Marta Jabłońska
wpis utworzony
5 zasad pisania maili do dziennikarzy
Powrót do listy wpisówKalendarz
Marketera 2021
Zaplanuj najlepsze
kampanie tego roku!

5 zasad pisania maili do dziennikarzy
Przy wysyłkach komunikatów prasowych odpowiednio przygotowany mail to podstawa. Bez względu na to, czy piszesz do dziennikarza po raz pierwszy, czy jesteś z nim w stałym kontakcie, musisz dbać o wysoki standard komunikacji z mediami. Jak pisać maile, żeby pomagały Ci w zdobywaniu wartościowych publikacji i kontaktów? Oto 5 porad:
Personalizuj
Rynek mediów stale ulega dynamicznym zmianom, które wpływają na pracę specjalistów Public Relations. Współcześnie o obecność w dobrych tytułach, czy na portalach trzeba się naprawdę postarać, ponieważ nie wystarczy już wysłać maila ze wszystkimi redakcjami na ukrytej kopii. Poza tym dla wielu klientów przestaje liczyć się ilość, a zaczyna jakość zdobytych publikacji. Dlatego jak mantrę powtarza się informację o personalizacji wiadomości.
Jeśli jesteś przekonany, że Twój przekaz jest idealnie dopasowany do zainteresowań konkretnego dziennikarza, postaraj się przygotować maila, który będzie się do nich odwoływał. Pokaż, że czytałeś poprzednie teksty i zauważyłeś swego rodzaju analogię do wysyłanych przez siebie materiałów. Nawet jeśli jest to dziennikarz, z którym masz bardzo dobry kontakt – od czasu do czasu warto zaznaczyć, że śledzisz jego artykuły. Na pewno zostanie to docenione.
Ale pamiętaj też o podstawowej zasadzie – nie spoufalaj się zbyt szybko. Jeśli piszesz do dziennikarza po raz pierwszy, zawsze używaj zwrotu grzecznościowego. Po stylu komunikacji zauważysz, czy i kiedy będziesz mógł pozwolić sobie na zaproponowanie przejścia na „Ty”.
Pamiętaj o dobrym tytule
Z tytułem maila jest jak z tytułem artykułu – im lepszy i bardziej przyciągający uwagę, tym chętniej dziennikarz otworzy wiadomość. Jednak pamiętaj, że tytuł musi być esencją tego, co faktycznie chcesz przekazać. Wysyłając e-maila o sensacyjnym „nagłówku”, który nie ma nic wspólnego z treścią komunikatu prasowego, stracisz zaufanie dziennikarza. Nie pisz tytułu Caps Lockiem, nie dodawaj serii dziwnych znaków – tytuł jest wizytówką Twojego przekazu. W dobrym guście jest poinformowanie w tytule, jakie materiały przesyłasz – czy jest to notka prasowa, czy artykuł ekspercki – dziennikarz od razu wie, czego może się spodziewać.
Pisz krótko i na temat
W dzisiejszych czasach, kiedy wszystko dzieje się szybko, a konkretne informacje chcemy mieć natychmiast, pisanie długich wiadomości całkowicie się nie sprawdza. Do dziennikarza odzywasz się zwykle z konkretnym przekazem, dlatego nie ma powodu do lania wody – jak najszybciej przejdź do meritum sprawy. Wyciągnij najciekawszy fakt ze swojego komunikatu, opisz go pokrótce w mailu, by zachęcić dziennikarza do przeczytania całej, dołączonej treści. Na końcu wiadomości pamiętaj o call to action – zaproponuj telefon w celu omówienia szczegółów, zapytaj, jakich dodatkowych informacji potrzebuje dziennikarz, zachęć do przeczytania Twojego komunikatu. Pomoże Ci to w podtrzymaniu kontaktu.
Pisz poprawnie
E-mail to Twoja wizytówka. Nie pisz go byle jak – dasz tym samym znak, że nie jesteś zorganizowany i nie przywiązujesz wagi do szczegółów. Sprawdzaj poprawność ortograficzną, literówki czy błędy interpunkcyjne. Staraj się też, aby treść wiadomości była staranna również wizualnie – zachowuj odstępy, nie używaj niepotrzebnych znaków, czy wielkich liter w miejscach, gdzie nie są one potrzebne. Jeśli uznasz to za konieczne, możesz pogrubić ważniejsze szczegóły, ale staraj się z tym nie przesadzać.
Zwracaj uwagę na czas
Czas wysyłki wiadomości ma znaczenie, czy Twój mail zostanie zauważony i przeczytany przez dziennikarza. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę w ciągu dnia – najlepiej zabrać się do tego zaraz po porannej kawie. Szanse na to, że dziennikarz zwróci uwagę na Twojego newsa w piątek o 16 są naprawdę nikłe. Nie planuj wysyłki na dłuższe weekendy czy między świętami, ponieważ wiele osób jest wtedy na urlopach, a przygotowany przez Ciebie komunikat prasowy zniknie w gąszczu innych wiadomości.
Traktując e-mail jako podstawowe narzędzie do komunikacji z mediami, staraj się pamiętać o wymienionych w tym tekście zasadach. Dobre relacje z dziennikarzami to najważniejsze narzędzie pracy w Public Relations, a często zaczynasz je nawiązywać właśnie od maila. Używaj poprawnej polszczyzny, bądź rzetelny i trzymaj rękę na pulsie, a Twoi klienci będą cieszyć się publikacjami w najważniejszych dla nich tytułach.