Powiększanie i pielęgnowanie listy odbiorcówLista odbiorcówBaza danych zawierająca adresy email odbiorców, którzy wyrazili zgodę na przesyłanie przez dysponującego listą wiadomości komercyjnych.   jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby pozytywnie wpływać na rozwój swojej firmy!

Niektórzy trzymają swoje bazy w edytorze tekstu, inni korzystają z notatnika, z książek odbiorców na skrzynce odbiorczej lub z programu CRMCRMSystem zarządzania relacjami z klientami., itp. 

Co jednak zrobić, gdy chcesz bezproblemowo przenieść dane z jednego miejsca w drugie?

Jaki rodzaj pliku wybrać?

Wybór powinien paść na plik w formacie .csv, stworzony w arkuszu kalkulacyjnym. Pliki .csv, które przygotuje każdy program podobny do Microsoft Excel, są właściwie najczęściej stosowanym formatem w działaniach marketingowych, np. przy imporcie odbiorców do systemu FreshMail. Bierze się to po części z uniwersalności tego rodzaju plików oraz z tego, że niewiele aplikacji pozwala na taką dowolność edycji i sortowania danych jak właśnie dobrze stworzony arkusz kalkulacyjny.

Dane w arkuszu kalkulacyjnym powinny być uporządkowane. W jednej komórce nie powinno się łączyć kilku danych np. imienia i adresu email, natomiast w każdej osobnej kolumnie powinny znajdować się osobne zakresy danych, np.:

W poniższym przykładzie widać, jak właściwie rozdzielone powinny być więc dane odbiorców, które będą mogły zostać prawidłowo zaimportowane do listy odbiorców w systemie FreshMail:

Pamiętaj również, żeby w przypadku adresów mailowych, usunąć wszelkie hiperłącza, a wszystkie dane zawrzeć w jednym arkuszu.

Dodatkowo już na etapie tworzenia bazy warto pomyśleć nad jej przyszłą segmentacją. Wystarczy utworzyć kolumnę, którą później zaznaczymy w systemie jako pole dodatkowePole dodatkoweMiejsce, w którym można zbierać dodatkowe informację o odbiorcy, np. jego imię, miasto, czy informacje o kliknięciu w link., i poprzez wartości w danym polu będziemy segmentować odbiorców.

Więcej o segmentacji przeczytasz w naszym poradniku.

Nie zapomnij o kodowaniu

By umożliwić prawidłowy odczyt danych w systemie, należy jeszcze pamiętać o kodowaniu znaków. Najpowszechniej stosowanym standardem jest kodowanie UTF-8, dlatego zalecamy używanie właśnie tego zestawu. Warto wiedzieć, że starsze metody kodowania nie muszą powodować problemów z wyświetlaniem znaków, ale UTF-8 powinno sprawiać ich najmniej. Właściwie każdy arkusz kalkulacyjny pozwala na zapis pliku .csv w odpowiednim kodowaniu, z czego warto skorzystać.

Powyżej widać błąd wyświetlania litery „ł” w imieniu „Bolesław” podczas importu, a poniżej odpowiednią opcję, którą należy zmienić w takim przypadku.

Przygotowana w powyższy sposób lista odbiorców będzie solidną podstawą do przyszłych skutecznych działań email marketingowych.

 

Co jednak w przypadku, w którym po zaimportowaniu Twojej listy, pojawi się błąd? 

Sprawdź w Powiadomieniach, w lewym górnym rogu (ikona białej koperty), czy zaimportowana lista nie zawiera kontaktów, które się powtarzają lub też są błędne. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, zawsze możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta.

Pamiętaj również, że w myśl naszej Polityki Prywatności oraz Regulaminu, nie posługujemy się importowanymi przez Ciebie danymi związanymi z Twoimi odbiorcami i nie wykorzystujemy ich do celów sprzedażowych - to Ty jesteś ich Administratorem i w pełni nimi zarządzasz.

Natomiast w przypadku Twoich danych osobowych (np. danych Twojej firmy), dbamy o najwyższy standard poufności i wypełniamy wszystkie obowiązki spoczywające na nas jako na administratorze Twoich danych osobowych, a także wynikające z przepisów prawa, w szczególności z RODO.

Wszelkie sprawy związane z danymi osobowymi możesz konsultować z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@freshmail.pl.