5 zasad pisania maili do dziennikarzy

Przy wysyłkach komunikatów prasowych odpowiednio przygotowany mail to podstawa. Bez względu na to, czy piszesz do dziennikarza po raz pierwszy, czy jesteś z nim w stałym kontakcie, musisz dbać o wysoki standard komunikacji z mediami. Jak pisać maile, żeby pomagały Ci w zdobywaniu wartościowych publikacji i kontaktów? Oto 5 porad:

Personalizuj

Rynek mediów stale ulega dynamicznym zmianom, które wpływają na pracę specjalistów Public Relations. Współcześnie o obecność w dobrych tytułach, czy na portalach trzeba się naprawdę postarać, ponieważ nie wystarczy już wysłać maila ze wszystkimi redakcjami na ukrytej kopii. Poza tym dla wielu klientów przestaje liczyć się ilość, a zaczyna jakość zdobytych publikacji. Dlatego jak mantrę powtarza się informację o personalizacji wiadomości.

Jeśli jesteś przekonany, że Twój przekaz jest idealnie dopasowany do zainteresowań konkretnego dziennikarza, postaraj się przygotować maila, który będzie się do nich odwoływał. Pokaż, że czytałeś poprzednie teksty i zauważyłeś swego rodzaju analogię do wysyłanych przez siebie materiałów. Nawet jeśli jest to dziennikarz, z którym masz bardzo dobry kontakt – od czasu do czasu warto zaznaczyć, że śledzisz jego artykuły. Na pewno zostanie to docenione.

Pamiętaj o dobrym tytule

Z tytułem maila jest jak z tytułem artykułu – im lepszy i bardziej przyciągający uwagę, tym chętniej dziennikarz otworzy wiadomość. Jednak pamiętaj, że tytuł musi być esencją tego, co faktycznie chcesz przekazać. Wysyłając e-maila o sensacyjnym „nagłówku”, który nie ma nic wspólnego z treścią komunikatu prasowego, stracisz zaufanie dziennikarza. Nie pisz tytułu Caps Lockiem, nie dodawaj serii dziwnych znaków – tytuł jest wizytówką Twojego przekazu. W dobrym guście jest poinformowanie w tytule, jakie materiały przesyłasz – czy jest to notka prasowa, czy artykuł ekspercki – dziennikarz od razu wie, czego może się spodziewać.

Pisz krótko i na temat

W dzisiejszych czasach, kiedy wszystko dzieje się szybko, a konkretne informacje chcemy mieć natychmiast, pisanie długich wiadomości całkowicie się nie sprawdza. Do dziennikarza odzywasz się zwykle z konkretnym przekazem, dlatego nie ma powodu do lania wody – jak najszybciej przejdź do meritum sprawy. Wyciągnij najciekawszy fakt ze swojego komunikatu, opisz go pokrótce w mailu, by zachęcić dziennikarza do przeczytania całej, dołączonej treści. Na końcu wiadomości pamiętaj o call to action – zaproponuj telefon w celu omówienia szczegółów, zapytaj, jakich dodatkowych informacji potrzebuje dziennikarz, zachęć do przeczytania Twojego komunikatu. Pomoże Ci to w podtrzymaniu kontaktu.

Pisz poprawnie

E-mail to Twoja wizytówka. Nie pisz go byle jak – dasz tym samym znak, że nie jesteś zorganizowany i nie przywiązujesz wagi do szczegółów. Sprawdzaj poprawność ortograficzną, literówki czy błędy interpunkcyjne. Staraj się też, aby treść wiadomości była staranna również wizualnie – zachowuj odstępy, nie używaj niepotrzebnych znaków, czy wielkich liter w miejscach, gdzie nie są one potrzebne. Jeśli uznasz to za konieczne, możesz pogrubić ważniejsze szczegóły, ale staraj się z tym nie przesadzać.

Zwracaj uwagę na czas

Czas wysyłki wiadomości ma znaczenie, czy Twój mail zostanie zauważony i przeczytany przez dziennikarza. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę w ciągu dnia – najlepiej zabrać się do tego zaraz po porannej kawie. Szanse na to, że dziennikarz zwróci uwagę na Twojego newsa w piątek o 16 są naprawdę nikłe. Nie planuj wysyłki na dłuższe weekendy czy między świętami, ponieważ wiele osób jest wtedy na urlopach, a przygotowany przez Ciebie komunikat prasowy zniknie w gąszczu innych wiadomości.

Traktując e-mail jako podstawowe narzędzie do komunikacji z mediami, staraj się pamiętać o wymienionych w tym tekście zasadach. Dobre relacje z dziennikarzami to najważniejsze narzędzie pracy w Public Relations, a często zaczynasz je nawiązywać właśnie od maila. Używaj poprawnej polszczyzny, bądź rzetelny i trzymaj rękę na pulsie, a Twoi klienci będą cieszyć się publikacjami w najważniejszych dla nich tytułach.