Czarna strona mailowania, czyli jak nie wpaść w nałóg

Ile razy już słyszeliśmy o niebezpiecznie uzależniającym działaniu e-maili i stresującym wpływie na nasz sposób pracy… Tym razem, kilka nowych interesujących doniesień.

Wiemy, że e-mail to doskonałe narzędzie, ale nie często mówi się o różnych skutkach jakie może wywołać. Pewnie i dla Ciebie odbieranie poczty to zwyczajna czynność, taka jak oglądanie telewizji, czy słuchanie radia. Okazuje się jednak, że odkąd wysłano pierwszą wiadomość, minęło już ponad pół wieku. Czas na kilka ciekawych faktów.

59 % osób sprawdza maila z łazienki

Dlaczego, mimo, że większość wiadomości, które otrzymujemy to zwykłe informacje, wciąż podekscytowani klikamy „Odbierz”? Prawdopodobnie kiedyś otrzymaliśmy maila, na którego długo czekaliśmy. Teraz powtarzamy schemat z nadzieją, że coś zaskakującego przyjdzie znowu. Skąd takie dane? AOL, jeden z najpopularniejszych dostawców internetowych, przeprowadził badanie, z którego wynika, że:

• 62% osób sprawdza firmowego maila w weekend,
• 19% chętniej wybiera za cel wakacyjnej wycieczki miejsce z dostępem do Internetu,
• 55% użytkowników komórek zakupiło nowszą wersję telefonu, aby odbierać maile,
• 59% osób odbiera pocztę z łazienki.

Można twierdzić, że te wyniki są przesadzone lub dotyczą USA. Jednak warto się zastanowić, w jakim kierunku zmierza nasz sposób korzystania z poczty i czy zauważamy u siebie tak niepokojące objawy, jak np. szukanie wakacji pod kątem dostępu do sieci.

Sprawdzasz maila znacznie częściej, niż ci się wydaje

Myślisz, że średnio ściągasz pocztę co godzinę? Badanym, w raporcie opublikowanym w magazynie „Human – Computer Interaction”,  też się tak wydawało. A co się okazało – robili to średnio co pięć minut.

Mailowanie pochłania 25% Twojego czasu w pracy

Niektórym na pewno zdecydowanie więcej. Takie wnioski z kolei powstały na podstawie zestawienia stworzonego przez badaczy Microsoft Research w 2004 roku. Pomyślcie, jak bardzo ta sytuacja musiała ulec zmianie (aż na usta ciśnie się stwierdzenie – pogorszyć) z biegiem czasu. Warto jednak podkreślić, że w programie do odbierania poczty nie tylko piszemy maile, ale też wyznaczamy sobie zadania, uzupełniamy kalendarz, wysyłamy przypomnienia itd.

Potrzebujesz 64 sekund, żeby "dojść do siebie" po otrzymaniu maila

Brzmi zagadkowo, ale już wyjaśniamy. Nie chodzi o to, że po każdym mailu dostajesz palpitacji serca i musisz głęboko oddychać przez ponad minutę. Mówimy tutaj o sytuacji, w której odbieramy maila – nawet z nieistotną informacją i nasze myśli krążą wokół jego treści przez te właśnie sekundy, zanim zajmiemy się czymś innym. Zazwyczaj, szybko reagujemy na przychodzącą pocztę. W case study przeprowadzonym na pracownikach  firmy (Jackson, 2002) – dowiedziono, że na 70% maili odpowiadamy w ciągu sześciu sekund od ich przyjścia, a na 85% w ciągu dwóch minut.

Zestresowani odbiorcy poczty

Cały wysiłek, który wkładamy w tworzenie maili, a także przymus ciągłego przeskakiwania z tematu na temat, naturalnie generuje stres.
Zgodnie z kolejnym naukowym artykułem, można wyróżnić kilka typów osób, które w różny sposób reagują na stres:

• Zrelaksowany – traktuje komunikację mailową „zdrowo”, co oznacza, że ma nad nią kontrolę, która pozwala mu płynnie przechodzić między zadaniami, kiedy tylko ma na to ochotę.
• Nakręcony – odpowiada na maile od razu i wymaga tego samego od innych.
• Zestresowany – nie potrafi odkryć użytecznej strony maila, większość z nich tylko go drażni.

