Marketing w małej firmie – 3 problemy, które spędzają Ci sen z powiek

Pracujesz w dziale marketingu w małej firmie? A może prowadzisz własną działalność, zajmując się, oprócz sprawami biznesowymi, również promocją? Jeśli tak, to na pewno spotykasz się z trzema podstawowymi wyzwaniami, które dotyczą:

1) czasu, którego ciągle jest za mało,

2) organizacji pracy, która pozwoli Ci ogarnąć wiele rzeczy samodzielnie,

3) wyboru takich narzędzi i kanałów komunikacji, które przynoszą najlepsze efekty.

W tym artykule postaram się przekazać Ci kilka rad i gotowych rozwiązań, które mam nadzieję pomogą Ci w pracy.

1) Czas, którego ciągle brakuje

Na długość trwania doby nie mamy niestety wpływu. Choć zapewne wielu chciałoby ją przedłużyć o kolejne kilka godzin. Ale nie o to tu chodzi. W przypadku pracy jako jednoosobowy dział marketingu to, na czym trzeba się skupić, to nie praca w nadgodzinach aby dowieźć cele, ale takie zarządzanie projektami, aby realna praca nad nimi zajmowała mniej czasu.

Pewnie zastanawiasz się, jak to zrobić. Przecież wykorzystujesz 100% czasu na pracę, a tej nigdy nie ubywa. Ale można ją skompresować - jak folder zip, który przecież “waży” mniej niż jego tradycyjna forma :) Dlatego…

Pracuj hurtowo nad jednym projektem

Przykład: prowadzisz firmowe social media. Codziennie wrzucasz osobny post na Facebooka, potem na Twittera, potem bierzesz się za LinkedIn a na końcu strzelasz fotkę na Instagram. Następnego dnia - to samo. Wymyślasz copy, starasz sobie przypomnieć, jaki to pomysł wpadł Ci do głowy wczoraj, przeskakujesz między portalami. Można to zrobić efektywniej i to na wiele sposobów.

Pierwszy sposób - nie potrzebujesz do niego żadnych dodatkowych narzędzi. Wypisz treści i dobierz grafiki do postów i umieść je w jednym dokumencie. Jeśli dotyczą tego samego lub podobnego tematu, będzie Ci łatwiej pisać kolejne copy bazując na poprzednich treściach. Możesz tak zaplanować social media na dzień lub kilka dni w przód. Następnie prostym zabiegiem CTR+C i CTR+V wkleisz gotowe teksty do poszczególnych kanałów.

W sieci istnieje też wiele darmowych i płatnych narzędzi, które zbierają w jedno miejsce wszystkie obsługiwane przez Ciebie media społecznościowe. Nie musisz przechodzić ze strony na stronę, przez co hurtowo uzupełnisz treści poszczególnych kanałów.

Bazując na tych samych narzędziach możesz także planować posty w przód, poświęcając na to np. kilka godzin w ciągu jednego dnia. Resztę będziesz mieć z głowy - posty będą się same publikować, a Twoim jedynym zadaniem będzie sprawdzanie co jakiś czas aktualności, czy ktoś napisał komentarz czy wiadomość. To zajmuje już znacznie mniej czasu w codziennej pracy.

Wykorzystuj wielokrotnie stworzony przez Ciebie content

Zdarzało Ci się tworzyć artykuł na siłę, tylko dlatego, że nie było czego wrzucić w sociale? Jest na to prosta rada. Nazywa się zgrabnie: recyklingiem contentu. Chodzi w niej o to, by na różne sposoby wykorzystywać teksty, które już zostały opublikowane.

Gotową notkę na bloga spokojnie zamienisz w infografikę, wyciągniesz z niej cytat, który możesz nałożyć na zdjęcie i opublikować w social mediach, podzielisz ją na części, które będziesz udostępniać w newsletterze. Na podstawie wpisu na blogu możesz też przygotować krótki film wideo, pokaz slajdów, przerobisz ją na ebook, który udostępnisz odbiorcom za adres mailowy… Możliwości jest naprawdę dużo.

Dodatkowo już na etapie planowania tekstu możesz zastanowić się, w jakie inne formy contentu go zamienisz i w jaki sposób go wypromujesz. 

