Jak zoptymalizować listę odbiorców?

Jak mawiają email marketerzy „The money is in the list”. Baza odbiorców to główny zasób Twoich działań email marketingowych, o który powinieneś dbać. Jednak czasami, łatwo popełnić niepotrzebny błąd i zmarnować nie tylko czas, ale i pieniądze, które inwestujesz w swój email marketing.

Zobacz jakie działania podjąć, aby zoptymalizować swoją listę mailingową i zwiększyć skuteczność działań email marketingowych.

Dlaczego warto regularnie aktualizować bazę odbiorców?

Dbanie o higienęHigienaProces aktualizowania bazy danych przez usuwanie niepoprawnych adresów email odbiorców. Twojej bazy przyniesie Ci sporo korzyści:

  • zmieniając status adresów na usunięte lub odbijające przede wszystkim zaoszczędzisz pieniądze na wysyłkach, które i tak nigdy nie trafią do skrzynki odbiorcyOdbiorcaOsoba, która wyraźnie poprosi o dołączenie do listy odbiorców, np. przez wypełnienie formularza zapisu do newslettera i wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości.  ,
  • poprawisz dostarczalność swoich wiadomości i reputację nadawcy, ponieważ filtry antyspamowe przestaną otrzymywać informacje o Twoich wysyłkach na niepoprawne adresy,
  • zmniejszysz ryzyko zablokowania swoich kampanii w przyszłości, ponieważ unikniesz wysyłki na potencjalne spamtrapy.

Zarządzając swoimi odbiorcami, pamiętaj, że:

1. Usunięcie danych odbiorców z listy wcale nie spowoduje, że będziesz mógł w ramach swojego abonamentu dodać kolejnych. Te miejsca „zwolnią się” dopiero po upływie 30 dniowego okresu rozliczeniowego.

2. Jeżeli poza systemem FreshMail, ręcznie usuniesz odbiorców i ponownie zaimportujesz taką „oczyszczoną” listę, wszystkie adresy zostaną ponownie zliczone. O tym jak liczymy odbiorców w systemie FreshMail mówi też nasz Regulamin:

Gdy przekroczysz limit odbiorców w danym abonamencie Twoje konto zostanie zablokowane do czasu, aż opłacisz ponownie ten sam lub wyższy abonament. 

W momencie wykupienia nowego planu Twój licznik odbiorców zostanie zresetowany, a wszystkie adresy na nowo przeliczone. Niewykorzystane dni z bieżącego okresu rozliczeniowego zostaną przeniesione na koniec nowo wykupionego.

3. Pamiętaj, że wcale nie musisz trwale usuwać adresów, co więcej, nie warto w ten sposób „oczyszczać” listy.

Jeśli to zrobisz i postanowisz ponownie dodać adresy na nową listę stracisz m.in. możliwość utworzenia na niej segmentuSegementAdresy email z danej listy odbiorców, wyselekcjonowane poprzez tworzenie reguł dla danej listy, np. odbiorcy, którzy otworzyli wiadomość. na podstawie danych behawioralnych z wysyłek na pierwotną listę.

Aby kolejne wiadomości nie były wysyłane na niechciane adresy wystarczy, że zmienisz ich status na liście odbiorców na usunięty, odbijający lub wypisany. Po upływie 30 dniowego okresu rozliczeniowego będziesz mógł na ich miejsce dograć kolejnych odbiorców.

Zobacz jak unikać najczęstszych błędów w zarządzaniu bazą odbiorców i zoptymalizować swoje działania email marketingowe.

Sytuacja 1: Jedna z kampanii wygenerowała dużą liczbę odbić - zmień status nadawców bez usuwania ich z listy

Po przeprowadzeniu kampanii znajdziesz w raporcie z wysyłki informacje o tym, do jakich odbiorców kampania dotarła, a które adresy odbijają twardo lub miękko.

Wskaźnik odbićOdbiciaŁączna liczba wiadomości email, które prawdopodobnie nie dotarły do odbiorców, gdyż system wysyłający odnotował informację o ich odrzuceniu przez serwer odbiorczy. Na ilość zwrotów składa się suma zwrotów twardych i zwrotów miękkich. twardych, zwłaszcza wyższy niż 10% powinien Cię mocno zaniepokoić. Może się tak zdarzyć zwłaszcza, gdy długo nie przeprowadzałeś wysyłek na daną listę lub nie stosujesz modelu zapisu double opt-in.

Na powyższe adresy nie powinieneś robić kolejnych wysyłek, gdyż negatywnie wpłynie to na Twoją reputację nadawcy.

Aby nie wykonywać dalej wysyłek na odbijające adresy i jednocześnie nie usuwać ich z listy poprzez usunięcie poprzedniej i wgranie nowej, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

1. Wejdź w zakładkę Kampanie/Raporty.

2. Następnie wybierz z listy kampanię, która wygenerowała odbicia.

3. Kliknij z głównego menu opcję Działania odbiorców.

4. Następnie wyeksportuj wyniki raportu do pliku za pomocą zielonej ikony po prawej stronie.

5. Poniższy komunikat poinformuje Cię, że proces przebiega prawidłowo.

6. W arkuszu kalkulacyjnym np. Excel wysortuj adresy po wartości w kolumnie ze statusem, tak aby uzyskać plik jedynie z odbiorcami, którzy odbili twardo.

