5 błędów, które PR-owcy popełniają wysyłając e-maile do dziennikarzy

Dobrze napisany e-mail do dziennikarza to podstawa późniejszego kontaktu i omówienia szczegółów publikacji. Nie sprawdzi się tytuł napisany Caps Lockiem, brak konkretnych informacji w treści czy mnóstwo zbędnych i sporo ważących załączników. Po wysyłce nie dzwoń do dziennikarza z pytaniem „Kiedy możemy spodziewać się publikacji?”. Wystarczy stosować kilka naprawdę prostych zasad, aby zbudować owocne relacje, które posłużą ci na każdym etapie kariery w Public Relations.

Do kogo i jak pisać?

Częsty kontakt z dziennikarzami, mailowy i telefoniczny, to kluczowy aspekt budowania z nimi długofalowych relacji. Przy wysyłkach informacji prasowych niewielu specjalistów od PR może z ręką na sercu przyznać, że za każdym razem pisze oddzielne maile do każdego z redaktorów. A spersonalizowany email to już połowa sukcesu. Jeśli zależy Ci na tym, żeby dany dziennikarz zainteresował się tematem, poświęć kilka chwil na przygotowanie dedykowanej mu treści wiadomości. Znajdź informacje o czym na co dzień pisze, postaraj się odwołać do jego wcześniejszych publikacji. Tak przygotowany e-mail z pewnością spotka się z większym zainteresowaniem.

Załączniki

Przy wysyłaniu do dziennikarzy materiałów prasowych szczególną uwagę trzeba zwracać na załączniki. Po pierwsze nazwy – staraj się, aby odpowiadały one treści dołączonego pliku. Informacja prasowa powinna być opatrzona tytułem i datą, a grafiki dokładnym podpisem. Ważny jest też ich rozmiar. Te, które ważą zbyt dużo, mogą spowodować, że twój mail wpadnie do SPAMu odbiorcy, lub w ogóle do niego nie dotrze. Nie wysyłaj zbędnych załączników – wybierz tylko te, które są najważniejsze z punktu widzenia dziennikarza. Jeśli dysponujesz dodatkowymi materiałami, poinformuj o tym w treści wiadomości lub podeślij link do skompresowanego folderu, który dziennikarz będzie mógł pobrać i skorzystać z tych plików, które będą mu potrzebne do przygotowania artykułu.

Tytuł maila

Tak jak książkę ocenia się po okładce, tak maila po jego tytule. Do skrzynki dziennikarzy codziennie trafiają dziesiątki informacji prasowych, dlatego zadbaj o to, aby tytuł wiadomości przykuwał uwagę. Wybierz najciekawszą daną ze swojego materiału, zadaj pytanie, na które dziennikarz będzie chciał niezwłocznie poznać odpowiedź. Nie pisz tytułu wielkimi literami, nie wklejaj nietypowych znaków – może to zostać odebrane jako SPAM, lub po prostu zniechęcić dziennikarza. Pamiętaj, tytuł musi być merytoryczny i odpowiadać na zainteresowania osoby, do której piszesz.

Treść maila

Przykład maila pisanego do dziennikarza

Zaraz po tytule, to kolejny ważny aspekt, który również wpływa na to, czy dziennikarz będzie zainteresowany zapoznaniem się z materiałem. Nikt nie lubi czytać zbyt długich maili, z których nic nie wynika. Staraj się przekazywać najważniejsze informacje i od razu przechodź do konkretów. Swoim mailem staraj się zachęcić dziennikarza do otwarcia informacji prasowej i do kontaktu z tobą.

Follow-up

Kontakt z dziennikarzem nie kończy się na wysłaniu do niego informacji prasowej. Jeśli zależy Ci na dobrych publikacjach, dzień lub dwa po wysłaniu maila powinieneś się z nim skontaktować. Przy samej wysyłce maila jak i follow-upie pomagają zewnętrzne narzędzia, takie jak FreshMail, dzięki którym łatwo sprawdzisz, kogo zainteresowała i kto otworzył twoją wiadomość. Kontaktując się z dziennikarzem, zapytaj, czy materiał jest dla niego ciekawy, czy potrzebuje więcej informacji, czy w jakiś sposób możesz jeszcze pomóc. Są to podstawy budowania relacji z mediami, dzięki którym zapadasz w pamięć dziennikarza i jeśli w przyszłości będzie mierzył się z tematem, w którym ty i twój klient możecie pomóc, z pewnością się odezwie.

Słowem podsumowania

Jeśli będziesz pamiętał o zachowaniu tych kilku podstawowych zasad przy mailowaniu zbudujesz naprawdę wartościowe relacje z dziennikarzami. Twórz swoją własną bazę zaufanych redaktorów, z którymi będziesz w stałym kontakcie, dbaj o szczegóły przy wysyłaniu materiałów prasowych, a nie będziesz musiał czekać na efekty w postaci wartościowych publikacji.