Maile transakcyjne a RODO – co musisz wiedzieć?

O przepisach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, które obowiązują od 25 maja 2018 r, pisaliśmy bardzo dużo na naszej stronie oraz w mediach. Prawo unijne w dużym stopniu wpłynęło na email marketing, zwłaszcza jeśli chodzi o zbieranie bazy mailowej, informowanie subskrybentów o ich prawach, a także samo przetwarzanie danych. Czy przepisy te również odnoszą się do maili transakcyjnych? Sprawdź, co musisz wiedzieć.

Czy wysyłając email transakcyjny, przetwarzam dane osobowe?

Zazwyczaj tak. Wiadomości tego typu zwykle wiążą się z transakcją, jaką odbiorca dokonał w Twoim sklepie czy serwisie. Przy składaniu zamówienia zwykle podaje się dokładne dane osobowe, które później zawarte są w treści maila lub na fakturze w załączniku. Istnieją jednak wyjątki od reguły, ponieważ może zdarzyć się tak, że ktoś na Twojej stronie poprosi o przypomnienie hasła do jego konta, do którego założenia potrzebny jest tylko adres email i hasło. Jak być może wiesz, adres mailowy nie zawsze jest daną osobową. 

Czy potrzebuję specjalnej zgody na wysyłanie maili transakcyjnych?

Na szczęście RODO nie wymaga zgody odbiorcy na wysyłanie każdego rodzaju wiadomości, gdyż byłoby to uciążliwe zarówno dla przedsiębiorców, jak i zwykłych użytkowników internetu. Mimo to wiele firm umieszcza zgodę np. na “przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zamówienia”, co jest niepotrzebne. 

Kiedy nie muszę posiadać zgody na wysłanie wiadomości email? 

Zgody wymagane są głównie do działań marketingowych, jak wysyłka newslettera, czy składania ofert handlowych. Natomiast nie musisz ich posiadać, gdy wysyłasz:

• informacje dla klientów w celu realizacji zamówienia, czyli właśnie wszelkiego rodzaju maile transakcyjne, jak np. potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji, informacje o jego stanie czy planowanej godzinie dostarczenia przesyłki;
• ofertę handlową w odpowiedzi na bezpośrednie pytanie użytkownika - jeżeli więc ktoś zapyta Cię o wycenę danej usługi, możesz mu spokojnie odpowiedzieć, pod warunkiem, że nie będziesz przesyłać później dodatkowych informacji i ofert;
• wiadomość na adres dostępny publicznie (np. na stronie internetowej firmy) w celu, dla którego został podany - jeżeli w danej witrynie znajdziesz informację, że w sprawach współpracy możesz pisać na adres xyz@firma.pl, to nie masz powodów do obaw, gdy wyślesz na niego propozycję współpracy; 
• wiadomości w prawnie uzasadnionym interesie, jak np. dochodzenie roszczeń od klientów.

Warto zwrócić uwagę na ostatni punkt. RODO zezwala na wysyłkę wiadomości ważnych z punktu widzenia administratora danych osobowych, bez konieczności posiadania zgody. Jeżeli więc użytkownicy zakładają w Twoim serwisie konta, podając do nich adres email, możesz na nie wysłać nie tylko potwierdzenie założenie konta, ale też np. informacje o zmianie regulaminu, zmianach w serwisie lub usłudze, przypomnienia o terminach płatności itp. 

Czy mogę wysyłać mailingi i newslettery do swoich klientów?

Jak zapewne już się domyślasz, dokonanie transakcji lub założenie konta w Twoim sklepie internetowym czy serwisie nie jest podstawą do tego, by wysyłać wiadomości marketingowe. Twoi klienci powinni mieć możliwość wyrażenia (lub też niewyrażenia) zgody na otrzymywanie newslettera. Dlatego jeśli chcesz budować bazę odbiorców, na stronie transakcji umieść check-box do zaznaczenia z odpowiednią formułą.