Jak pracować kreatywnie i skutecznie z domu

Pracujemy zdalnie już od roku. Czy po tym czasie masz już wypracowaną metodę na efektywną i kreatywną pracę, czy cały czas garbisz się przy stoliku kawowym? Różnie z tym bywa, prawda? Dowiedz się o jakie trzy strefy warto zadbać, by z kanapowego leniwca przemienić się w lwa organizacji.

Strefa otoczenia

Zacznijmy od strefy otoczenia. Praca biurowa ma tę specyfikę, że owe biuro możesz zorganizować sobie właściwie wszędzie - jedyne czego potrzebujesz, to dostęp do internetu i oczywiście komputer. Jednak jest kilka rzeczy, o które warto zadbać, by praca była bardziej efektywna.

Własny (czasem ciasny) kąt

Najlepszym rozwiązaniem, choć nierzadko ciężko wykonalnym, jest własny pokój przeznaczony tylko i wyłącznie do pracy. Takie domowe biuro pozwoli Ci wyciągnąć maksimum skupienia.

Dobierz biurko i wygodne krzesło, które stanowią niejako minimum potrzebne do pracy przy komputerze. Jeśli Twój pracodawca się na to zgodzi, warto pożyczyć z biura dodatkowy monitor.

Nie masz wolnego pokoju? Możesz spróbować wynegocjować warunki lokalowe w pokoju dziecka, oczywiście za odpowiednią dopłatą do kieszonkowego ;) Rodzice maluchów mają w tym przypadku dużo łatwiej.

Jeśli nie masz możliwości zaaranżowania pokoju - spróbuj wygospodarować przestrzeń w sypialni lub salonie tylko dla siebie. Własny kąt, w którym możesz pozostawić notatki czy karteczki z zadaniami na kolejne dni.

Wyjdź z łóżka!

Wygodne łóżko, miękka poduszka, cieplutka kołderka kuszą i to najmocniej o poranku. Czy nie warto popracować z tego domowego raju choć kilka godzin? Pewnie, że warto! Tylko czy z korzyścią dla listy zadań, które masz do wykonania?

Dlatego niezwykle ważne jest oddzielić moment rozpoczęcia pracy od porannych obowiązków. Ta granica pozwoli mentalnie wejść w tryb skupienia na realizacji zadań.

Nawet, jeśli pracujesz z sypialni, bo tam akurat masz miejsce do pracy, warto wykonać takie same czynności, jakbyś szedł do biura.

Zadbaj o swoją przestrzeń

Kolejna rzecz to zadbanie, by otoczenie Twojego biurowego kącika sprzyjało kreatywności. Może być to tablica korkowa z przyczepionymi karteczkami, cytatami, inspiracjami. Może być to ulubiona roślina, na którą patrzysz w momentach zbierania myśli lub takie ustawienie biurka, by mieć swobodny dostęp do okna, balkonu.

Wszystko to, co sprawi, że poczujesz się w tej przestrzeni dobrze, pozytywnie, dostaniesz energii do działania.

Focus o różnych porach

Zastanów się, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny.

Niektórzy lubią wstać rano i załatwić najważniejsze rzeczy przed 10:00. Inni wolą spokojny start dnia, a szczyt kreatywności osiągają w południe. Jeszcze inni wstają późno i siedzą do wieczora, bo wtedy najlepiej jest im się skupić.

Niemniej ważne jest, by część dnia pracy dla każdego z pracowników firmy była wspólna.

Strefa pracy

Praca zdalna wymaga od nas dużo dyscypliny i szukania rozwiązań, które pomogą lepiej zaplanować swój dzień. Mamy jednak wiele rozpraszaczy, które mogą zaprzątać nam głowę - obiad, pranie, dzieci na nauce zdalnej, zwierzak oczekujący zabawy. Dlatego wszelkie metody na wyłączenie tych rozpraszaczy są mile widziane.

Muzyka

Jedną z metod, jaką często stosuję, gdy potrzebuję się maksymalnie skupić, to odciąć się od bodźców zewnętrznych za pomocą słuchawek i muzyki. Spotify czy YouTube to tacy mali przyjaciele, którzy dostarczą mi tego, czego potrzebuję - energetycznej muzyki w momencie wymyślania koncepcji kreatywnych, czy z serii deep focus, gdy pracuję nad większym projektem.

