OdbiciaOdbiciaŁączna liczba wiadomości email, które prawdopodobnie nie dotarły do odbiorców, gdyż system wysyłający odnotował informację o ich odrzuceniu przez serwer odbiorczy. Na ilość zwrotów składa się suma zwrotów twardych i zwrotów miękkich. to informacja o tym, do których adresów wiadomość nie dotarła, ponieważ system odnotował informację o ich odrzuceniu przez serwer odbiorczy. Powodów odbić może być wiele i na różne sposoby należy interpretować powiadomienia w raportach. Ważne jest, by zrozumieć, że przyczyn odbić nie należy szukać w systemie do wysyłania maili, ponieważ następują one już po stronie skrzynek odbiorczych lub domen czy serwerów, na których te skrzynki się znajdują. Również to od poszczególnych serwerów pocztowych zależy, jaki komunikat przypiszą do danego problemu. Odbicia dzielą się na miękkie i twarde.

Odbicia miękkie

Występują, gdy serwer pocztowy napotka na tymczasowy problem z dostarczeniem wiadomości. Przykładowo do odbić miękkich może dochodzić, gdy serwer odbiorcyOdbiorcaOsoba, która wyraźnie poprosi o dołączenie do listy odbiorców, np. przez wypełnienie formularza zapisu do newslettera i wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości.   jest niedostępny, skrzynka jest przepełniona lub połączenie zostało zerwane. Po naprawieniu błędu przez administratorów danej skrzynki odbiorczej, wiadomości powinny dochodzić.

Odbicia twarde

Dochodzi do nich, gdy problem z dostarczeniem wiadomości jest trwały i nie ma nadziei na rozwiązanie go w przyszłości. Do odbić twardych dochodzi, gdy serwer nie istnieje, wpisany adres odbiorcy jest nieprawidłowy lub został on usunięty. Informację o tym, jaki jest powód odbicia, można odczytać w raporcie z kampanii dostępnym w systemie. Jeżeli dany adres odbił w 2 lub 3 kampaniach, to znak, że istnieje bardzo małe prawdopodobieństwo, że kiedykolwiek uda Ci się dostarczyć na niego wiadomość. Ponawianie wysyłki na adres odbijający może spowodować, że filtry na innych skrzynkach pocztowych zaczną oznaczać Twoje wiadomości jako spamSpamNiechciana wiadomość komercyjna. Zdarza się, że odbiorcy uznają za spam każdy mailing, którego nie chcą już więcej otrzymywać, nawet jeśli wcześniej zapisali się do listy odbiorców. . Dlatego FreshMail daje możliwość zmiany statusu adresu z “aktywnego” na "odbijający".  Po takiej zmianie wiadomości nie będą wysyłane na odbijający adres.

By zmienić domyślne ustawienia, należy kliknąć w awatar w prawym górnym rogu, wybrać Ustawienia, a następnie Listy odbiorcówLista odbiorcówBaza danych zawierająca adresy email odbiorców, którzy wyrazili zgodę na przesyłanie przez dysponującego listą wiadomości komercyjnych.  .

Najczęstsze powiadomienia

Poniżej przedstawiamy najczęstsze powiadomienia występujące przy okazji odbić i doradzamy, co zrobić po ich otrzymaniu.

Odbicia miękkie:

4.0.0 - Nie zidentyfikowano przyczyny odbicia - przyczyna odbicia jest nieznana, lecz zostało ono zakwalifikowane jako odbicie miękkie, co oznacza, że problem jest tymczasowy i przy kolejnej wysyłce jest szansa, że wiadomość zostanie dostarczona. Dla upewnienia się polecamy wejść na dany adres w liście odbiorców i sprawdzić historię wysyłek. Jeżeli wcześniej problem nie występował, należy zaczekać, aż zostanie on rozwiązany przez administratorów skrzynki.

4.2.2 - Skrzynka odbiorcza pełna, wiadomość odrzucona - oznacza to, że dostarczenie wiadomości na tę skrzynkę odbiorczą będzie możliwe w przyszłości, jeżeli odbiorca zrobi na niej miejsce (np. usuwając stare wiadomości)

4.4.1 - Host nie odpowiada - oznacza to, że na serwerach dostawcy domeny wystąpił tymczasowy problem. Wiadomość zostanie dostarczona po jego naprawieniu. Na wszelki wypadek można skontaktować się z administratorami serwera, na którym znajduje się dana domenta.

