8 świetnych funkcji Gmaila, które ułatwią Ci codzienną pracę

Gmail zgarnia coraz większą pulę użytkowników na całym świecie i osiąga efekt kuli śnieżnej. W 2015 roku aktywnych kont pocztowych było 900 milionów, ale dane za 2018 rok mówią już o liczbie 1,5 miliarda. Robi wrażenie, prawda?
Jeśli chcesz się dowiedzieć co nieco o funkcjach i nowościach, jakie wprowadził gigant z Doliny Krzemowej - jesteś w dobrym miejscu!

Zmiany i funkcje w Gmailu, które wpłyną na email marketing

W tej części wpisu znajdziesz informacje, które w naszej ocenie będą miały - lub już mają - istotny wpływ na działania email marketera. Gmail, to ten dostawca pocztowy, który wyznacza standardy, więc warto trzymać rękę na pulsie i być na bieżąco.

1. Gmail Promotions Annotations, czyli wyróżnij się w Ofertach

Google postanowił ułatwić marketerom dotarcie do odbiorców w zakładce, w której odbiorcy mają często setki, jak nie tysiące nieprzeczytanych wiadomości. Adnotacje pozwolą Ci na wyróżnienie się, gdyż będziesz mieć możliwość dodania obrazka, nagłówka, logotypu firmy, daty zakończenia promocji i wiele innych.

Twoja wiadomość w zakładce Oferty, może wyświetlać się w następujący sposób:

Trzeba przyznać, że powyższy widok wygląda o wiele bardziej zachęcająco niż obecnie dostępny.

Co musisz wiedzieć o funkcji Gmail Promotions Annotations?

Tego rodzaju adnotacje wyświetlą się tylko w mobilnej aplikacji Gmail i tylko dla użytkowników indywidualnych.

Gmail przygotował kod HTML, który pozwala marketerom i programistom na wdrożenie nowej funkcji. Znajdziesz go tutaj.

Jednak we FreshMailu tak nam się spodobała nowa możliwość, że postanowiliśmy stworzyć łatwe w użyciu, darmowe narzędzie, które pozwoli Ci stworzyć adnotację w naszym systemie, bez znajomości kodu HTML. Tutaj znajdziesz dokładną instrukcję, jak wdrożyć tę funkcję.

2. Technologia AMP, czyli zrób rezerwację i zakupy prosto z maila

O technologii AMP było już głośno, jednak warto ten wątek poruszyć ponownie ponieważ AMP oznacza największą zmianę dla email marketerów na przestrzeni… hm, wieelu lat :)

Co musisz wiedzieć o technologii AMP?

Gmail promuje w ostatnich latach technologie AMP (Accelerated Mobile Pages). Jej celem jest przyspieszenie wyświetlenia strony użytkownikom. Teraz tę technologię Gmail wykorzystuje do tworzenia dynamicznych maili. Oznacza to, że newsletter przygotowany za jej pomocą, będzie zachowywał się niemal jak strona. Z poziomu maila będziemy mogli sprawdzać oferty, zarządzać swoją subskrypcją, a nawet zapłacić za produkty czy usługi.
Wygląda to tak:

Jeśli korzystasz z dokumentów Google, to pewnie zdążyłeś zauważyć, że teraz na komentarz możesz odpowiedzieć bezpośrednio z poziomu skrzynki pocztowej. Jest to jeden z przykładów funkcjonowania technologii AMP.

Nowość ta została ogłoszona już w lutym 2018 roku. Na początek testy technologii AMP w świat maila miały szansę wypróbować firmy takie jak: Booking, Pinterest czy Doodle. Dostępna jest szczegółowa instrukcja, jak deweloperzy mogą zastosować technologię AMP.

W mojej opinii wsparcie technologii AMP pozwoli na szybsze ładowanie się maili i ograniczenie przeładowania skrzynki pocztowej grafikami i załącznikami. Kolejną zaletą będzie możliwości bezpośredniej interakcji ze stroną nadawcy w oknie maila, czyli w praktyce skrócenie ścieżki, jaką musi obecnie pokonać odbiorca decydujący się np. na zakup albo rejestrację.

Odbiorcy chcą mieć dostęp do informacji, wiedzy czy promocji tu i teraz, a jak zapowiada Google, wiadomości te będą aktualizowane, więc klient zobaczy tylko dostępną ofertę. Wierzę, że ta funkcja istotnie zmieni email marketing, pozwoli na większe angażowanie odbiorców w treści i będzie sprzyjać wygodzie odbiorców.

Nowość została ogłoszona ponad rok temu i mówiłem o niej podczas zeszłorocznej edycji konferencji Mail My Day. Niezmiernie się cieszę, że po testach prowadzonych przez Booking, Doodle i Pinterest, coraz więcej firm będzie mogło korzystać z tych niezwykłych możliwości. Obecnie prowadzimy rozmowy z polskimi dostawcami poczty nad wspólnym rozwojem tej technologii i wierzę, że AMP zmieni oblicze maila.

Paweł Sala CEO FreshMail

Przydatne funkcje Gmaila do codziennego zastosowania

Okej, ale nie samym email marketingiem marketer żyje. Na co dzień gonią Cię różnego rodzaju ASAP’y, deadline’y i mnóstwo maili, na które musisz odpowiedzieć. Dlatego w tej części skupię się na opisie funkcji, które ułatwią Ci codzienne zarządzanie skrzynką pocztową. Mam nadzieję, że znajdziesz kilka perełek, które okażą się zbawienne w Twojej codziennej pracy.

