7 sprytnych sposobów na zarządzanie listą mailingową
Powrót do listy wpisówUmiejętne zarządzanie listą mailingową to najważniejsza umiejętność dla działań email marketingowych, które prowadzisz. To, w jaki sposób ją budujesz, jak szybko wzrasta i co równie ważne - jak nią zarządzasz - składa się na końcowy sukces Twoich kampanii. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj 7 prostych trików jakie możesz łatwo wdrożyć w swoich działaniach. Dowiedz się jak przyspieszyć wzrost zapisów do Twojej listy mailingowej oraz jak jeszcze efektywniej nią zarządzać przy pomocy FreshMaila.
1. Zgody na przetwarzanie danych subskrybentów w przyjaznej dla użytkownika formie
Celem prawidłowo skonstruowanego formularza zapisu na newsletter, bez względu na to czy umieścisz go na swojej stronie internetowej czy np. w stopce mailowej, jest zachęcenie potencjalnych odbiorców do subskrypcji. Za jego pośrednictwem informujesz o korzyściach, jakie otrzymają w zamian za przekazanie Ci swojego adresu email i częstotliwości z jaką będziesz się z nimi komunikować. Jednak nawet najlepiej zaprojektowany formularz nie spełni swojej roli, jeśli zapomnisz poprosić subskrybentów o zgodę na:
- przetwarzanie ich danych osobowych,
- wysyłkę informacji handlowej drogą elektroniczną,
- wysyłkę informacji marketingowych.
Zmiany w polskim prawie, które weszły w życie 25 grudnia 2014 roku sprawiły, iż wysyłanie jakiejkolwiek komunikacji email marketingowej do odbiorców, bez ich uprzedniej zgody, grozi karą do 3% przychodu firmy osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym. Co to oznacza? To, czy dany adres email stanowi dane osobowe a dany mailing informację handlową przestało mieć jakiekolwiek znaczenie. Dopiero po uzyskaniu powyższych zgód, możesz prowadzić działania email marketingowe. Powinieneś w tym celu wykorzystać, np. poniższe formuły:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 133, poz. 883) przez… (tutaj podaj dane Twojej firmy).
i
Wyrażam zgodę na przekazywanie mi informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej przez… (tutaj podaj dane Twojej firmy).
Pamiętaj, że zbierając tylko pierwszą zgodę będziesz mógł przechowywać dane subskrybentów, ale wysyłać do nich wiadomości już nie. W takim przypadku sam adres email będzie dla Ciebie bezużyteczny. Właśnie dlatego tak ważne jest zbieranie zgód łącznie.
Od Ciebie zależy w jaki sposób chcesz zbierać wymagane przepisami zgody. Możesz umieścić powyższe formuły wraz z checkboxami, których zaznaczenie warunkuje zapis na newsletter. Wymaga to jednak modyfikacji w kodzie źródłowym Twojej strony internetowej.
Zrób to sprytniej
Możesz również umieścić powyższe formuły w wiadomości potwierdzającej, która zostanie automatycznie wysłana do nowego subskrybenta, gdy będziesz zbierać zapisy w modelu double opt-in. Co to oznacza? Użytkownikowi w momencie zapisu na newsletter wyświetli się komunikat z informacją, iż otrzymał na wskazany adres wiadomość z linkiem do potwierdzenia subskrypcji. Dopiero, gdy kliknie w ten link, zostanie dopisany do Twojej listy. W ten sposób masz 100% pewność, że osoba rzeczywiście chce otrzymywać od Ciebie informacje.
Ten sposób będzie dla Ciebie wygodniejszy ponieważ samodzielnie umieścisz zgody w wiadomości potwierdzającej zapis. Zmiany bardzo łatwo wprowadzisz z poziomu systemu FreshMail. Sprawdź jak to zrobić krok po kroku, w naszym poradniku Co oznacza Double Opt-in i Single Opt-in i kiedy je stosować?
2. Single opt-in vs double opt-in - jaki model zapisu na listę mailingową wybrać?
Zarządzanie listą mailingową, wymaga też podjęcia decyzji o tym, w jakim modelu będziesz zbierać dane subskrybentów. Musisz ją podjąć na etapie tworzenia nowej listy odbiorców. Oczywiście w każdym momencie możesz zmienić te ustawienia, wtedy wszystkie nowe adresy będą od tego momentu zbierane w drugim modelu. Masz do wyboru następujące możliwości:
- model single opt-in,
- model double opt-in.
