Jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie dzięki systemowi do email marketingu

Komunikacja wewnętrzna odgrywa bardzo istotną rolę w nowoczesnych firmach, gdzie przepływ informacji jest niezbędny do wykonywania projektów. Szczególnie istotne jest to w dużych firmach i korporacjach, w których pracownicy przebywają w różnych lokalizacjach. Warto więc wybrać narzędzia, które tę komunikację ułatwiają. Jednym z nich jest FreshMail. Sprawdź, jak jego funkcje mogą być wykorzystane w komunikacji wewnętrznej. 

Dlaczego komunikacja wewnętrzna w firmach jest ważna?

Zacznijmy od tego, że sprawna komunikacja wewnętrzna wpływa pozytywnie na efektywność i szybkość wykonywanej pracy, ale też na kulturę organizacyjną, zadowolenie pracowników i atmosferę. Tak naprawdę może być wykorzystywana w bardzo wielu różnych celach. Przykładowo dzięki niej możesz:

• pozwolić pracownikom zrozumieć strategię i wizję firmy czy produktu;
• informować o nowościach organizacyjnych, zmianach kadrowych, prawnych, prowadzonych działaniach HR-owych, akcjach marketingowych etc.;
• zachęcać do udziału w eventach firmowych;
• motywować, budować zaangażowania pracowników i prowadzić tzw. PR wewnętrzny;
• udostępniać  materiały szkoleniowe dla nowych pracowników;
• zbierać uwagi i sugestie;
• prowadzić onboarding, ułatwiając adaptację nowym pracownikom.

Ponadto dostarczając pracownikom odpowiednie narzędzia, ułatwisz im komunikację z liderami i managerami oraz prowadzenie dialogu między sobą w kwestiach związanych z wykonywaną pracą.

Dużo tego, prawda? Skoro komunikacja wewnętrzna wpływa na tak wiele obszarów pracy, zadbaj o to, by  przebiegała sprawnie. A to zapewnić może m. in. system do email marketingu. 

Dlaczego email to najlepsze narzędzie do komunikacji wewnętrznej?

Mimo tego, że istnieje mnóstwo komunikatorów i specjalnych narzędzi służących do komunikacji w firmie, to wciąż najpowszechniejszy jest kontakt za pomocą emaila. Według badań firmy McKinsey przeciętny człowiek spędza 28% swojego czasu w pracy czytając i odpisując na maile. Z kolei platforma Statista.com podaje, że w Stanach Zjednoczonych prawie połowa wszystkich pracujących sprawdza skrzynkę pocztową co kilka godzin, a 33% robi to nawet częściej. 

Z kolei agencja Gatehouse przeprowadziła międzynarodowe badania, z których wynika, że wśród narzędzi digitalowych to właśnie email (wysyłany do wszystkich w firmie) jest wykorzystywanym najczęściej - wskazało go aż 96% respondentów. Bardzo ciekawie prezentują się też wyniki najskuteczniejszych narzędzi:

Maile znalazły się też na drugim miejscu (tuż za badaniami zaangażowania) w zestawieniu najlepszych narzędzi do udzielania informacji zwrotnej.

Z tych choćby kilku powodów warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu do email marketingu w celu poprawienia komunikacji wewnątrz firmy. System taki jak FreshMail posiada szereg funkcji, które są niedostępne z poziomu zwykłego klienta pocztowego (jak Gmail czy Outlook). Przedstawię je w dalszej części artykułu. 

Komunikuj się z tysiącami odbiorców w szybki i przejrzysty sposób

W biznesie szybkość przepływu informacji często jest kluczowa i dobrze, gdy pracownicy oraz przedstawiciele handlowi są na bieżąco z nowościami czy promocjami. Zarząd firmy powinien też pewne wiadomości przekazywać jako pierwszy, by pracownicy nie dowiedzieli się o nich np. z zewnętrznych źródeł, jak social media. Taka otwartość w komunikacji wpływa na to, jak postrzegany jest pracodawca wewnątrz organizacji.

Stwórz więc szablony takich oficjalnych wiadomości we FreshMailu, by później móc jedynie podmienić w nich tekst. Następnie wysyłka do tysięcy odbiorców to już tylko kwestia chwili. 

Ważne jest też to, że z pomocą systemu do email marketingu możesz wysyłać nie tylko standardowe wiadomości tekstowe, ale używać w nich dowolnie zdjęć, grafik czy gifów. Dzięki temu łatwiej zaprezentować niektóre informacje, a dla pracowników taka treść będzie bardziej przystępna i atrakcyjna. 

