Czego nauczyliśmy się po roku pracy zdalnej? Wywiad z Karoliną Latos

Czas leci. Już rok pracujemy zdalnie. We FreshMailu zmianę z codziennej pracy w biurze w 70 osobowym zespole, do działania w rozproszonym teamie, rozsianym po całym Krakowie (a teraz już nie tylko Krakowie), dokonaliśmy w kilka dni. To było niezwykłe wyzwanie, które przeprowadziliśmy... no właśnie, jak? Zapraszam na wywiad z Karoliną Latos, Chief Human Resources Officer & Board Member, która podzieli się swoim doświadczeniem i podsunie kilka freshmailowych rozwiązań, które pomogły nam w odnalezieniu się w pracy zdalnej.

Renata Gajoch-Bielecka: Jak wyglądało przejście na pracę zdalną we FreshMailu? Jakie pojawiły się wyzwania z tym związane?

Karolina Latos: Przyznam, że sama byłam zaskoczona jak sprawnie przeszliśmy na tryb pracy zdalnej. Ma to swoje źródło w kilku latach pracy nad kulturą organizacji, komunikacją i transparentnością. Nie jest to proces krótki. Nie da się go zrobić od ręki, według checklisty, czy poradnika. Organizacje, które już wcześniej pracowały nad swoimi procesami, wykorzystywanymi narzędziami i przepływem informacji, miały zdecydowanie ułatwione zadanie. Tak było właśnie w naszym przypadku. Jako FreshMail przystosowaliśmy się do pracy zdalnej w kilka dni, ale proces ewolucji w kierunku transparentności informacji w firmie, która pracę zdalną wspiera, trwał już latami.

Jeśli chodzi o wyzwania, to o mały włos nie polegliśmy na ważnym elemencie, czyli wspólnym kanale komunikacji. Przez parę lat mieliśmy ich kilka m.in. Slack, Hangouts i YouTrack, a każdy zespół wypracował własny sposób porozumiewania się.

Wynikały z tego nieraz nieporozumienia i od dłuższego czasu chcieliśmy to ujednolicić. Dosłownie na kilka dni przed ogłoszeniem w Polsce pierwszych obostrzeń, zrezygnowaliśmy z komunikacji na Slacku i uruchomiliśmy nasz główny kanał ogólnofirmowy, czyli komunikator Mattermost. To wpłynęło na szybki przepływ informacji i już nie musimy się zastanawiać, gdzie napisać, aby dana wiadomość dotarła do właściwych osób o właściwym czasie.

Jako FreshMail pracowaliśmy wcześniej dużo nad kulturą organizacji. Czy wypracowane do tej pory metody pomogły w nowej rzeczywistości?

Jak najbardziej, bez tego nie bylibyśmy w stanie dokonać takiej rewolucji z dnia na dzień, a już na pewno nie tak sprawnie. Dla mnie dbanie o kulturę organizacji to stopniowa ewolucja. Ciągła praca nad uświadamianiem, jak bardzo ważne są dla organizacji obieg informacji i komunikacja.

Mamy w firmie ambasadorów zmiany w postaci liderów lub osób z poszczególnych zespołów, którzy wspierali działania i pomagali tworzyć odpowiednie procesy, wybierać narzędzia, ewaluować zasady i praktyki.

Jak się okazało, bardzo ważną wartością, która pomogła nam przejść przez tę zmianę, była szczerość - przyzwolenie na przyjście i powiedzenie: “nie podoba mi się to”, “chcę to zmienić”, “mam wątpliwości”.

Przepływ informacji, to jedna z pięt Achillesa podczas pracy zdalnej. Jaką strategię w tej kwestii przyjęto we FreshMailu?

Naczelną zasadą jest regularne informowanie o tym, co się dzieje w firmie i dbanie o transparentność. Mamy trzy stałe źródła informacji, które są ogólnodostępne i świetnie sprawdziły się w dobie home office.

Mailing Lemoniada, który tworzy Marcin Grochowina, z treści przesłanych przez wszystkich w organizacji. Ma nieco luźniejszą formę, zawiera ciekawe historie, success stories, anegdoty, materiały, zdjęcia i przeróżne informacje, jakimi chcemy się podzielić z resztą firmy.