Od zawsze radzimy swoim klientom, by korzystali z modelu double opt-in. Teoretycznie - jest on bardziej uciążliwy dla użytkownika, wymaga od niego dodatkowej aktywności - musi potwierdzić, że faktycznie zgadza się na wysyłkę informacji do siebie. Dlaczego więc rekomendujemy to rozwiązanie? Modele te różni przede wszystkim mechanizm dodawania nowych adresów do Twojej listy. Jak już wiesz, double opt-in wymaga potwierdzenia subskrypcji poprzez kliknięcie w link otrzymany na adres email. W modelu single opt-in, po naciśnięciu przycisku Zapisz w formularzu zapisu, dany email jest automatycznie dodawany do listy. Co to dla Ciebie oznacza?
Przede wszystkim będziesz mieć wtedy mniejszą kontrolę nad higieną Twojej bazy. W tym modelu na Twojej liście bardzo szybko mogą się pojawić adresy pełne literówek, które będą tylko generować odbicia. Mogą tam też naleźć się spam trapy, czyli nieistniejące adresy, które ktoś umyślnie dodaje do list, aby zniszczyć Twoją reputację jako nadawcy kampanii email marketingowych. Dodawanie spam trapów jest też standardowym działaniem m.in. dostawców darmowej poczty elektronicznej, którzy używają ich, aby zweryfikować czy dany marketer nie jest spamerem.
Chcąc później utrzymywać higienę swojej bazy, niepotrzebne poświęcisz mnóstwo czasu na usuwanie błędnych adresów, a raz utraconą reputację nadawcy możesz odbudowywać latami. Zwróć też uwagę, że jeśli korzystasz we FreshMailu z darmowego konta lub abonamentu Płać za wysłane, korzystając z modelu double opt-in płacisz wyłącznie za wysyłkę na adresy, które naprawdę istnieją.
Zrób to sprytniej
Gdy korzystasz z modelu double opt-in niektórzy odbiorcy, mogą zwyczajnie zapomnieć o kliknięciu w link w wiadomości potwierdzającej zapis na Twój newsletter. Wpłynie to negatywnie na tempo przyrostu Twojej bazy. Na szczęście możesz mieć kontrolę nad tym procesem, nie podejmując żadnych dodatkowych działań. FreshMail zrobi to za Ciebie.
Skorzystaj z automatycznej wysyłki wiadomości przypominających o zapisie. Wejdź w Ustawienia, następnie Listy odbiorców i Automatyczne wysyłanie przypominających maili potwierdzających. Określ po jakim czasie od pierwszej wysyłki i braku potwierdzenia adresu, przypomnienie powinno zostać wysłane. Gotowe! :)
3. Wykorzystaj wiadomość powitalną
Wielu email marketerów rozpoczyna swoją komunikację z nowym odbiorcą dopiero po jakimś czasie, utrzymując stały rytm dotychczasowych wysyłek. Moment, w którym Twój odbiorca zapisze się na newsletter jest jednak najlepszy na podjęcie dodatkowych działań by skłonić go, np. do zakupu lub wciągnąć go w komunikację. Jak pokazuje raport Experian ponad połowa takich wiadomości powitalnych jest otwierana przez odbiorców, co stanowi bardzo wysoki wynik. Dzięki funkcjonalnościom FreshMaila możesz maksymalnie wykorzystać okres największego zainteresowania subskrybenta i to w pełni automatycznie.
Zrób to sprytniej
Otrzymanie standardowej wiadomości potwierdzającej zapis do Twojego newslettera nie robi już specjalnego wrażenia na subskrybentach. Jest to standardowa procedura, którą stosuje coraz więcej email marketerów, którzy rozsądnie budują swoje bazy i dbają o ich higienę. Żeby „wycisnąć więcej” ze zwykłego procesu zapisu na Twoją listę wykorzystaj element zaskoczenia… i niespodziankę, której odbiorca się nie spodziewa. Pomoże Ci w tym FreshMailowy autoresponder Zapis na listę odbiorców. Jest to automatyczna wiadomość, która zostanie wysłana do każdego nowego odbiorcy, który dopisze się do Twojej listy.
#openrate wiadomości powitalnych w email marketingu wynosi ponad 50% Click to Tweet
Wysyłka może zostać przeprowadzona jako pojedyncza kampania natychmiast po zapisie. Umieść w niej zniżkę na pierwsze zakupy, kod na darmową dostawę czy materiały premium, których nigdzie indziej nie publikujesz lub zwykle są płatne. Ważne, żebyś nie informował nigdzie o tym, że stosujesz taką niespodziankę :) Wiadomość, której odbiorca się nie spodziewa, mocniej wpłynie na jego spontaniczną reakcję, jak, np. pierwszy zakup.