7. Następnie wejdź w listę odbiorców, do których wysłałeś kampanię, w której pojawiły się odbicia.

8. Skorzystaj z opcji Dodaj odbiorców.

9. Wybierz z dysku plik, który stworzyłeś i zaimportuj go do systemu.

10. W nowym oknie rozwiń opcje zaawansowane.

W polu Nadaj status nowym użytkownikom wybierz Odbijający twardo.

W polu W przypadku powtarzających się odbiorców wybierz opcję zmień tylko status na powyższy.

Następnie kliknij Importuj.

11. Poniższy komunikat poinformuje Cię, że proces przebiegł pomyślnie.

Pamiętaj, że możesz w ten sposób zmienić status odbiorców na wszystkich Twoich listach, system FreshMail nie policzy ich dodatkowo.

Wskazówki dla Ciebie

We FreshMailu rekomendujemy, abyś dla wszystkich swoich list odbiorców zmienił model zapisu na double opt-in. Dzięki temu na Twojej liście przestaną się pojawiać niepoprawne adresy. Unikniesz też zagrożenia dla swojej reputacji nadawcy jakim są spamtrapy.

Jeśli dana kampania wygenerowała dużą liczbę odbić, pomyśl też o zaostrzeniu zasad zmiany statusu odbiorców na odbijający.

1. Żeby zmienić te parametry wejdź w ustawienia swojego konta we FreshMailu i wybierz opcję Ustawienia.

2. Następnie z głównego menu wybierz ustawienia Listy odbiorców.

3. Następnie zmień liczbę wysyłek, po której status odbiorców zostanie zmieniony na odbijający. W przypadku twardych odbić nigdy nie powinno być to więcej niż 2 kampanie.

Sytuacja 2: Na Twojej liście jest wielu nieaktywnych odbiorców - stwórz segment Nie otworzył żadnej kampanii"

Najszybszym sposobem na znalezienie na liście odbiorców, którzy nie otworzyli żadnej (lub konkretnej) kampanii jest utworzenie odpowiednich segmentów.

Następnie będziesz mógł ponownie zaimportować tych odbiorców jednocześnie zmieniając ich status na usunięty i nie przekraczając limitu subskrybentów w danym abonamencie.

1. Z głównego menu wybierz zakładkę Odbiorcy i wybierz listę, na której znajdują się Twoi odbiorcy. W przypadku, gdy posiadasz kilka różnych list odbiorców, utwórz poniższe segmenty na każdej z nich.

2. Następnie wybierz podkategorię Segmentacja.

3. Następnie kliknij przycisk Dodaj segment. (Jeśli na Twojej liście są już utworzone inne segmenty, znajdziesz go u góry strony, nad listą dotychczasowych segmentów).

4. Wybierz nazwę dla swojego segmentu i w polu Utwórz regułę, wybierz Nie otworzył żadnej kampanii.

5. Gdy utworzysz już segment, łatwo wyeksportujesz znajdujące się w nim adresy. W tym celu ponownie wybierz zakładkę Odbiorcy i wybierz listę, na której utworzyłeś dany segment. Następnie z głównego menu wybierz Eksport listy.

6. W polu Grupy rozwiń opcje eksportu klikając przycisk Off i wyeksportuj tylko odbiorców z danego segmentu.

7. Następnie zaimportuj odbiorców z pliku do swojej listy zmieniając tylko ustawienia w polach:

  • Nadaj status nowym odbiorcom na Usunięty,
  • W przypadku powtarzających się odbiorców na zmień tylko status na powyższy.

Sytuacja 3: Importujesz nowych odbiorców - uważaj na statusy adresów

Gdy tworzysz nową listę odbiorców i nie masz pewności czy część adresów nie będzie się powtarzać w Twoich innych bazach, możesz zabezpieczyć się na taką ewentualność.

Zyskasz wtedy pewność, że wypisaniWypisaniOdbiorcy, którzy zrezygnowali z otrzymywania mailingu. lub odbijający odbiorcy nie pojawią się znowu jako aktywni“Aktywni”„Pełnoprawni” odbiorcy zapisani do Twojej listy odbiorców.   na Twojej nowej liście.

Importując nową listę subskrybentów pamiętaj więc, aby w ostatnim kroku rozwinąć opcje zaawansowane importu (tak jak w przypadku importu adresów w Sytuacji 2).

Następnie ustaw opcję dla powtarzających się adresów i adresów znajdujących się na innych listach, zgodnie z poniższym przykładem.

I gotowe! Powyższe działania zapewnią higienę Twojej listy i dają pewność, że Twoje działania email marketingowe są prowadzone w optymalny sposób.