Co miesiąc informujemy o wynikach finansowych. W prezentacji piszemy o tym, jak sytuacja firmy ma się w odniesieniu do naszych celów strategicznych oraz celów kwartalnych poszczególnych zespołów. Dbamy o to, by nie były to same suche statystyki ale by z wykresów płynęły wnioski dla całej organizacji.

Sprint Review to kolejne cykliczne wydarzenie. Dokładnie jest to spotkanie scrumowe, które odbywa się na koniec każdego sprintu, a we FreshMailu ma to miejsce co dwa tygodnie. Podczas Sprint Review rozmawiamy o pracy wykonanej i planowanej przez zespół IT, Marketingu oraz Sprzedaży.

Każdy z tych działów ma podczas tego spotkania przestrzeń na prezentację swoich działań, a pozostali pracownicy mogą zadawać pytania, podpowiadać rozwiązania czy rozwiewać wątpliwości. I choć może się to wydawać niemożliwym, to udowodniliśmy, że wideokonferencja dla ponad 60 osób jest możliwa, jeśli tylko przestrzegamy wcześniej ustalonych zasad i agendy spotkania.

A jak wygląda obecnie zatrudnianie nowych pracowników? Jak integrują się oni z resztą zespołu?

W tym momencie mamy już wypracowany standard wprowadzania nowego pracownika do firmy w trybie zdalnym. Obecnie biuro jest cały czas otwarte i w reżimie sanitarnym można z niego pracować, proponujemy nowym członkom zespołu, by przez pierwszy tydzień przepracowali razem z osobą, która będzie go/ją wprowadzać. Wielu nowych pracowników, chętnie z tego korzysta. Ponieważ pracujemy w Scrumie, nowi członkowie zespołu mają kontakt z innymi pracownikami każdego dnia, podczas cyklicznych spotkań, co zdecydowanie ułatwia wprowadzenie.

Jakie rozwiązania możesz polecić dla firm, które chcą zadbać o lepszy nastrój pracowników, pomimo przeciągającej się pandemii i męczącej pracy zdalnej?

Staramy się dbać o ducha zespołu w różny sposób.

Na kanale Mattermost dodajemy muzykę, której słuchamy i powstają tam playlisty na dany miesiąc. Mała rzecz, a cieszy. Gorąco polecam zorganizowanie dnia wewnętrznych warsztatów, gdzie ludzie spoza swoich zespołów mogą razem się spotkać online i nauczyć czegoś nowego. Zrobiliśmy takie wewnętrzne szkolenie pod nazwą FreshMail Day i miało ono formę zdalną. Odbyły się prezentacje i szkolenia zarówno z umiejętności miękkich jak i twardych.

Całość była organizowana przez nas wewnętrznie, każdy mógł się zgłosić do przeprowadzenia prezentacji czy warsztatu.

Kolejna kwestia to integracja. We FreshMailu zawsze lubiliśmy się spotykać po pracy. Przed pandemią przynajmniej raz w miesiącu oddolnie organizowaliśmy jakąś integrację firmową: planszówki, ognisko pod Krakowem czy to, co aktualnie ktoś wymyślił i zaproponował. Już w pierwszym tygodniu pracy zdalnej padło pytanie "a co zorganizujemy teraz?". Wpadliśmy na ideę firmowych Kalambur i było to na tyle ciekawym pomysłem, iż nie trzeba było nikogo namawiać do udziału i już czekamy na kolejną edycję. Poza tym, każdy dział, jeśli czuje taką potrzebę, oddolnie organizuje swoje integracyjne spotkania po pracy, co pokazuje, że wciąż czujemy potrzebę porozmawiania w swoim gronie.

Zatem brak bezpośredniego kontaktu, którego po prostu pracownikom brakuje, staramy się zastąpić w nieco innej formie i wprowadzić choć namiastkę normalności.

Jakie kwestie pandemia szczególnie obnażyła, na jakich aspektach powinny się skupić organizacje?

Z moich obserwacji mogę powiedzieć, iż organizacje w najbliższym czasie będą musiały pracować nad trzema kluczowymi aspektami:

• na komunikacji i umiejętności rozmowy w przeróżnych warunkach,
• optymalizacji narzędzi,
• tworzeniu rozwiązań dostosowanych pod pracę zdalną lub hybrydową.

Wciąż nie wiemy kiedy normalność wróci więc w mojej ocenie, to są trzy kryteria, które będą niezwykle istotne dla firm.