Jeśli zależy Ci na tym, aby przekazać odbiorcy większą ilość informacji, np. w formie cyklicznie wysyłanego poradnika, możesz ustawić kilka autoresponderów, które będą automatycznie wysyłane, np. po 1, 2, 3 dniach od zapisu.
Jak dokładnie ustawić autoresponder Zapis na listę odbiorców dowiesz się z naszego poradnika. Najprostsza ścieżka to: Kampanie/Raporty, następnie Autoresponder, Stwórz autoresponder i Zapis na listę odbiorców.
4. Efektywna segmentacja list odbiorców
Zarządzanie listą mailingową to również umiejętne targetowanie wysyłek do odpowiednich klientów czyli tworzenie segmentów odbiorców. Dzięki funkcjonalnościom FreshMaila masz szerokie możliwości dzielenia swoich list mailingowych ze względu na cechy wspólne odbiorców, których adresy się na nich znajdują. Możesz tworzyć grupy subskrybentów tej samej płci lub tych, którzy podjęli tę samą akcję wobec ostatniej kampanii. Oczywiście możesz również łączyć reguły, na podstawie których wyodrębnisz grupy. W ten sposób jeszcze lepiej spersonalizujesz swoją wiadomość i zwiększyć jej szansę na przekonanie odbiorcy do kliknięcia w link czy dokonania zakupu. O wszystkich możliwościach jakie daje Ci segmentacja baz przeczytasz w naszym poradniku i artykule, z którego dowiesz się jak za pomocą segmentacji zwiększyć wskaźnik otwarć swoich kampanii.
Zrób to sprytniej
Segmentację swojej listy możesz też wykorzystać, aby dać swojemu mailingowi drugą szansę przekonania odbiorcy do jego otwarcia. Wielu naszych Klientów pyta co zrobić, jeśli dana kampania miała nadzwyczaj niski wskaźnik otwarć. Jeśli nie masz sobie nic do zarzucenia jeśli chodzi o kreację mailingu i jego dopasowanie do potrzeb odbiorców, mogły zawinić inne czynniki.
Może wysłałeś go w szczególnie zapracowanym okresie dla swoich odbiorców? Na szczęście jest sprytny sposób na to, aby łatwo i szybko wysłać kampanię jeszcze raz, ale tylko do tych osób, które jej wcześniej nie otworzyły. Najpierw wykorzystując szereg testów FreshMaila, upewnij się, że sama kampania jest bez zarzutu - zawiera wszystkie niezbędne elementy i nie zostanie zakwalifikowana jako spam.
Następnie utwórz segment przy użyciu danych behawioralnych, składający się z osób, które nie otworzyły danej kampanii. W tym celu kliknij w głównym menu Odbiorcy, następnie wybierz listę, na której stworzysz nowy segment. Wybierz przycisk Segmentacja i Dodaj segment. Wybierz jakiej kampanii nie otworzyli odbiorcy i stwórz nowy segment.
Następnie skieruj tylko do tych odbiorców ponowną wysyłkę.
5. Dodawanie nowych odbiorców do listy
Jeżeli zbierasz adresy odbiorców w kilku miejscach jednocześnie możesz chcieć ręcznie zaimportować do obecnej listy nowych odbiorców. Nic prostszego. Wystarczy, że przygotujesz plik z nowymi adresami w formacie CSV, XLS, XLSX, bądź TXT i wgrasz go do obecnej listy zgodnie z krokami opisanymi w naszym poradniku. Możesz również ręcznie dodawać nowych odbiorców.
Zrób to sprytniej
W niektórych przypadkach adresy na Twoich listach mogą się pokrywać. Wówczas adres, który ma już status wypisany na obecnej liście może zostać zaimportowany jako aktywny. Żeby tego uniknąć nie zapomnij podczas importu nowych danych uwzględnić statusy odbiorców znajdujących się na innych listach. Wówczas wszystkie adresy będą miały aktualne statusy i żaden z subskrybentów nie oskarży Cię o bezprawne przywrócenie go na listę.
Te ustawienia zmienisz podczas importu nowych adresów na listę. Kliknij w tym celu zakładkę Odbiorcy. Wybierz listę, do której chcesz dodać kontakty i kliknij Dodaj odbiorców. Wybierz sposób zaimportowania danych, dodaj adresy i rozwiń opcję Zaawansowane oraz Zmień status, gdy odbiorca znajduje się na innych listach.
6. Wykorzystaj pola dodatkowe
System FreshMail pozwala Ci automatycznie generować kod formularza zapisu, który jest gotowy do skopiowania do kodu źródłowego Twojej strony. Jeżeli chcesz, aby oprócz adresu email odbiorcy zostawiali jeszcze inne dane, jak np. imię, wystarczy, że utworzysz pole dodatkowe i zaznaczysz je podczas generowania formularza.