Pamiętaj, że marketing w małej firmie nie wymaga od Ciebie tworzenia każdorazowo nowych treści. Możesz, zachowując nadal wysoką jakość, wykorzystywać już to, co zostało stworzone.

Planuj zadania na tydzień lub dwa w przód

Skoro już o planowaniu mowa, zachęcam Cię do tego, aby usiąść raz na tydzień lub dwa tygodnie i zastanowić się, co w nadchodzącym czasie chcesz zrobić. I rób tylko te rzeczy, które zaplanujesz w tym okresie. Konkretne deadliny motywują do zakończenia zadania. Pamiętaj jednak, aby nie przesadzić z ambicjami.

Postaraj się wybrać takie zadania, co do których masz pewność, że zostaną zrealizowane w tydzień lub dwa. I dokończ je. Jedno skończone zadanie jest lepsze niż pięć rozpoczętych.

W jaki sposób planować czas? Czasami wystarczy zwykła kartka papieru i długopis albo kalendarz kartkowy. W sieci możesz również znaleźć gotowe check-listy do wydrukowania, które wygodnie uzupełnisz, a potem oznaczysz zakończone zadania. Dobrze sprawdzają się także różnego rodzaju planery, czy to w formie książkowej czy do wydrukowania.

Jeśli wolisz pracować na komputerze, możesz stworzyć lub wykorzystać któryś z gotowych arkuszy, czy to w Excelu czy w Google Drive i w nich wpisywać zadania.

Są też świetne narzędzia dostępne w Internecie, jak np. Nozbe. Jest to aplikacja do zarządzania czasem i zadaniami.

Scrum - a właściwie jeden jego element, pomoże Ci oszacować, ile tematów jesteś w stanie zaplanować. Nadawaj punkty poszczególnym zadaniom w zależności od priorytetu i trudności. Wiadomo, że im wyższa punktacja, tym wyższy priorytet. Warto w tym przypadku stosować ograniczoną liczbę punktów, którą możesz nadać, np. 1, 2, 3 i 5. Nie więcej. Z czasem wyrobisz sobie wyczucie, ile punktów jesteś w stanie zrealizować w danym czasie.

Notatki zawsze pod ręką

Jeśli używasz poczty na Gmailu, to nowa wersja aplikacji umożliwia podgląd kalendarza, notatek i zadań z poziomu inboxa.

Również boczny pasek pojawia się w dokumentach i arkuszach, na których pracujesz na co dzień. To świetny sposób, aby mieć ciągły wgląd do kolejnych zadań do wykonania.

Stosuj priorytety

Nie każde zadanie rzutuje na być albo nie być Twojej firmy. Są te, które są ważniejsze, są też te, z których spokojnie możesz zrezygnować. Planując zadania na tydzień lub dwa staraj się nadawać im priorytety. Na przykład za pomocą techniki MoSCoW.

MoSCoW to nadawanie priorytetów według skali: Must - Should - Could - Won’t. Zadania Must realizuj w pierwszej kolejności, następnie jeśli starczy czasu - kolejno: Should i Could. Podczas planowania możesz też od razu ustalić, które zadania są całkowicie zbędne i realizacja ich w tym terminie nie ma większego sensu. Takie planowanie pozwoli Ci zrealizować najważniejsze projekty. Pamiętaj, aby w Twojej liście stosunek Must’ów, Should’ów Could’ów wyglądał następująco: 60% - 20% - 20%. Dzięki temu zachowasz zdrową proporcję między zadaniami niezbędnymi, a tymi, które możesz wykonywać w ramach odpoczynku.

Nie rozpraszaj się podczas pracy nad jedną rzeczą

Wspominałam wcześniej o hurtowym realizowaniu zadań. Teraz podejdę do tematu trochę od innej strony. Jak długo jesteś w stanie się skupić? Pewnie podczas pracy pojawia się wiele rozpraszaczy. Czy to nowy mail w skrzynce, czy ktoś wszedł się tylko o coś zapytać… Kolejna rada na dobre organizowanie swojego czasu to nie odrywanie się od jednego zadania przez określony czas.

Można też mierzyć czas swojej pracy nad konkretnym zadaniem (są do tego fajne narzędzia), dzięki temu lepiej oszacujesz, ile czasu zaplanować na podobną pracę w przyszłości.

Znasz technikę Pomodoro? Polega ona na tym, że dzielisz pracę na czas skoncentrowania się na zadaniu przez 25 minut. Jeśli to możliwe, pozbądź się wszelkich rozpraszaczy, niepotrzebnych rzeczy na biurku itp. Następnie jest 5 minutowa przerwa, dzięki której odetchniesz na chwilę, zanim zabierzesz się z powrotem za zadanie lub zaczniesz pracę nad czymś innym. I tak przez 4 cykle. Potem zrób sobie dłuższą przerwę, podczas której całkowicie odetniesz się od obowiązków. Zapewniam, że po takiej przerwie wrócisz do pracy z odświeżonym umysłem :) Nie zapomnij tylko o jakimś odmierzaczu czasu, jak np. Tomato Timer.

Utrzymuj porządek

Choć każdy ma inny styl pracy - niektórzy wolą artystyczny nieład, w którym się świetnie odnajdują, a inni potrzebują mieć puste biurko, to dobra organizacja wymaga tego, by potrzebne rzeczy znaleźć w sekundę.

Nie będę ingerować w otoczenie Twojego biurka, ale chcę zaproponować Ci filozofię czystej skrzynki mailowej. Prawdopodobnie spotykasz się z problemem wielu maili, które codziennie zalewają Twoją skrzynkę. Kluczem do sukcesu jest odpowiednio te wiadomości posegregować. Posłużę się przykładem skrzynki w G Suite, której używam, ale z pewnością na innych pocztach również łatwo poukładać sobie przychodzącą korespondencję w taki sposób, aby była dla Ciebie prosta do odszukania.

Swoją pocztę dzielę na maile jeszcze nie przeczytane, te ważne, które oznaczam gwiazdką, aby mi nie uciekły, oraz na wszystkie pozostałe, które nie są takie ważne. Jeśli przychodzi do mnie coś, do czego chcę wrócić w najbliższym czasie, oznaczam wiadomość jako nieprzeczytaną. Dzięki temu układowi wszystkie te wiadomości są na samej górze, widoczne i łatwe do odnalezienia.

Ponadto stosuję wiele zakładek i filtrów, które ułatwiają mi pozbycie się z inboxa maili, które nie są istotne z punktu widzenia bieżącej pracy, takie jak alerty, czy maile systemowe itp. Te wiadomości filtruję w taki sposób, aby nie wchodziły do odebranych, a od razu lądowały do osobnego folderu.

Jeśli to możliwe - automatyzuj swoje działania

Prawda jest taka, że się nie rozdwoisz. Dlatego jeśli masz taką możliwość - przygotuj kilka gotowych scenariuszy i automatyzuj swoje działania.

Pierwszy sposób to ustawienie automatycznej odpowiedzi na wiadomości, które do Ciebie przychodzą, np. przez formularz kontaktowy. Nie zostawisz klienta bez odpowiedzi (będzie wiedział, że wiadomość dotarła), a zostawisz sobie zapas czasu na przyjrzenie się sprawie i odpisanie wtedy, kiedy będziesz mieć czas.

Wiele skrzynek pocztowych ma również możliwość ustawienia szablonów gotowych odpowiedzi. Szybkie rzucenie okiem na treść maila i - jeśli zapytania powtarzają się według jakiegoś schematu - masz gotową odpowiedź, którą możesz ewentualnie uzupełnić o dodatkowe informacje.

Chatbot na Facebooku to również dobre, często darmowe narzędzie do automatyzowania odpowiedzi na pytania zadawane za pośrednictwem popularnej społecznościówki.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat chatbotów, Mateusz Czech poświęcił na swoim blogu całą kategorię dla tego tematu.

Oprócz automatycznych wiadomości na bezpośrednie zapytania możesz zautomatyzować komunikację marketingową do ludzi zainteresowanych produktem lub usługą, którą oferuje Twoja firma. Zapisując się do newslettera, chcą być na bieżąco z nowościami i przy okazji dowiadywać się czegoś, co może pomóc im w pracy.

