Jaka jest idealna stopka mailingu lub newslettera?

Mogłoby się wydawać, że stopka to tylko nieistotny dodatek do naszego maila. Wystarczy, że umieścisz nazwę firmy w polu nadawcy, a odbiorcy będą już wszystko o Tobie wiedzieć. Nic bardziej mylnego - stopka to jeden z najistotniejszych elementów w Twoim mailingu. Sprawdź więc, czy odpowiednio przygotowałeś swoją stopkę.

Stopka mailingu jest Twoją wizytówką, która pozwala nie tylko na lepszą komunikację z odbiorcami, ale również buduje wizerunek Twojej firmy. To w niej znajduje się też najczęściej link wypisu z newslettera - czyli uszanowanie woli odbiorcy, gdy ten nie będzie już chciał otrzymywać od Ciebie wiadomości.

Co powinniśmy zrobić, a czego unikać przy jej konstruowaniu, aby mieć pewność, że w dobie social networkingu nie została potraktowana jako zwykły, nieprofesjonalny podpis?

Rodzaje stopek

Wyróżnić możemy dwa rodzaje stopek.

1. Stopka wiadomości “prywatnej” - czyli wiadomości, które wysyłasz ze swojej skrzynki pocztowej do pojedynczych odbiorców. Stopka takiej wiadomości to najczęściej Twój podpis i dane kontaktowe.

2. Stopka mailingu - dobry mailing, oprócz nadawcy i tematu, powinien mieć też dopracowaną stopkę, a w niej, oprócz danych kontaktowych, można zastosować marketingowe dodatki czy linki do social mediów.

Co powinna zawierać Twoja stopka mailingu? Rady i inspiracje.

Zacznijmy od początku. Czym jest stopka? Jest to obszar na końcu wiadomości email, który nie musi podlegać edycji przy każdej wysyłce. Zawiera najczęściej dane kontaktowe nadawcy. Ale czy to wszystko co powinieneś w niej umieścić? Niekoniecznie. Stopka mailingu ma duży potencjał, który warto wykorzystać.

Od czasu wprowadzenia RODO wprowadzony został obowiązek informacyjny. Zgodnie z nim, w swojej stopce powinieneś umieścić:

• Twoje dane kontaktowe (w przypadku firm szczególnie: adres siedziby, NIP, REGON, kontakt)
• Informację, kto jest Administratorem Danych Osobowych
• Stały i niezmienny cel przetwarzania danych osobowych
• Podstawę prawną przetwarzania tych danych
• Jeśli występuje - zamiar przekazania danych innemu podmiotowi
• Informację o prawie odbiorcy do: wglądu do danych, zmiany tych danych lub ich usunięcia, wycofania zgody na przetwarzanie, przeniesienia danych i wniesienia skargi
• Link wypisu lub inną prostą i szybką formę wypisania się z newslettera

Przykładowo w naszych newsletterach stosujemy stopkę w takiej postaci:

Administratorem danych osobowych jest firma .......... z siedzibą .............. o numerze NIP ........... i REGON ...........

Przetwarzanie danych następuje w celach prawnie usprawiedliwionych, realizowanych przez Administratora Danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W każdej chwili masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych oraz możliwość ich poprawienia przez kontakt na ......................

Wniesienie sprzeciwu jest jednoznaczne z wycofaniem zgody na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych.

Kliknij aby wypisać się z newslettera

Nadzwyczajność tkwi w prostocie. Nie warto przesadzać z ilością kolorów oraz rodzajami czcionek. Wszystko powinno być spójne z kolorystyką firmową. Podobnie z treścią - powinna ona być napisana zrozumiałym językiem.

Dane muszą być przede wszystkim aktualne oraz czytelne. Sprawdź, czy adres strony czy email nie zawiera literówki, a podany numer jest bezpośrednio do Ciebie.

Stopka mailowa, oprócz celów informacyjnych, może również służyć do tego, by uatrakcyjnić Twój przekaz. Co jeszcze może się w niej znajdować?

Pochwal się swoimi osiągnięciami. Twoja firma zdobyła prestiżową nagrodę? Posiadasz wartościowe certyfikaty? Umieść taką informację, a na pewno pozyskasz zaufanie swoich klientów.

Social media bardzo dobrze współgrają z wizerunkiem firmy, dlatego daj możliwość odbiorcy dołączenia do społeczności lub podzielenia się Twoimi treściami za pomocą odpowiednich odnośników.

Ułatw kontakt w konkretnych sprawach. Masz np. dedykowany numer telefonu lub specjalny adres mailowy do biura obsługi klienta? Umieść go w stopce, przez co skrócisz odbiorcy drogę do precyzyjnego wyrażenia swojej potrzeby.

Wskaż dodatkowe usługi, jak np. darmową dostawę, klub lojalnościowy, czas gwarancji itp. Dzięki temu z jednej strony udowodnisz, że warto Ci zaufać, z drugiej zachęcisz do skorzystania z rozszerzonej oferty.

Skieruj odbiorcę do dedykowanych miejsc, przez umieszczenie w stopce przydatnych linków. Prowadzisz bloga, bazę wiedzy, dedykowany landing page czy stronę z treściami premium i zależy Ci, by odbiorcy tam zaglądali? Umieść odnośniki w stopce.

Przetestuj wiadomość na wszystkich klientach pocztowych. Pamiętaj, że poprawne wyświetlanie się stopki na Twojej skrzynce nie oznacza, że będzie ona tak samo wyglądać na wszystkich pozostałych.

Stopka mailowa jest również dobrym miejscem na umieszczenie informacji o nadchodzących wydarzeniach organizowanych przez Twoja firmę – szkoleniach, warsztatach, konferencjach.

Sprawdź co może zrobić dla Ciebie stopka newslettera! Wykorzystaj stopkę, by zaimponować, przykuć uwagę oraz pokazać to, czego oczekują subskrybenci. A dodatkowo: zaprezentuj coś ekstra!

Zainspiruj się!

Najważniejszą jednak rzeczą w przygotowaniu stopki jest znalezienie złotego środka, który wyróżni Ciebie – profesjonalnego marketera, na tle pozostałych. Pamiętaj: podpis w mailu powinien  przekazać odbiorcom najważniejsze informacje o Twojej firmie, natomiast wszystkie dodatki typu logotyp, odnośniki do fanpage’y na pewno pomogą Ci w kreowaniu odpowiedniego wizerunku.

Teraz do dzieła - pracuj nad swoja stopką i nie zapomnij jej przetestować :-) Może pomoże Ci w tym kilka wybranych przeze mnie inspiracji: