Email marketing w promocji eventów – o czym pamiętać

Organizujemy eventy, by dzielić się wiedzą, poznawać nowe trendy i dyskutować na temat inspirujących rozwiązań w naszej branży. Event jest również świetną okazją do promocji własnej marki. Email marketing jest natomiast doskonałym kanałem promocji wiedzy, a więc również eventów. Sprawdź, o czym warto pamiętać przy promocji Twojego wydarzenia za pomocą email marketingu.

Jak wypromować wydarzenie?

Ilość słów, które możesz umieścić w newsletterze jest nieograniczona. Oczywiście - dobre praktyki podpowiadają, by w wiadomości zawrzeć tylko najważniejsze informacje, które mają zachęcić czytelnika i przekierować go na stronę internetową z szerszą informacją o evencie.

Mówiąc językiem korzyści, możesz skutecznie przekonać odbiorców do uczestnictwa w Twoim wydarzeniu. Wypunktuj jego najważniejsze cechy pamiętając, by język wiadomości dobrać do Twojej grupy docelowej. Przede wszystkim zastanów się, na czym najbardziej zależy odbiorcom Twoich newsletterów i dopasuj do tego komunikat. Jeżeli w wydarzeniu będzie uczestniczyć znana lub ważna osoba, również wspomnij o tym w newsletterowej zajawce. Nie zapomnij o przycisku call to action, który po kliknięciu przekieruję na stronę z formularzem rejestracji na wydarzenie.

FreshMail: Mailing konferencji M@il My Day

Jak? Skuteczniej!

Wykorzystaj poniższe wskazówki, aby mieć pewność, że Twoja wysyłka będzie skuteczna:

Temat wiadomości: Twój temat powinien inspirować i wzbudzać zaciekawienie, masz wtedy pewność, że więcej ludzi otworzy Twojego maila. Wypróbuj np. "10 rzeczy które przegapisz, jeśli nie weźmiesz udziału w tej konferencji".

Czas wysyłki: Spróbuj przeprowadzić wysyłkę w weekend. Ponieważ niewiele firm to robi, otwarcia i klikalność Twojej wiadomości mogą być wyższe. W weekendy jesteśmy też mniej zestresowani i zwyczajnie mamy więcej czasu, aby zapoznać się z przesyłaną do nas treścią.

Content wideo: prześlij obrazek z linkiem do filmiku promującego Twoje wydarzenie. Interaktywne treści mogą poprawić współczynnik klikalności.

Społeczny dowód słuszności: Pokaż odbiorcy, że nie może przegapić wydarzenia organizowanego przez Ciebie. Jeśli masz pozytywne opinie uczestników o poprzednich edycjach użyj ich jako cytatów w wiadomości.

Odpowiednia zachęta: Krótko przed eventem, by jeszcze bardziej zachęcić do udziału w wydarzeniu, umieść kod rabatowy w newsletterze. Uda Ci się w ten sposób pozyskać dodatkowe zapisy, ponadto przyzwyczaisz odbiorców, że regularne otwieranie Twoich wiadomości może dać im dodatkową korzyść przed eventem.

Wysyłaj i wysyłaj raz jeszcze: Zaplanuj kampanię do wysyłki kilka razy. W przypadku dużych imprez możesz najpierw wysłać mail ogólny i specjalną ofertę dla rejestrujących się dużo wcześniej. W kolejnym ogłosić prelegentów i agendę, później wydarzenia specjalne, a w miarę zbliżania się daty wydarzenia w czasie, dosyłać rabaty lub oferty specjalne dla osób rejestrujących się grupowo.

Co jeszcze mogę zrobić przed eventem?

Jeżeli zależy Ci na rozszerzeniu zasięgu i dodatkowej promocji Twojego wydarzenia, warto zastanowić się nad skorzystaniem z zewnętrznych baz danych. Wysyłka do dokładnie dobranej grupy docelowej znacznie powiększa szansę na zdobycie dodatkowych kontaktów.

Event to oczywiście nie tylko szereg przygotowań i promocji przed. Jeżeli udało Ci się zaprosić na wydarzenie również osoby, z którymi wcześniej nie miałeś bliższych relacji biznesowych, dobrze jest je podtrzymać również po imprezie. Do tego celu idealnie sprawdzi się FreshForm - darmowa aplikacja, która pozwala na stworzenie dowolnego formularza zapisu na newsletter i  zbierania adresów offline.

W centralnym miejscu Twojego wydarzenia (np. tam, gdzie wszyscy przechodzą - zapewne będzie to obszar rejestracji uczestników) umieść stojak z tabletem, który posiada aplikację FreshForm. Spersonalizuj formularz zapisu oraz daj bonus za sam zapis. Nie przejmuj się, jeżeli nie możesz pozwolić sobie na rabat. Biznesowy event oznacza, że Twoi przyszli subskrybenci są na nim, by otrzymywać wiedzę - zachęć ich do zapisu poprzez korzyść otrzymywania darmowego, branżowego ebooka.

FreshMail, Marketing przy Kawie: mailing Poranki z Email Marketingiem 2015

Nie zapomnij o promocji po evencie

Zakończenie eventu to dopiero początek zbierania Twoich plonów. Masz nową bazę adresów zebranych za pomocą aplikacji FreshForm. Udało Ci się odnowić kontakty biznesowe i nawiązać skuteczne relacje. Teraz musisz zadbać o ich podtrzymanie.

Rozpocznij od wysłania podsumowania i podziękowania za udział w wydarzeniu. Dobrze jest w takim newsletterze wybrać również najciekawsze wypowiedzi czy też skróty najpopularniejszych wystąpień - osiągniesz w ten sposób zasięg wirusowy wiadomości (osoby chętnie będą się nią dzielić np. w mediach społecznościowych).

Dodatkowo, pamiętaj o podtrzymaniu relacji poprzez dzielenie się wiedzą i informacjami, które będą najbardziej pożądane dla Twoich odbiorców. W tym celu wykorzystaj cykliczny autoresponder, który pozwala zautomatyzować i usystematyzować wysyłkę - np. raz w tygodniu. Wystarczy, że przygotujesz treść wiadomości i będziesz ją podmieniać przed każdą wysyłką - kampania będzie wysyłać się automatycznie.

Oczywiście poprzez dzielenie się unikalną wiedzą będziesz mógł przyzwyczaić swoich subskrybentów do otwierania wiadomości od siebie. Od czasu do czasu, przeplataj w nich również promocyjne informacje o Twojej firmie - dzięki temu masz pewność, że przeczyta je więcej osób.

Buduj długofalowe relacje

Wykorzystaj swój event aby kontynuować komunikację z osobami zainteresowanymi działaniami Twojej firmy.

Zaproś na swoje profile w social media: niektórzy z uczestników mogą jeszcze nie być częścią Twojej społeczności na Facebooku czy Twitterze. Wykorzystaj okazję do zebrania większej ilości obserwatorów wśród przychylnych Ci profesjonalistów.

Prześlij ofertę specjalną: w trakcie wydarzenia pojawiły się także prezentacje produktowe? Wyślij uczestnikom specjalną ofertę na swoje usługi lub produkty, które mieli okazję poznać w trakcie spotkania.

Informuj o przyszłych eventach: zaproś uczestników wydarzenia do zapisania się na specjalny newsletter z informacjami o kolejnych konferencjach i spotkaniach.

Dobre praktyki w promocji eventów

Jak widzisz FreshMail również dba o to, by jednym z głównym kanałów promocji eventów był email marketing. Przed każdym dużym wydarzeniem wysyłamy newsletter informacyjny do odbiorców, który zapada w pamięć. Mam nadzieję, że powyższe przykłady zainspirują Cię do kreatywnego podejścia do promocji eventów za pomocą email marketingu. Powodzenia w tworzeniu własnych kreacji, w promocji eventów!