Również email marketing możesz zautomatyzować, ustawiając serię wiadomości, które uruchomią się same, jak tylko subskrybent wykona jakieś zadanie. Np. zapisze się do Twojej bazy. Wtedy możesz ustawić wiadomość powitalną, w której przedstawisz cały wachlarz prowadzonych działań.

Następnie, aby utrzymać zainteresowanie odbiorcy możesz ustawić - np. po 3 dniach - kolejny autoresponder, w którym zapytasz odbiorcę, czy są jakieś pytania, na które możesz odpowiedzieć albo doradzić. Tym sposobem zwiększasz szansę na sprzedaż, a jednocześnie nie będziesz za każdym razem pisać osobnego maila do potencjalnego klienta.

2) Efektywność kanałów komunikacji i działań marketingowych

Marketing w Internecie to całe mnóstwo możliwości dotarcia do potencjalnych klientów. Ale pracując jako jednoosobowy dział marketingu, siłą rzeczy nie możesz pozwolić sobie na wykorzystywanie wszystkich możliwych kanałów i narzędzi marketingowych. Social media, reklamy w wyszukiwarce, reklamy w społecznościówkach, content marketing i prowadzenie bloga, email marketing… dużo możliwości, a tylko dwie ręce do pracy.

Dlatego Twoim zadaniem jest wybrać te, które najlepiej pasują do Twojej branży i przynoszą największe efekty. A jeszcze lepiej, jeśli pozwolą Ci one pracować nad różnymi kanałami (jak wspominałam wcześniej w przykładzie social mediów).

Wybierając kanał komunikacji z odbiorcami, zastanów się kim oni właściwie są. Innymi słowy - określ swoją grupę docelową. Następnie pomyśl, gdzie Twoja grupa docelowa najczęściej przebywa. Jeśli promujesz produkty przeznaczone dla młodzieży, zapewne nie spotkasz jej na LinkedInie, prawda?

Jakimi kanałami się komunikujesz?

Ogarniając wiele narzędzi i kanałów, musisz stale monitorować ich efektywność i wybierać do komunikacji te, które przynoszą Ci najwięcej zysków. Porównuj raporty z poszczególnych kampanii, sprawdzaj zasięgi, obliczaj, jaki jest średni koszt pozyskania potencjalnego klienta.

SEM i SEO

Reklama w wyszukiwarce to jedna z podstawowych metod dotarcia z ofertą do klientów i złapania szerokich zasięgów. Z kolei za pomocą słów kluczowych i odpowiednich fraz możesz również wypozycjonować się organicznie. Jest to bardziej mozolne, ale przynosi długotrwałe efekty.

Social media

Komunikacja w social mediach pozwoli Ci na bezpośredni i natychmiastowy kontakt z fanami i klientami. Ich głównym atutem i cechą charakterystyczną jest możliwość wypowiedzenia swojej opinii na temat produktu lub usługi przez odbiorców.

Social media dają również możliwość dotarcia do nowych potencjalnych klientów za pomocą targetowanych reklam. Pozwalają również łączyć różne kanały - np. przez LeadAds na Facebooku możesz zachęcić odbiorców do zapisania się na newsletter.

Email marketing

Natomiast email marketing to wciąż mocno rozwijane i chętnie używane przez marketerów narzędzie. Pozwala na bezpośredni kontakt z odbiorcą, budowanie relacji. Jest to też powszechnie używany kanał do komunikacji transakcyjnej (np. potwierdzenia złożenia zamówienia).

Prowadzenie komunikacji za pomocą emaila jest proste i tanie. Wiele narzędzi oferuje darmowe szablony i proste kreatory tworzenia formularzy zapisu, więc nie potrzebujesz znać się na HTMLu.

Przy odpowiednio zebranej bazie może przynosić spektakularne efekty. Pamiętaj, że email marketing może działać jedynie na podstawie przyzwolenia - Twój odbiorca musi chcieć otrzymywać od Ciebie newslettery i ta zgoda musi być wyraźnie zaznaczona.

Email daje również natychmiastowy raport efektywności Twojej komunikacji. Po wysyłce widzisz, ile osób otworzyło wiadomość, kto kliknął, kto się wypisał i jakie są tego powody. Taki feedback jest świetny jeśli chodzi o optymalizację swoich działań i formy komunikatów.

