Cold email dla początkujących – czyli co zrobić, aby odbiorca Ci odpisał

Branża B2B często opiera się na sieci kontaktów. Utrzymywanie relacji z partnerami biznesowymi i pozyskiwanie nowych to rdzeń działalności wielu przedsiębiorców i firm. Jednak pojawiają się pytania: jak pozyskiwać te kontakty zgodnie z prawem i w jaki sposób prowadzić rozmowę, aby rozpoczęta relacja zakończyła się powodzeniem? Odpowiedzi na oba znajdziesz poniżej.

Pamiętaj, aby w swoim cold mailu skupiać się głównie na odbiorcy: na tym, co robi, czy co może on zyskać dzięki Twojej ofercie.

Wysyłanie niezamówionej informacji handlowej a cold email

Prawo polskie oraz prawo europejskie zabrania wysyłania niezamówionych informacji handlowych do osób, które nie wyraziły na to zgody. Nie radzimy również wysyłania swoich ofert na maile ogólnodostępne, czyli np. biuro@..., info@... itp. Takie działania mogą zostać uznane za SPAM, a co za tym idzie, spada na nadawcę odpowiedzialność związana z nieprzestrzeganiem Prawa Telekomunikacyjnego, ustawy O świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Jak więc robić to legalnie?

• Po pierwsze nie wysyłaj cold mailingu do adresów pozyskanych w niewłaściwy sposób.
• W pierwszym e-mailu nie przedstawiaj swojej oferty, a jedynie nakreśl meritum sprawy i zaproponuj dogodny dla odbiorcy termin na rozmowę telefoniczną lub spotkanie. Jeśli odbiorca będzie zainteresowany, zgodzi się na przesłanie mu Twojej oferty.
• Poproś o kontakt do osoby, która byłaby zainteresowana współpracą lub do osoby decyzyjnej w sprawie nawiązywania kontaktów biznesowych albo pozostaw kontakt do siebie - jeśli dana osoba będzie chciała nawiązać współpracę, to sama się do Ciebie odezwie.

Czym jest cold email

Cold email (zimny email) to pewna forma kontaktu z potencjalnym klientem, szczególnie upodobana wśród new businessów. Cold email to wiadomość skierowana do konkretnego odbiorcy, z którym wcześniej nie miałeś kontaktu mailowego. Jego celem jest np. sprzedaż, utrzymanie relacji biznesowych, otrzymanie odpowiedzi na jakiś konkretny temat, czy uzyskanie pomocy w jakiejś sprawie. Krótko mówiąc to mail z zaproszeniem o współpracę.

Charakterystyczną cechą cold email jest jego osobowa forma. Zwracasz się do konkretnego odbiorcy z konkretną sprawą. Jednak aby Twój cold email był skuteczny, nie wystarczy po prostu zwrócić się do odbiorcy np. po imieniu, ale sprawić, by cały tekst był mu dedykowany. Pamiętaj, że cold mail to w 90% zaproszenie do współpracy, więc tym bardziej powinno Ci zależeć na uzyskaniu odpowiedzi na swoją wiadomość.

Pisząc zimny email, zwróć uwagę na kilka ważnych elementów całej konstrukcji:

• Intrygujący temat wiadomości (najlepiej spersonalizowany)
• Informacje o tym, kim jesteś (krótko i treściwie)
• Treść nawiązująca do czynności odbiorcy lub na temat firmy, w której odbiorca pracuje (docenienie jego osiągnięć)
• Wyjaśnienie, co jest celem Twojego maila (ale nie oferta handlowa!)
• Konkretne Call to Action, czyli np. prośba o ustalenie terminu na rozmowę telefoniczną
• Stopka, w której znajdą się najważniejsze informacje o Tobie (Twojej firmie), strona www, adres mailowy, czy inne elementy, które Cię uwiarygodnią i są wymagane

Zobacz, co zrobić, żeby wysyłając zimny email tak zainteresować odbiorcę, by ten odpisał na Twoją wiadomość.