Pamiętaj jednak, że zbyt duża ilość pól do wypełnienia jest istotnym czynnikiem wpływającym na ilość odrzuceń formularza (całkowitej rezygnacji z wypełnienia). Jak wykazało badanie przeprowadzone przez FreshMail, gdy umieścisz 7 lub więcej pól dodatkowych w jednym formularzu, odsetek odrzuceń wynosi już 92%. Zwróć również uwagę na to, że wypełnienie mniej ważnych pól jak np. data ostatniego zakupu czy miejsce zamieszkania, nigdy nie powinno być obowiązkowe, aby zapisać się na newsletter. Zmuszając odbiorców do podawania danych, którymi nie chcą się dzielić spowoduje, że ilość Twoich zapisów po prostu zmaleje.
Aby wygenerować własny formularz, wybierz z głównego menu zakładkę Odbiorcy i wybierz listę odbiorców, która ma być podpięta do formularza. Następnie kliknij Zapis na newsletter i Kreator formularza subskrypcji.
Zrób to sprytniej
Możesz jeszcze sprytniej wykorzystać informacje, które odbiorcy zostawili w polach dodatkowych, posługując się funkcją targetowania. Jeśli np. prowadzisz sieć restauracji w różnych miastach, możesz poprosić odbiorców, aby podali w formularzu, w którym z Twoich lokali jadają najczęściej. Na ich podstawie tych informacji dowolnie posegmentujesz swoją bazę. Zyskasz wtedy informację o ilości osób, które:
- nie wypełniły pola,
- wskazały konkretną nazwę miasta.
Biorąc pod uwagę te dane możesz stworzyć dedykowane kampanie, z inną ofertą promocyjną dla każdego z miast a jednocześnie wykorzystać informację o mieście zamieszkania w celu dodatkowej personalizacji, np. poprzez bezpośrednie zwrócenie się do odbiorców jak „Zapraszamy wszystkich Krakowian do degustacji naszego nowego menu!”
Aby wykorzystać pola dodatkowe do targetowania kampanii, wybierz z głównego menu Odbiorcy, następnie wybierz listę, na której utworzysz segment. Kliknij przycisk Segmentacja i Dodaj segment. Wybierz nazwę pola dodatkowego, w którym przechowywane są interesujące Cię dane i warunek dla da danej wartości. Pamiętaj, że równie dobrze może być to wiek, ulubiony kolor i każda informacja, która pomoże Ci uatrakcyjnić przekaz kampanii.
7. Kontroluj częstotliwość wysyłek
Jeżeli korzystasz jednocześnie z autoresponderów, czyli wiadomości wysyłanych automatycznie a do tego osobno z newsletterów i mailingów, możesz bardzo łatwo stracić rachubę ile rzeczywiście ich wysyłasz. Ile wiadomości wysłałeś do danego odbiorcy w danym miesiącu? Jeśli nie wiesz, bardzo możliwe, że było ich zbyt dużo a odbiorcy zaczną się systematycznie wypisywać z Twojej listy.
Zrób to sprytniej
Na szczęście nie musisz spisywać każdej przeprowadzonej wysyłki, ani prowadzić dla nich osobnej ewidencji :) We FreshMailu z góry określisz jak dużo mailingów (wysyłka komercyjna), newsletterów (wysyłka newsletterowa) i autoresponderów może maksymalnie otrzymać każdy z odbiorców. Pamiętaj, że zbyt duża ilość wysyłanych wiadomości to jeden z najczęstszych powodów wypisu z listy mailingowej - mały błąd może spowodować, że wyeksploatujesz swoją bazę odbiorców.
Typ wysyłki (newsletterowa, komercyjna) ustalisz w piątym kroku tworzenia kampanii, klikając opcję Zaawansowane.
Żeby ustalić limit wiadomości, które wysyłasz do odbiorców kliknij Ustawienia, Listy odbiorców a następnie w sekcji Jak często mają dostawać wiadomości Twoi odbiorcy ustal parametry. Masz do dyspozycji zakres wysyłki 1 wiadomości na okres od 1 dnia do 8 tygodni.
Jak widzisz, istnieje standardowe zarządzanie listą mailignową, ale również możesz to robić sprytniej. Tak aby wykorzystać w pełni jej potencjał. System FreshMail wspiera Cię we wszystkich działaniach email marketingowych, tak aby nawet początkujący użytkownicy mogli tworzyć wysyłki na miarę ekspertów. Nawet jeśli dopiero startujesz, bez obaw! Przetestuj nasze darmowe konto i zobacz jak wysokie wyniki uda Ci się osiągnąć. Powodzenia!