Jak widzisz, każde z narzędzi ma swoje plusy, każde też użyjesz do trochę innego sposobu pokazywania się swoim odbiorcom. Zastanów się, który z nich najlepiej pasuje do charaktery Twojej firmy, mierz rezultaty i testuj nowe rozwiązania.

3) Narzędziówka - czyli coś, co Tygryski lubią najbardziej!

A teraz przejdźmy do części, w której zebrałam dla Ciebie narzędzia, aplikacje i rozwiązania wspomniane we wcześniejszych częściach artykułu. W jednym miejscu, dla Twojej wygody.

Narzędzia do obsługi i planowania social media

• Buffer
• Hootsuite
• NapoleonCat
• CoSchedule
• Postify
• FastTony

Zobacz też: 10 narzędzi, dzięki którym zaplanujesz posty w mediach społecznościowych

Narzędzia do automatyzacji odpowiedzi

• Tworzenie szablonu wiadomości w Gmail
• system do email marketingu oferujący automatyczne wiadomości, np. FreshMail
• ChatFuel

Zobacz też tekst Artura Jabłońskiego: Bot na Facebooku – jak zrobić?

Narzędzia do monitoringu mediów

• Brand24 - rozwiązanie udostępnia system powiadomień np. na maila, dzięki czemu będziesz na bieżąco z tym co mówi się o Twojej firmie w sieci.
• SentiOne narzędzie umożliwia pracę w dwóch trybach - prostym i zaawansowanym (m.in. kreator reguł), dzięki czemu nikt nie powinien mieć problemów z jego obsługą.
• Newspoint dostarcza usługi związane z badaniami mediów i analityką danych: monitoring internetu, monitoring social media, prasy i rtv.

Narzędzia pomagające mierzyć czas na poszczególne zadania

• Tomato Timer odmierzaj 25 minut na zadanie i  lepiej zarządzaj czasem.
• Toggl - sprawdź ile czasu poświęcasz na wykonanie jednego zadania.
• Rescue time - program analizuje czas spędzany w aplikacjach i programach zainstalowanych na komputerze i telefonie, dzięki niemu dowiesz się, gdzie marnujesz swój cenny czas.

Narzędzia gromadzące różne newsy w jednym miejscu

• Feedly dodaj ręcznie interesujące Cię  serwisy, podziel je na kategorie tematyczne i narzędzia do codziennych prasówek gotowe.
• Pocket prosty sposób  na zapisywania artykułów, filmów wideo i nie tylko, do których chcesz wrócić później.
• Squid - agregator newsów, który w czytelny i wygodny sposób kategoryzuje wiadomości oraz pozwala na filtrowanie źródeł – niechciane seriwsy można usunąć z bazy.

Aplikacje i narzędzia do planowania i organizacji pracy

• Google Keep aplikacja Google, możesz w prosty tworzyć listę zadań i zsynchronizować deadline z kalendarzem Google.
• Google Kalendarz ustaw spotkania, deadline’y i połącz to z przypomnieniami.
• Nozbe popularna aplikacja do zarządzania czasem i projektami.
• Asana - sprawdzi się w przypadku zarządzania zadaniami lub projektami, które są realizowane wspólnie z innymi osobami z firmy.
• Evernote - doskonale zastępuje tradycyjny notatnik, działa w wersji online i offline, na smartfonie i komputerze.
• Boxer - dzięki tej aplikacji inbox zero jest możliwy, ciekawie prezentuje są funkcja tworzenia zadań, czyli tzw. to-do list. Boxer można zintegrować z Evernote.
• Remember the milk - program, gdzie poszczególne zadania możesz priorytetyzować, dodawać załączniki, tagi i przypomnienia.
• Trello - narzędzie do planowania zadań w postaci przejrzystej tablicy, przydatne także w większych zespołach.

Pamiętaj, że pracując w jednoosobowym dziale marketingu, musisz umiejętnie wykorzystywać czas, jaki masz na swoje działania. Dlatego dobrze organizuj własną pracę, wybieraj tylko efektywne narzędzia komunikacji i wykorzystuj aplikacje, które pozwolą Ci łączyć różne kanały w jednym miejscu.