1. Stosuj intrygujący, zachęcający do kliknięcia temat

Temat wiadomości to pierwsza rzecz, jaką widzi Twój odbiorca. Dlatego postaraj się aby był intrygujący, zachęcający do otwarcia.

By dowiedzieć się, jak pisać cold mailing, nie może zabraknąć przykładu. Poniżej znajdziesz spersonalizowany mailing z zaproszeniem na organizowane przez FreshMail spotkania Poranki z email marketingiem. Podczas spotkań oferowaliśmy uczestnikom, oprócz dawki wiedzy z dziedziny email marketingu, również kawę i ciasto. Zastosowaliśmy więc temat:“Zapraszam Cię na kawę...” Po wysłaniu pierwszej kampanii na maila odpisało około 20 osób.

2. Personalizuj swoją wiadomość

Kolejną ważną kwestią przy tworzeniu cold maila jest to, aby był on maksymalnie spersonalizowany. Personalizuj więc zarówno temat jak i treść wiadomości. Postaraj się, aby wiadomość była bardzo osobowa. Im lepiej dopracujesz i spersonalizujesz swój tekst, tym chętniej Twój doceniony i zauważony odbiorca Ci odpisze.

Dostosuj przekaz do stanowiska odbiorcy, nawiąż do jego pracy czy osiągnięć. Pokaż, że Twoja wiadomość nie jest masową wysyłką do losowych osób, ale że dokładnie przygotowałeś się na kontakt z tym konkretnym człowiekiem.

Zobacz przykład jak napisać taki email. Wiadomość zawiera, po pierwsze, spersonalizowany i intrygujący temat wiadomości. Następnie po osobowym zwrocie (po imieniu) nadawca zwraca uwagę na to, czym zajmuje się odbiorca. W kolejnej części wyjaśnia, dlaczego napisał. Później prosi o pomoc, wskazując dokładnie, czego potrzebuje.

3. Stosuj follow up

Jeśli odbiorca nie odpisał na Twoją wcześniejszą wiadomość, nie musisz poddawać się od razu. Kilka dni po pierwszej wiadomości napisz do niego znowu. Follow up to taktyka, która przynosi zamierzany efekt - Jason Zook zauważył, że ponad 75% sprzedaży uzyskał właśnie dzięki metodzie follow up.

Jeśli chcesz się poddać tylko dlatego, że Twój odbiorca nie odpisał na pierwszego maila, miej na uwadze różne, często błahe powody ku temu. Mogło się zdarzyć, że pierwszy mail trafił niefortunnie na moment największego chaosu czy w trakcie ważnego zadania i dlatego został np. otwarty, szybko przejrzany i natychmiast zapomniany. Mógł też zgubić się między innymi wiadomościami lub zostać usunięty podczas porannego przeglądu maili i czyszczenia skrzynki z ofert (gdy nie bierzesz pod uwagę np. stref czasowych, taki mail może dotrzeć do odbiorcy w nocy).

Stosując follow up, postaraj się o to, aby Twój drugi i każdy kolejny mail różnił się od poprzedniego. Skopiowana treść co do słowa może źle wpłynąć na Twoją reputację i na dobre zamknąć drogę do uzyskania odpowiedzi.

Zwróć uwagę na przykład cold mailingu od Andrei. W pierwszym mailu tradycyjnie zwraca się osobowo, następnie nawiązuje do wykonywanej przez odbiorcę pracy i wskazuje powód wysłania wiadomości.

Jednak gdy nie otrzymała odpowiedzi, tydzień później wysłała follow up:

Na końcu wiadomości, dla zwiększenia wiarygodności swoich działań, wspomina o tym, kto jej zaufał, co jest bardzo dobrym zabiegiem, szczególnie gdy firmy te są odbiorcy znane.