Dbaj o zaangażowanie pracowników za pomocą firmowych newsletterów

W małych firmach, które znajdują się w jednym budynku, do informowania o nowościach czy sukcesach wystarczy tablica informacyjna. Inaczej jednak, gdy np. korporacja ma filie w różnych miastach czy nawet krajach. W takich wielkich organizacjach zmiany następują w sposób dynamiczny i bardzo dużo dzieje się wokół marki. Dlatego warto wprowadzić wysyłany systematycznie newsletter firmowy, dzięki któremu sprawisz, że pracownicy będą na bieżąco z wszystkimi ważnymi informacjami i poczują emocjonalną więź ze swoim miejscem pracy. Czasem wiadomości o tym, ile dzieje się w firmie, że się ona rozwija i cały czas idzie naprzód są niezauważane, a to przecież błąd, bo właśnie takie newsy wpływają na atmosferę w pracy i poczucie bezpieczeństwa.  

Dzięki newsletterom firmowym zbudujesz większe zangażowanie w życie firmy. Zachęcając ich do udziału w akcjach marketingowych czy eventach, sprawisz, że staną się ambasadorami Twojej marki i idei, które ze sobą niesie. 

We FreshMailu szablon takiego newslettera stworzysz w bardzo łatwy sposób metodą drag&drop. Możesz też liczyć na pomoc naszych ekspertów.

Statystyki i lepsza kontrola komunikacji

Z doświadczenia wiem, z czym borykają się duże organizacje. Pierwszym wyzwaniem dla nich jest to, by stale mierzyć skuteczność swoich działań. Dotyczy to również komunikacji wewnętrznej. Nic dziwnego, że firmy chcą sprawdzać, czy wykorzystywane narzędzia (na które często wydają pieniądze) są optymalne. Drugim wyzwaniem jest problem, który zapewne znasz - wysyłasz ważny komunikat, a później okazuje się, że nie wszyscy, którzy powinni, są poinformowani, bo nie odczytali maila. 

W tym wszystkim pomogą przejrzyste raporty we FreshMailu. Znajdziesz w nich m. in. statystyki pokazujące Open Rate czy Click Through Rate, dzięki którym ocenisz  skuteczność swoich komunikatów i zoptymalizujesz je w przyszłości. Ponadto możesz w nich sprawdzić, czy konkretny adresat otworzył maila i czy kliknął w dany link. 

Podział bazy

Komunikacja wewnętrzna za pomocą systemu do email marketingu nie oznacza, że musisz wysyłać wszystko do wszystkich. Bazę pracowników z łatwością podzielisz na segmenty odzwierciedlające poszczególne oddziały, biura itp, ale też… płeć. Można to zawsze wykorzystać przy takich okazjach jak np. Dzień Kobiet. Dzięki segmentacji informacje, które mają trafić np. tylko do przedstawicieli handlowych, nie wylądują w skrzynce księgowych i na odwrót. 

Szkolenia i onboarding

System do email marketingu to doskonałe narzędzie, by wprowadzić nowego pracownika na pokład, przesłać najważniejsze informacje czy przeprowadzić szkolenie lub kurs e-learningowy. Najlepsze jest to, że wszystkie te wiadomości możesz zautomatyzować i sprawić, by system wysyłał je sam. Przykładowo możesz stworzyć takie szkolenie online, że nowy pracownik będzie dostawał dziennie jeden autoresponder z lekcją przez tydzień, by po kolei mógł zapoznać się z wybranymi zagadnieniami.

Sam doskonale pamiętam, jak stawiałem pierwsze kroki we FreshMailu, zostałem przeszkolony z naszego systemu, a następnie otrzymałem zadanie, by przygotować mailing z informacjami o mnie samym i wysłać go do pozostałych pracowników naszej firmy. Tym sposobem przedstawiłem się nowym kolegom i koleżankom oraz udostępniłem im linki do moich profili w social mediach. 

Konta dostępowe z różnymi uprawnieniami

Ważną funkcją dla wielu firm jest to, że w naszym systemie można tworzyć wiele subkont i przypisywać im różne uprawnienia. Dzięki temu tylko uprawnione osoby mają dostęp do danych osobowych odbiorców czy raportów z wysłanych kampanii. Ułatwia to również dzielenie się zadaniami i nie przeszkadzanie sobie nawzajem. 

Zablokuj możliwość wypisania się

Na co dzień we FreshMailu dbamy o to, by wysyłane z naszego systemu kampanie spełniały najwyższe standardy, dlatego nalegamy, by zawsze znajdował się w nich link wypisu. Jednak komunikacja wewnętrzna stanowi wyjątek i na życzenie firm wyłączamy pracownikom możliwość wypisania się z listy.