględniać mailing w swoim media planie, powinieneś zdobyć  niezbędną wiedzę, aby móc porównywać różne oferty i finalnie wybrać tę optymalną dla Ciebie.

Na pewno pierwsze kryterium, jakie weźmiesz pod uwagę, to cena. Nie daj się jednak zwieść i przeanalizuj inne istotne czynniki, które wpływają na jakość każdej bazy mailingowej.

Przede wszystkim… zgoda

Pierwsze pytanie jakie powinieneś zadać administratorowi baz danych, to to czy baza została zebrana zgodnie z prawem. Każdy prawny właściciel komercyjnego wolumenu ma obowiązek pozyskać od subskrybenta stosowne zgody:

- na przetwarzanie danych osobowych do celów marketingów zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r.,

- na przesyłanie informacji handlowych/marketingowych drogą elektroniczną zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. dla administratora bazy i jego partnerów handlowych.

Dodatkowo 25 grudnia 2014 roku weszła w życie Ustawa z dnia 30 maja 2014 roku o Prawach Konsumenta, która zmieniła treść art. 172 Prawa Telekomunikacyjnego, zakazując tym samym wysyłania maili z zapytaniem o wyrażenie takiej zgody, a także używania  sformułowania  „adres email pozyskany ze źródeł ogólnodostępnych”.

Niezastosowanie się do obowiązujących zasad może skutkować nałożeniem kary w wysokości nawet do 3% przychodu firmy osiągniętego w poprzednim roku obrotowym. Warto pamiętać, że wszczęte postępowanie tego typu może być skutkiem skargi zarówno osoby prywatnej jak i instytucji państwowej.

Pamiętaj zatem, aby wolumen, z wysyłki do którego skorzystasz posiadał wszystkie niezbędne zgody na wysyłanie mailingów komercyjnych.

Sprawdzam!

Pewność, że baza jest legalna uzyskasz zdając pytanie, w jaki sposób została zebrana. Adresy mailowe powinny być zbierane poprzez formularz subskrypcyjny, a każdy odbiorca powinien świadomie wyrazić zgodę na wysyłanie na jego adres komercyjnych kampanii.

Upewnij się, że każdy z adresów został potwierdzony metodą double opt-in. Metoda ta wpisuje się w dobre praktyki email marketingu. Przede wszystkim jednak, daje gwarancję, iż wszystkie adresy znajdujące są w bazie są poprawne, aktualne, a co najważniejsze nie znajdą się pośród nich spamtrapy.

Postaw na równowagę

Rozmawiając z administratorami baz, nie wahaj się zapytać o częstotliwość wysłanych przez nich kampanii.  Bazy wysokiej jakości nie są przesadnie eksploatowane, a mailingi wysyła się do nich maksymalnie dwa razy w tygodniu. Taka częstotliwość przyzwyczaja subskrybenta do stałego rytmu komunikacji, lecz nie zniechęca zbyt dużą ilością otrzymywanych wiadomości. Kolejna istotna kwestia, to ciągła aktualizacja bazy, czyli usuwanie odbić twardych.

Wysoki wskaźnik odbić twardych, czyli ten powyżej 10% może wzbudzić podejrzenia co do aktualności bazy i tego czy na pewno została zebrana zgodnie z modelem double opt-in. Jeżeli natomiast, z jakiś przyczyn adres w bazie przestaje być aktualny, administrator niezwłocznie powinien usunąć go z listy mailingowej. W przeciwnym razie oferowany wolumen  szybko okaże się pełen nieaktywnych maili.

Odpowiednio dobrane zaplecze techniczne

Planując kampanię mailingową do baz zewnętrznych, zwróć uwagę, jakiego systemu mailingowego używa administrator. Warto wybrać tego, który bazuje na narzędziach  takich jak FreshMail, co da Ci możliwość precyzyjnego raportowania efektów wysyłki, przeprowadzenia inbox i spam testów, a także testów A/B. Dodatkowym plusem może okazać się skorzystanie z opcji samodzielnego przygotowania szablonu mailingowego we FreshMail Designerze.

Dokładne dane z raportu pozwolą Ci szybko ocenić wysyłkę i wyciągnąć wnioski przed zaplanowaniem kolejnych działań. Wskaźniki, na jakie powinieneś zwrócić uwagę to:

• Data wysyłki/godzina wysyłki,
• Ilość  odbiorców,
• Ilość dostarczonych e-maili,
• Ilość  unikatowych otwartych e-maili,
• Ilość  wszystkich otwartych e-maili,
• Ilość e-maili z klikniętym linkiem,
• Suma klikniętych linków,
• Ilość wypisanych subskrybentów,
• Ilość odbijających subskrybentów,
• Rozkład otwartych emaili w czasie,
• Popularność linków,
• Rozkład wypisania subskrybentów w czasie,
• Rozkład domen subskrybentów.

Analizując raport, zwróć uwagę na to, w jaki sposób wyliczone są wskaźniki Open Rate i CTR. Metodologia zalecana przez IAB, to wyliczenie CTR jako procentowego stosunku maili klikniętych do wysłanych.

Pamiętaj, aby zawsze poprosić administratora o wykonanie spam i inbox testów. Tylko wtedy będziesz mieć pewność, że przygotowany przez Ciebie szablon prawidłowo wyświetla się w poszczególnych programach pocztowych.

Wsparcie ekspertów

W przypadku, kiedy  jesteś na początku swojej przygody z email marketingiem, pomocne okaże się skorzystanie ze wsparcia w zakresie przygotowania szablonu mailingowego. Koniecznie zapytaj administratora baz danych czy  możesz zlecić mu kompleksowo zarówno realizację wysyłki, jak i przygotowanie szablonu.

Powyższe wskazówki pomogą Ci w szybki sposób zweryfikować do jakich baz zewnętrznych rzeczywiście warto będzie wykupić wysyłkę wspomagającą Twoje działania promocyjne a także łatwo zidentyfikować nieuczciwych dostawców. Pamiętaj, że wszelkie działania email marketingowe opierają się na koncepcji permission marketingu, wysyłka do nieprawidłowo zgromadzonej lub nadmiernie eksploatowanej bazy to tylko strata Twojego czasu i pieniędzy. Powodzenia!