4. Im prościej, tym lepiej

Pamiętaj, że Twoje wiadomości powinny być na tyle krótkie, a pytania łatwe w odpowiedzi, by odbiorca poświecił dla Ciebie swój czas i energię. Staraj się więc nie stosować pytań otwartych, ale konkretne pytania zamknięte, jak np. “czy możemy się umówić na telefon w przyszłym tygodniu?”. Odbiorca - jeśli zechce się z Tobą kontaktować - będzie mógł szybko zerknąć, czy ma w przyszłym tygodniu czas i zdecydować, czy zarezerwować dla Ciebie te 15 minut.

Możesz też jeszcze bardziej ułatwić odbiorcy odpisanie na Twojego maila. Przygotowanie zestawu standardowych powodów jego braku odpowiedzi zwolni go z myślenia na temat tego, co ma napisać, a to zwiększa szansę, że Ci odpisze.

Zobacz na przykładzie zaprezentowanym przez Bernie Reeder, jak wypunktowanie powodów braku odpowiedzi i prośba o odpisanie jedną tylko cyfrą sprawiło, że wiadomość ta uzyskała aż 46% odpowiedzi.

5. Kuj żelazo póki gorące

Uczestniczyłeś w targach branżowych? Byłeś na konferencji i spotkałeś się z prelegentem? Wymieniłeś się wizytówkami z przedstawicielami firm, które mogą być potencjalnymi partnerami? Wykorzystaj fakt, że miałeś okazję spotkać się osobiście z drugą osobą i wyślij do niej wiadomość.

Jak to zrobić?

Odczekaj jakiś czas, np. jeden dzień i następnie wyślij maila, w którym nawiążesz do rozmowy, jaką przeprowadziłeś z odbiorcą lub do spotkania, w którym oboje uczestniczyliście. Jest to świetny sposób na rozpoczęcie, a następnie (przez serię follow-up’ów) utrzymanie relacji.

Zobacz przykład z naszego FreshMailowego podwórka, który pokazuje, jak wykorzystać zdobyty kontakt do budowania relacji, proponując odbiorcy wartość dodaną w postaci konkretnej wiedzy, czyli linku do wpisu na blogu.

Po tygodniu wysyłamy drugą wiadomość (follow up), w której nawiązujemy do treści wcześniejszego maila. Jednocześnie idziemy krok dalej i pytamy o możliwość kontaktu, aby porozmawiać o email marketingu.

Pamiętaj, że mimo, iż adres mailowy otrzymałeś od jego właściciela, w pierwszym mailu nie możesz wysyłać oferty sprzedażowej, ponieważ w dalszym ciągu nie posiadasz potwierdzonej zgody odbiorcy na jej otrzymanie. Najpierw wyślij mail z zapytaniem o współpracę.

6. Poproś o skierowanie do konkretnej osoby

Jeśli nie uda Ci się uzyskać kontaktu do najodpowiedniejszej osoby w danej firmie, ale zdobyłeś adres mailowy do innej osoby, poproś ją o to, aby albo przekazała Twoją wiadomość do osoby decyzyjnej albo o kontakt do niej. Być może nie jest to najpiękniejsza forma cold email, ale szansa, że ktoś odpowie i skieruje Cię do odpowiedniej osoby jest większa. Oczywiście wszystko za zgodą osób zainteresowanych.

Podsumowanie

Jeśli chcesz dotrzeć ze swoją ofertą do konkretnych osób, sprzedać produkt lub usługę w B2B, dbać o pozyskane na konferencji kontakty, czy po prostu uzyskać odpowiedź na Twoje pytanie, stosuj cold email. Przemyślana strategia, odpowiednio spersonalizowana wysyłka i stosowanie follow up’ów może przynieść Ci sporo konwersji. Musisz tylko uzbroić się w cierpliwość, ponieważ cold email to głównie budowanie relacji, a w dalszej kolejności pozyskiwanie klientów.

Miej na uwadze to, żeby Twoja pierwsza wiadomość nie zawierała jawnej oferty sprzedażowej. Wysyłanie niezamówionej informacji handlowej jest zabronione przez polskie i europejskie prawo i łączy się z nieprzyjemnymi konsekwencjami.