Kalendarz

Poszatkowany spotkaniami dzień nie sprzyja koncentracji, bo za każdym razem, gdy wracasz do projektu, musisz na nowo wpaść w rytm. Dlatego jeśli potrzebujesz dnia skupienia, ustaw w kalendarzu spotkanie - sam ze sobą. Dzięki temu ograniczysz niespodziewane spotkania do minimum.

Komunikatory

W czasie pełnego skupienia dobrą opcją jest też ustawienie w używanym przez Twoją firmę komunikatorze status zajęty/nie przeszkadzać, a także wyłączenie dźwięków powiadomień.

Spotkania online

To, co najbardziej denerwuje część z nas podczas spotkań firmowych, jest ciągnące się rozmowy nie na temat. Każdy z nas ma pracę do wykonania, a przedłużające się spotkanie jedynie powoduje frustrację. Dlatego warto umówić się na “regulamin” spotkań online i trzymać się tych zasad.

Na przykład:

• Na spotkanie przychodzimy przygotowani
• Jeśli czujemy, że spotkanie nas nie dotyczy, dajemy sobie zielone światło, by je opuścić (oczywiście za zgodą współuczestników)
• Zapraszamy jedynie te osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w omawiany temat
• Dobrze sprawdza się przygotowanie wcześniej agendy i przedstawienie jej na początku spotkania
• Trzymamy się ram czasowych, dobrze jest też wyznaczyć jedną osobę od pilnowania czasu i agendy
• Jedna z osób robi notatki na bieżąco, aby móc przekazać ustalenia pozostałym osobom, które niekoniecznie musiały być na spotkaniu
• Ze spotkania wychodzimy z rozdzielonymi zadaniami lub planem na kolejne kroki

This should have been an email

W czasie ogólnoświatowej pracy zdalnej zauważyliśmy, niektórzy z ulgą, a niektórzy z niedowierzaniem, że wiele spotkań tak naprawdę spokojnie mogło być mailem. I w większości przypadków to doskonałe rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić wiele czasu, a odbiorcy mogą na spokojnie przyswoić informacje, wrócić do nich o dowolnej porze.

Wspólny kanał komunikacji

Czy w Twojej firmie jest tak, że jedni używają Slacka, inni piszą maile, a z niektórymi skontaktujesz się jedynie za pośrednictwem Hangouts? Z doświadczenia pracy zdalnej we FreshMailu wiemy, że wspólny komunikator, na którym znajdziesz każdego pracownika i masz pewność, że Ci na nim odpowie, to najlepsze rozwiązanie.

W dodatku utworzyliśmy na nim kanały zespołowe (IT, Marketing itp.), do których każdy ma dostęp, a także działamy w kanałach tematycznych, ułatwiających komunikację członków różnych zespołów w kontekście jakiegoś projektu.

Przydatne narzędzia ułatwiające pracę w grupie

Nic nie zastąpi spotkania na żywo. Jednak jeśli sytuacja tego wymaga, warto szukać rozwiązań, dzięki którym choć częściowo przeniesiemy wypracowane rozwiązania na ekrany.

We FreshMailu działamy w kulturze Agile. Mamy spotkania scrumowe, na których omawiamy, czym zajmiemy się konkretnego dnia, czy planujemy kolejne sprinty, ale też rozmawiamy o problemach czy burzujemy się kreatywnie. Praca zdalna nie spowodowała, że zrezygnowaliśmy z części spotkań - po prostu przenieśliśmy je do internetu. Pomagają nam w tym różne narzędzia, które chętnie Ci przedstawię.

Parabol - ta aplikację używamy najczęściej w trakcie trwania naszego scrumowego spotkania: retrospektywy. Podczas niej dodajemy karteczki z tematami do omawiania. Tematy dzielimy na te, które są pozytywne i warte powtórzenia, ale też na te, które trzeba poprawić. Karteczki są zasłonięte dla innych uczestników, odkrywamy je w jednym czasie i za pomocą głosowania ustalamy, nad którymi chcemy się pochylić. Aplikacja pozwala również na dodawanie notatek, które później wysyła w formie podsumowania na maila do wszystkich uczestników.

Przy brainstormingu świetnie sprawdza się aplikacja Mural. Jest to wirtualna, wielka tablica, na której w czasie rzeczywistym można dodawać karteczki z notatkami, pomysłami czy uwagami, rysować, tworzyć mapy myśli itp. We FreshMailu pracujemy na Muralu najczęściej właśnie w czasie wymyślania koncepcji kreatywnych, ale także w czasie warsztatów.

Jamboard to z kolei taka ładniejsza wersja Muralu, gdzie również w czasie rzeczywistym możesz dodawać karteczki, pisać teksty czy rysować.

Asana / YouTrack - na pewno są to znane Ci narzędzia do planowania pracy, rozdzielania zadań i pilnowania kalendarza. Te lub inne ich odpowiedniki mają dobrą cechę - stanowią wspólną tablicę, do której dostęp mają wszyscy pracownicy lub zespoły działające nad danym tematem. Narzędzia te z powodzeniem zastępują fizyczną tablicę scrumową.

Przydatne narzędzia ułatwiające pracę w skupieniu

Z kolei jeśli potrzebujesz wsparcia, by w skupieniu dokończyć jakiś projekt, polecam Ci następujące narzędzia i wtyczki:

OneTab - dobry sposób dla tych, którzy mają zawsze otwarte tysiąc kart w przeglądarce. Jeśli potrzebujesz się skupić, a rozprasza Cię pojawiające się w karcie Gmaila powiadomienia o kolejnym mailu, użyj wtyczki One Tab. Rozszerzenie zamyka wszystkie otwarte karty i w zamian pozostawia tylko jedną, w której znajduje się lista wszystkich wcześniej używanych kart.

Tomato Timer to narzędzie odmierzające czas, które sprawdza się przy metodzie Pomodoro. Metoda polega na tym, że dzielisz pracę na czas skoncentrowania się na zadaniu przez 25 minut, a następnie na 5 minutową przerwę, po której albo wracasz do dotychczasowego zadania, albo zaczynasz pracować nad czymś innym. I tak przez 4 cykle. Potem zrób sobie dłuższą przerwę, podczas której całkowicie odetniesz się od obowiązków.

Mercury Reader usuwa niepotrzebne elementy ze strony, którą aktualnie czytasz. Dzięki temu, robiąc np. research, skupiasz się na tym, co najważniejsze, co z kolei skraca czas potrzebny na zapoznanie się z treścią.

Strefa inspiracji

Zakładam, że skoro czytasz naszego bloga, to działasz w marketingu lub z tym marketingiem współpracujesz. A praca ta wymaga jednak odrobiny kreatywności. :) Z doświadczenia wiem jednak, że często zadanie goni zadanie, a skupiając się na wykonaniu ich często zapominamy o tym, aby dać sobie przestrzeń na nowe pomysły.

Daj sobie przestrzeń na pracę kreatywną

Nie bój się poświęcić godzinę lub dwie w ciągu tygodnia i wykorzystaj ten czas na zbieranie wspomnianych pomysłów, szukanie inspiracji, czytanie ciekawych blogów, czy słuchanie podcastów.

Inspirację znaleźć możesz wszędzie, nawet na własnej skrzynce mailowej - czytając newslettery, widzisz, jak inni je tworzą, jak grupują tematy, jak używają personalizacji, czy jaki szablon używają.

Również spotkania ze współpracownikami i wspólne wymyślanie koncepcji jest owocne dla nowych pomysłów. Warto umówić się na cykliczne spotkania kreatywne, na przykład raz na dwa tygodnie czy choćby raz na miesiąc.

Work-life balance

Nie zapominaj też, żeby oddzielić czas na pracę od czasu dla siebie czy rodziny. Komputer firmowy w mieszkaniu kusi, szczególnie tych nadgorliwych, aby zerknąć, czy nie przyszedł jakiś ważny mail. Dlatego jeśli pracujesz na komputerze firmowym, po skończonej pracy wyłącz go i nie otwieraj do kolejnego dnia.

A jeśli pracujesz na własnym komputerze - tu dużo zależy od Twojej samodyscypliny. W każdym razie polecam oddzielić grubą kreską strefę i czas poświęcony pracy od tego poza-pracowego. Być może dzięki temu uchronisz się przed zbyt szybkim wypaleniem zawodowym?

Słowem podsumowania...

Mam nadzieję, że omówione w tym artykule przykłady i rozwiązania pomogą Ci w skutecznej, kreatywnej, a przede wszystkim przyjemnej pracy w Twoim domowym biurze!