4.4.2 - Połączenie zostało przerwane, możliwe powody: zbyt duże obciążenie łącza, upłynął‚ limit czasu żądania - problem sieciowy po stronie serwera odbiorcy. Jest to problem tymczasowy, bardzo podobny do punktu 4.4.1.

4.4.3 Serwer nieosiągalny - problem podobny do  komunikatu 4.4.1, z tą różnicą, że dotyczy on tylko skrzynki odbiorczej, nie zaś całej domeny. Problem można zgłosić administratorom serwera, na którym znajduje się domena.

4.7.1 - Wiadomość nieautoryzowana - problem, który czasami wynika, gdy adresy odbiorców są w tej samej domenie co adres nadawcy. Serwer odbiorcy może odrzucać wiadomości, traktując je jak wysyłane "od siebie do siebie". Serwer obsługujący domenę dostaje maile z tej samej domeny, ale od innego serwera, przez co kolejkuje maile, odrzuca je albo wrzuca do spamu. Najlepszym rozwiązaniem jest kontakt z administratorem poczty lub zmiana ustawień SPF (Sender Policy Framework). Być może zostały przez niego ostatnio wprowadzone jakieś dodatkowe filtry czy zabezpieczenia, które uniemożliwiły dostarczenie wiadomości. W przypadku domen firmowych i korporacyjnych takie działania mają zastosowanie dość często.

Odbicia twarde:

5.0.0 (również 5.2.0 i 5.5.1) - Nie zidentyfikowano przyczyny odbicia - przyczyna odbicia jest nieznana, lecz z jakiegoś powodu zostało ono zakwalifikowane jako odbicie twarde. W takim przypadku zachęcamy do sprawdzenia, czy adres z takim odbiciem nie znajduje się w tej samej domenie, co adres nadawcy lub czy inne adresy znajdujące się w tej samej domenie również nie odbijają. Czasami jest to tzw. blokadaBlokadaOdrzucenie wiadomości przez serwer dostawcy poczty elektronicznej. Wielu dostawców poczty blokuje pocztę na podstawie adresów IP lub domeny nadawcy jeżeli na ich adresy są wysyłane wiadomości, które stanowią SPAM, zawierają wirusy czy są niezgodne z ich polityką antyspamową.   korporacyjna. Więcej o tym przeczytasz w punktach 4.7.1 oraz 5.7.1. W razie takiego problemu należy skontaktować się z administratorem skrzynki odbiorczej.

5.1.1 - Użytkownik nie istnieje - ten protokół oznacza, że adres odbiorcy nie istnieje. Został on usunięty lub wpisano go do bazy z błędem. Jeżeli adres był dodawany do bazy ręcznie, prosimy o zweryfikowanie jego poprawności. Błąd ten może występować często, gdy wysyłający podczas tworzenia bazy danych korzysta z niewiarygodnych źródeł, o czym można poczytać tutaj. Jeżeli adresu nie uda się zweryfikować i poprawić, należy przypisać mu status “odbijający twardo”.

5.2.1 - Skrzynka wyłączona/zawieszona, nie przyjmuje wiadomości - jest to błąd podobny do tego z komunikatu 4.4.2, lecz serwer zakwalifikował go jako odbicie twarde, co może oznaczać, że problem trwa od dłuższego czasu i może nie zostać rozwiązany. W przypadku powtórzenia się tego błędu dwa lub trzy razy, radzimy zmienić odbiorcy status na “odbijający twardo”.

5.2.2 - Skrzynka odbiorcza pełna, wiadomość odrzucona - jest to błąd podobny do tego z punktu 4.2.2, lecz zakwalifikowany został jako odbicie twarde. Najprawdopodobniej oznacza to, że skrzynka pocztowa, na którą została wysłana wiadomość, jest od dłuższego czasu nieużywana. Radzimy, by taki adres po dwóch lub trzech nieudanych próbach wysyłki zapisać jako “odbijający twardo”.

5.4.4 - Wiadomość nie została dostarczona, wystąpiły problemy z połączeniem - błąd sieciowy po stronie serwera odbiorcy. W tym wypadku należy skontaktować się z administratorami poczty adresata.  

5.7.1 - Wiadomość odrzucona przez serwer, brak autoryzacji - problem podobny do tego z punktu 4.7.1, lecz zakwalifikowany jako odbicie twarde. W celu ustalenia, co może być przyczyną, należy kontaktować się z administratorem poczty odbiorcy.

W celu poprawienia dostarczalności zachęcamy do stosowania rebrandingu linków, ustawienia kodowania SPF jak również do zapoznania się z artykułem z dobrymi praktykami na naszym blogu.