Masz dużą bazę mailingową? Dowiedz się, jak zmigrować do nowego systemu

Najlepsze rozwiązania do email marketingu są proste i intuicyjne w obsłudze. Bez czytania zaawansowanych tutoriali, każdy nowy użytkownik jest w stanie stworzyć i wysłać kampanię email marketingową oraz podpiąć formularze zapisu na newsletter i rozpocząć działania.

Co jednak w przypadku, gdy prowadzisz już zaawansowane działania i migrujesz do nowego systemu? Jak przeniesiesz dane i jak ustawisz parametry wysyłek, aby Twoja dotychczasowa reputacja nie ucierpiała? Dowiedz się, jak zmienić system do email marketingu.

Jak zmienić system do email marketingu

W tym wpisie postaram się wyjaśnić Ci kluczowe elementy, na które powinieneś zwrócić uwagę w trakcie zmiany systemu do email marketingu.

Zmiana systemu a reputacja nadawcy 

Najbardziej na zmiany dostawcy email wrażliwa jest reputacja nadawcy. Za tym idzie dostarczalność związana z konkretnym, wcześniej używanym IP, bądź pulą IP. To o spadek dostarczalności najbardziej boją się migrujący pomiędzy systemami wysyłający. Jednak zmiana systemu do email marketingu nie musi równać się syzyfowej pracy i budowaniu wszystkiego na nowo.

To w jaki sposób Ty oraz Twój nowy dostawca email podejdziecie do przeniesienia wszystkich niezbędnych danych z wcześniej używanego systemu email oraz do ustawienia parametrów nadawcy, może w rezultacie skutkować utrzymaniem, a nawet poprawą dostarczalności i lepszymi wskaźnikami realizowanych kampanii.

Po co i kiedy zmieniać system do email marketingu?

Po co zmieniać dostawcę systemu do email marketingu?

Istnieją oczywiste, indywidualne powody:

• system nie spełnia Twoich oczekiwań
• jakość w stosunku do ceny jest niska,
• brakuje Ci konkretnej integracji,
• masz problemy z dostarczalnością*, etc

*Pamiętaj, że wpływ na dostarczalność ma Twój dostawca (współdzielone lub dedykowane IP) oraz Ty sam (powinieneś prowadzić permission-based działania email).

Jednak najczęściej wskazywanym w najnowszych raportach branżowych powodem migracji do nowego systemu email jest słaba jakość obsługi klienta u wcześniejszego dostawcy.

Rynek pełen jest rozwiązań do wysyłki maili marketingowych. Te, które utrzymują dobrą pozycję na rynku, zasadniczo oferują zbliżone możliwości. Dlatego wysoka jakość obsługi klienta jest dodatkową zaletą i atutem w konkurencyjnym środowisku marketingowym.

Fakt ten docenisz pewnie dopiero w momencie, gdy pojawi się problem, z którym nie jesteś w stanie samodzielnie sobie poradzić, bądź w momencie migracji do nowego rozwiązania. Wtedy kluczowa będzie proaktywna postawa nowego dostawcy, który pomoże Ci przejść ten proces stosunkowo bezboleśnie.

Alex Turnbull z Groove “Moment onboardingu nowego klienta jest najbardziej krytyczny momentem dla dostawcy w całym cyklu życia klienta.”

Kiedy zmieniać system do email marketingu?

Pamiętaj, aby odpowiednio zaplanować w czasie start i przeprowadzenie migracji do nowego systemu. Nie ma magicznej daty, która byłaby zalecana. Wszystko zależy od branży w której działasz i jej charakterystyki sprzedaży w ciągu roku. Najlepiej unikać zmian w okresie hopek sprzedażowych, bo potencjalnie ryzykujesz straty w sprzedaży. 

Klienci FreshMaila w większości rozpoczynali działania z nami, migrując z innego systemy w miesiącach:

• Styczeń - Marzec
• Czerwiec - Sierpień 

Pełna migracja w przypadku wysyłających z dużą listą mailingową trwa przeważnie od 30-90 dni. Przez okres 3 miesięcy powinieneś więc utrzymywać dwa systemy. Warto, abyś poniósł te koszty i na spokojnie przygotował nowy system do pracy oraz miał czas na wygrzanie nowego adresu IP.

O czym pamiętać zmieniając system do email marketingu

Dobry dostawca systemu do email marketingu z pewnością wykaże się proaktywnym podejściem i pomoże Ci prawidłowo przeprowadzić migrację, aby Twoje kampanie nie ucierpiały wskutek spadku dostarczalności, spowodowanego np. wgraniem całej bazy mailingowej za jednym podejściem do systemu. 

Pamiętaj, aby na początku dokładnie zdefiniować swoje cele i stworzyć plan migracji. Warto też, abyś ze swoim nowym dostawcą przeprowadził audyt dotychczasowych działań i porozmawiał nt. dobrych praktyk w email marketingu, aby obie strony miały pewność, że razem pracują na wysoką dostarczalność i dobre wyniki kampanii.

Zadbaj o aspekty techniczne

• Rekord SPF, konfigurację DKIM, politykę DMARC jeśli potrzeba
• Przygotuj pliki z listą mailingową w odpowiednich formatach do wgrania do nowego systemu
• Ustaw na nowo integracje ze swoimi formularzami zapisu
• Ustaw wszystkie pozostałe integracje
• Poproś o szkolenie, wsparcie działu obsługi klienta

Przygotuj swoją bazę do migracji i zadbaj o jej higienę

W starym systemie oznacz wszystkie odbicia twarde i miękkie, zgłoszenia spamu, wypisy. Upewnij się, że nie wgrasz tych adresów omyłkowo do nowego systemu. Zrobienie tego bardzo niekorzystnie wpłynęłoby na Twoją dostarczalność. Gdybyś omyłkowo na nowo rozpoczął komunikację z takimi osobami, bardzo szybko otrzymałbyś łatkę spamera. 

Wgraj bazę mailingową i wygrzej nowe IP

Nowe IP powinno zostać wygrzane zanim rozpoczniesz regularną komunikację z odbiorcami. Nie wgrywaj całości bazy za jednym podejściem do nowego systemu do email marketingu!

Aby upewnić się, że zmiana systemu do email marketingu nie zaszkodzi Twojej dostarczalności, a nawet wpłynie pozytywnie na jej jakość, postępuj zgodnie z tą instrukcją:

1. Zidentyfikuj segment najbardziej aktywnych odbiorców i to tę część (powiedzmy ok 33% całości bazy) powinieneś wgrać do nowego systemu na początku. Pamiętaj aby upewnić się, że są to adresy, które dołączyły do Twojej listy w metodzie double-opt in.
2. Utwórz i wyślij do tej grupy adresów swoją pierwszą kampanię z nowego systemu. Tym sposobem upewnisz się, że możesz spodziewać się pozytywnej reakcji i dobrego open rate.
3. W kolejnych dwóch tygodniach zrób to samo dla drugiej tercji i wyślij kampanię.
4. Za jeszcze kolejne dwa tygodnie finalnie wgraj ostatnie 33% adresów i wyślij kampanię informującą o zmianach.

Taka metoda pozwoli Ci zostać zidentyfikowanym przez serwery anty-spamowe jako sender o wysokiej reputacji. Twoi odbiorcy będą pozytywnie reagować na przesłaną komunikację, a IP będzie miało czas się rozgrzać. Zdaniem Laury Atkins, normalnym jest, że przez jakiś czas będziesz widzieć wahania wskaźników kampanii. Wszystko powinno się ustabilizować w przeciągu kilku miesięcy od migracji.