5 zasad pisania maili do dziennikarzy
Powrót do listy wpisów5 zasad pisania maili do dziennikarzy
Przy wysyłkach komunikatów prasowych odpowiednio przygotowany mail to podstawa. Bez względu na to, czy piszesz do dziennikarza po raz pierwszy, czy jesteś z nim w stałym kontakcie, musisz dbać o wysoki standard komunikacji z mediami. Jak pisać maile, żeby pomagały Ci w zdobywaniu wartościowych publikacji i kontaktów?
Nasze porady to:
Personalizuj
Rynek mediów stale ulega dynamicznym zmianom, które wpływają na pracę specjalistów Public Relations. Współcześnie o obecność w dobrych tytułach, czy na portalach trzeba się naprawdę postarać, ponieważ nie wystarczy już wysłać maila ze wszystkimi redakcjami na ukrytej kopii. Poza tym dla wielu klientów przestaje liczyć się ilość, a zaczyna jakość zdobytych publikacji. Dlatego jak mantrę powtarza się informację o personalizacji wiadomości.
Jeśli jesteś przekonany, że Twój przekaz jest idealnie dopasowany do zainteresowań konkretnego dziennikarza, postaraj się przygotować maila, który będzie się do nich odwoływał. Pokaż, że czytałeś poprzednie teksty i zauważyłeś swego rodzaju analogię do wysyłanych przez siebie materiałów. Nawet jeśli jest to dziennikarz, z którym masz bardzo dobry kontakt – od czasu do czasu warto zaznaczyć, że śledzisz jego artykuły. Na pewno zostanie to docenione.
Ale pamiętaj też o podstawowej zasadzie – nie spoufalaj się zbyt szybko. Jeśli piszesz do dziennikarza po raz pierwszy, zawsze używaj zwrotu grzecznościowego. Po stylu komunikacji zauważysz, czy i kiedy będziesz mógł pozwolić sobie na zaproponowanie przejścia na „Ty”.
Pamiętaj o dobrym tytule
Z tytułem maila jest jak z tytułem artykułu – im lepszy i bardziej przyciągający uwagę, tym chętniej dziennikarz otworzy wiadomość. Jednak pamiętaj, że tytuł musi być esencją tego, co faktycznie chcesz przekazać. Wysyłając e-maila o sensacyjnym „nagłówku”, który nie ma nic wspólnego z treścią komunikatu prasowego, stracisz zaufanie dziennikarza. Nie pisz tytułu Caps Lockiem, nie dodawaj serii dziwnych znaków – tytuł jest wizytówką Twojego przekazu. W dobrym guście jest poinformowanie w tytule, jakie materiały przesyłasz – czy jest to notka prasowa, czy artykuł ekspercki – dziennikarz od razu wie, czego może się spodziewać.
Pisz krótko i na temat
W dzisiejszych czasach, kiedy wszystko dzieje się szybko, a konkretne informacje chcemy mieć natychmiast, pisanie długich wiadomości całkowicie się nie sprawdza. Do dziennikarza odzywasz się zwykle z konkretnym przekazem, dlatego nie ma powodu do lania wody – jak najszybciej przejdź do meritum sprawy. Wyciągnij najciekawszy fakt ze swojego komunikatu, opisz go pokrótce w mailu, by zachęcić dziennikarza do przeczytania całej, dołączonej treści. Na końcu wiadomości pamiętaj o call to action – zaproponuj telefon w celu omówienia szczegółów, zapytaj, jakich dodatkowych informacji potrzebuje dziennikarz, zachęć do przeczytania Twojego komunikatu. Pomoże Ci to w podtrzymaniu kontaktu.
Pisz poprawnie
E-mail to Twoja wizytówka. Nie pisz go byle jak – dasz tym samym znak, że nie jesteś zorganizowany i nie przywiązujesz wagi do szczegółów. Sprawdzaj poprawność ortograficzną, literówki czy błędy interpunkcyjne. Staraj się też, aby treść wiadomości była staranna również wizualnie – zachowuj odstępy, nie używaj niepotrzebnych znaków, czy wielkich liter w miejscach, gdzie nie są one potrzebne. Jeśli uznasz to za konieczne, możesz pogrubić ważniejsze szczegóły, ale staraj się z tym nie przesadzać.
Zwracaj uwagę na czas
Czas wysyłki wiadomości ma znaczenie, czy Twój mail zostanie zauważony i przeczytany przez dziennikarza. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę w ciągu dnia – najlepiej zabrać się do tego zaraz po porannej kawie. Szanse na to, że dziennikarz zwróci uwagę na Twojego newsa w piątek o 16 są naprawdę nikłe. Nie planuj wysyłki na dłuższe weekendy czy między świętami, ponieważ wiele osób jest wtedy na urlopach, a przygotowany przez Ciebie komunikat prasowy zniknie w gąszczu innych wiadomości.
Traktując e-mail jako podstawowe narzędzie do komunikacji z mediami, staraj się pamiętać o wymienionych w tym tekście zasadach. Dobre relacje z dziennikarzami to najważniejsze narzędzie pracy w Public Relations, a często zaczynasz je nawiązywać właśnie od maila. Używaj poprawnej polszczyzny, bądź rzetelny i trzymaj rękę na pulsie, a Twoi klienci będą cieszyć się publikacjami w najważniejszych dla nich tytułach.