E-mail zabija sarkazm i emocjonalną komunikację

Ta wiadomość może zmrozić krew w żyłach czytających, ale to prawda – pokazywanie emocji w mailach nie wychodzi naturalnie. Nawet użycie odpowiedniej ikony, nie pomniejszy problemu. Bez komunikacji niewerbalnej, ciężko przekazać humor, sarkazm, emocje. Oczywiście można próbować, ale zastanówcie się jak często w mailach poza informowaniem, posługujecie się jakimiś środkami wyrazu.

Poprzez e-mail trudniej pójść na ustępstwa

Dlatego właśnie, jeżeli chcesz coś wynegocjować przez e-mail, zastanów się dwa razy. W czasie komunikacji twarzą w twarz, masz większe pole do popisu i prawdopodobieństwo osiągnięcia celu rośnie. W wielu opracowaniach, dowiedziono, że mamy tendencję do bycia nastawionymi negatywnie do propozycji otrzymywanych przez maila.

W negocjacjach poprzez e-mail ciężko dojść do porozumienia

Dlaczego? Załóżmy, że od zupełnie obcej osoby chcesz coś wyegzekwować. Przez e-mail, nie poznasz jego reakcji na Twoje słowa, co najwyżej zobaczysz pustą skrzynkę. Jeżeli nawet będziesz chciał cofnąć, coś z tego co powiedziałeś – za późno. Warto też pamiętać, jak pozytywne wrażenie może zrobić nawet jeden telefon do takiej osoby i zbudować pozytywne wrażenie.

Kłamanie przez maila jest usprawiedliwione

Śmiała teza. Taki wniosek wyciągnięto z badania American Psychology Association, gdzie porównano komunikacją via e-mail z ta samą poprzez słowo pisane na papierze, czyli listowną. Co się okazało:

• Wydaje się, że wysłanie maila nie jest aż tak decydujące. Wysyłamy list do kogoś, kto, jak nam się wydaje, jest dalej. Odbiorcy naszych maili są bliżej.
• Przez maila jesteśmy mniej powściągliwi – pozwalamy sobie na więcej.
• Z odbiorcą naszych mailingów mamy mniejszy emocjonalny kontakt.

Irytujący nadawcy poczty

Są wśród nas. AOL pokusił się o zestawienie najbardziej denerwujących z nich. Wśród nich wyróżnił:

• Tajniak – wypełnia maile niezrozumiałymi zwrotami i skrótami, które zna tylko on sam.
• Pisarz – myśli, że właśnie tworzy dzieło życia, a nie maila.
• Forwarder – przekazuje wszystko co wpadnie mu do skrzynki i przesyła każdemu, kto miał nieszczęście znaleźć się w jego liście kontaktów.
• Gracz – będzie ci udowadniał, że jednak nie otrzymał od Ciebie wiadomości, gdzieś mu zginęła, wpadła w spam…
• Żartowniś – używa emotikon jak znaków interpunkcyjnych.
• Formalista – dąży do celu i prosto informuje, nigdy nie wdaje się w niepotrzebne dyskusje.

Oczywiście w tym artykule, nie pojawiło się nic o czym byś już pewnie nie słyszał. Pamiętaj, z czym wiąże się się komunikacja mailowa i jakie może mieć skutki. Z najważniejszych – nie negocjuj przez maila, informuj, wyrażaj się jasno i nie miej nadziei, że ktoś pójdzie na ustępstwa, jeżeli wyślesz mu maila. Telefon do budowania relacji nadaje się zdecydowanie bardziej.

Mail ma już kilkadziesiąt lat, a wciąż uzależnia. W wielu aktualnych badaniach, możemy zobaczyć jakie działanie może też mieć chociażby Facebook, który goni mailowanie pod względem rozpraszania w pracy. Jednak, wpływ serwisów społecznościowych na nasze zajęcie, czas wolny i samopoczucie zostawimy na kolejny artykuł.

Źródło: spring.org.uk