3. Odłóż wysyłkę maila w czasie

Wracasz z urlopu. Na Twojej skrzynce czekają dziesiątki maili na odpowiedź, ale nie jesteś w stanie “ogarnąć” wszystkiego w jeden dzień. W takich sytuacjach z pomocą przybywa funkcja “Snooze”, a w wersji polskojęzycznej “Odłóż”. Dzięki niej odłożysz odpowiedź wiadomość w czasie, a aplikacja przypomni o tym, by do niej powrócić w zaplanowanym przez Ciebie dniu i godzinie.

Jak to zrobić?

W zasadzie to na trzy sposoby.
Pierwszym jest zaznaczenie wiadomości, a następnie kliknięcie w ikonkę z zegarem. Następnie możesz wybrać sugerowaną przez Gmail datę odpowiedzi lub wybrać konkretną datę i godzinę.

Drugim sposobem jest najechanie na daną wiadomość, a następnie wybranie z dostępnych ikonek opcję “Odłóż”. Możesz to zrobić dla kilku wiadomości naraz.

Ostatnią metodą jest odłożenie wiadomości z poziomu otwartego już maila.

4. Napisz teraz, wyślij kiedy chcesz

Jedną z ostatnich nowości, którą Gmail wprowadza, a która zwykłym śmiertelnikom może okazać się bardzo przydatna, jest planowanie wysyłki wiadomości. Jako marketer na pewno doceniasz możliwość wysyłki swojej kampanii mailingowej o określonym czasie, nie musząc o niej więcej myśleć. Teraz zrobisz to wysyłając zwykłą wiadomość.

Jak to zrobić?

Obok przycisku “Wyślij” znajdziesz niebieską strzałkę skierowaną w dół, kliknij w nią i wybierz “Zaplanuj wysyłkę”. Możesz wybrać konkretny dzień i godzinę, kiedy odpowiedź zostanie wysłana.

5. Odwołaj wysyłkę maila

Komu się nie zdarzyło zbyt pochopnie wysłać maila lub przez przypadek dodać niewłaściwego odbiorcę wiadomości, który absolutnie jej nie może przeczytać? Myślę, że niejeden raz. Teraz w Gmailu możesz szybko odwołać wysyłkę maila.

Jak to zrobić?

Po wysyłce maila w lewym dolnym rogu pojawi się komunikat „Wiadomość wysłana” i opcje „Cofnij” oraz „Wyświetl wiadomość. Kliknij Cofnij.

Według mnie ta funkcja ma potencjał na otrzymanie pokojowej nagrody Nobla :)

Możesz także określić do ilu sekund chcesz wycofać wysłaną wiadomość
1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij w ikonę Ustawienia ⚙︎ i wejdź w Ustawienia.
3. Obok polecenia „Cofnij wysyłanie” wybierz 5, 10, 20 lub 30 sekund.

6. Ustaw szablon odpowiedzi

Wysyłasz co miesiąc raport ze swoich działań? Twój mail za każdym razem wygląda prawie tak samo, a jedyną różnicą jest dodany załącznik? Możesz stworzyć szablony odpowiedzi, dzięki którym zaoszczędzisz czas.

Jak to zrobić?

Tworząc maila, kliknij w trzy kropki widoczne na dole widoku tworzenia wiadomości i wybierz opcję Szablony odpowiedzi, a następnie zapisz wiadomość jako nowy szablon. Możesz także wybrać nazwę dla szablonu, by w przyszłości łatwiej go odnaleźć.

7. Dostęp do Gmaila offline

Podróżujesz służbowo, a z dostępem do Internetu bywa różnie? Możesz użyć aplikacji Gmail offline dla Chrome. Aby to zrobić musisz zalogować się do konsoli administracyjnej Google oraz zalogować się na konto administracyjne. Następnie na stronie głównej kliknij w Aplikacje > G Suite > Gmail > Ustawienia zaawansowane.
Dokładną instrukcję, jak to zrobić krok po kroku, znajdziesz na blogu Google.

8. Utwórz wydarzenie prosto z maila

Otrzymujesz maila o spotkaniu i aby o nim nie zapomnieć chcesz od razu zarezerwować stworzyć wydarzenie? Nic prostszego. Wystarczy, że klikniesz w trzy kropki na górze wiadomości i wybierzesz opcję “Utwórz wydarzenie”.

Następnie zostaniesz automatycznie przekierowany do kalendarza, gdzie do wydarzenia zostaną dodane wszystkie osoby z korespondencji maila, temat spotkania oraz notatka. Kilka sekund i masz spotkanie gotowe :)

Przydatnych funkcji w pakiecie G Suite i w samym Gmailu jest oczywiście więcej, a tu zebraliśmy te, które według nas mogą okazać się szczególnie przydatne. Po więcej aktualności zaglądaj na blog Fly on the cloud, gdzie znajdziesz moc nowych informacji o całym pakiecie G Suite.

Koniecznie podziel się w komentarzu, jakie nowości na skrzynce ostatnio odkryłeś i jakie rozwiązania Gmaila sobie cenisz :)