Polityka antyspamowa

Rozsyłanie Spamu to problem, który dotyczy wszystkich, dlatego FreshMail przykłada do niego szczególną wagę. W interesie nas wszystkich jest to, by Internet był wolny od wszelkiego typu nadużyć, w szczególności zaś od wysyłania niechcianych lub niepotrzebnych wiadomości e-mail lub SMS. Z uwagi na powyższe zebraliśmy wszystkie najistotniejsze kwestie odnoszące się do rozsyłania Spamu oraz stworzyliśmy Politykę Antyspamową.

Zanim skorzystasz w jakiejkolwiek formie z Serwisu, zapoznaj się z pełną treścią Polityki Antyspamowej.

Polityka Antyspamowa jest dla wszystkich osób, które korzystają z Programu w celach związanych bezpośrednio z ich działalnością gospodarczą, zawodową lub statutową. Jest ona zatem także dla Ciebie, dlatego chcemy, żeby była jak najbardziej przejrzysta. Dla łatwego posługiwania się jej treścią, Politykę Antyspamową podzieliliśmy na wewnętrzne jednostki redakcyjne, a każdą z nich opatrzyliśmy dodatkowym komentarzem.  Pamiętaj jednak, że podział jest wyłącznie intuicyjny, dlatego żadna z części Polityki Antyspamowej nie może być interpretowana w oderwaniu od pozostałych.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z treścią Polityki Antyspamowej skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych na końcu Polityki Antyspamowej (punkt 13 Polityki Antyspamowej).

Porządki robione dla Ciebie

1. Lubimy porządek, dlatego w Polityce Antyspamowej wprowadziliśmy kilka definicji.

Adres Grupowy	Pojedynczy adres służący do dystrybucji wiadomości mailowych do innych adresów mailowych np. biuro@domena.pl
FreshMail	To my; spółka pod firmą FreshMail spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000497051;
Kampania	To umożliwia nasz Program; Jako Kampanię rozumiemy dokonanie przez Ciebie jednej masowej wysyłki jednego wzoru e-maila lub wiadomości SMS o charakterze marketingowym. Jeśli wysyłasz pojedynczą wiadomość, również jest to uważane za Kampanię. Maile transakcyjne wysyłane za pomocą Programu nie stanowią Kampanii;
Moderacja	Kampanie podlegają moderacji przez FreshMail przed ich wysłaniem – zastrzegamy sobie możliwość sprawdzenia zgodności ich treści z Regulaminem i Polityką Antyspamową, oraz dobrymi praktykami e-mail marketingu; Moderacja kampanii odbywa się wyłącznie czasie pracy Biura Obsługi Klienta, tj. w dni powszednie w godzinach 8-20, oraz w weekendy w godzinach 9-21.
Odbiorcy	Do nich wysyłasz Kampanie. Są to osoby, których adresy e-mail lub numery telefonów importujesz do Programu. Pamiętaj, że liczba Odbiorców na Twoim Koncie to suma liczb adresów na wszystkich Twoich listach Odbiorców, nawet jeśli poszczególne adresy e-mail bądź numery telefonów powtarzają się na tych listach odbiorczych;
Polityka Antyspamowa	Właśnie ją czytasz. Przykładamy szczególną wagę to tego, żeby korzystanie z Programu odbywało się zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz ogólnie akceptowalnymi zasadami Internetu. Stworzyliśmy zatem Politykę Antyspamową, która skupia wszystkie powyższe regulacje i zasady;
Program	Do niego importujesz bazy danych zawierające adresy mailowe lub numery telefonów Odbiorców oraz za jego pośrednictwem wysyłasz Kampanie. Program umożliwia też korzystanie z innych funkcji, opisanych szczegółowo tutaj. Jest to program informatyczny dostępny online, pod domeną app.freshmail.com, działający w modelu Software as a Services (SaaS, nie musisz go instalować na swoim komputerze);
RBL	Jest to „czarna lista”, która służy do blokowania adresów IP podmiotów, które wysyłają Spam. RBL nie jest prowadzona przez nas, lecz przez zewnętrzne, wyspecjalizowane w tym podmioty;
Regulamin	Jest to dokument, w którym określiliśmy warunki korzystania z Serwisu oraz Programu. Możesz zapoznać się z aktualną wersją Regulaminu klikając tutaj;
SendGuard	To nasze autorskie rozwiązanie opierające się o tzw. algorytmy uczenia maszynowego i sztuczną inteligencję. SendGuard analizuje jednocześnie kilkadziesiąt różnych czynników i weryfikuje każdą z wysyłanych przez Ciebie wiadomości (w ramach kampanii lub wiadomości transakcyjnych). Zastrzegamy sobie możliwość wstrzymania kampanii lub zablokowanie Twojego konta, jeśli nastąpi podejrzenie, ze wiadomości przez Ciebie wysyłane przejawiają cechy spamu lub phishingu, scamu i zostaną negatywnie ocenione przez to rozwiązanie.
Serwis	Za jego pośrednictwem logujesz się do własnego konta oraz korzystasz z Programu. To strona dostępna pod adresem freshmail.pl.
Spam	Tego nie możesz wysyłać za pośrednictwem Programu. Spamem są nie tylko (1) informacje handlowe, na których otrzymywania Odbiorca nie wyraził uprzedniej zgody, a to zgodnie z art. 10 ust. 2 Ustawy o Świadczeniu. To także (2) wszelkie inne masowo wysyłane wiadomości e-mail lub SMS, w których nieistotny jest adresat oraz kontekst wiadomości, czyli niezamówiona korespondencja wysyłana do Odbiorców, których adresy pochodzą z baz stworzonych w sposób niezgodny z prawem (przykładowo, doczytaj punkt 2.ii) lub niezgodnie z dobrymi praktykami e-mail marketingu (przykładowo, doczytaj punkt 2.iii);
SpamComplain	Jest to automatyczna wiadomość zwrotna, pochodząca z systemu pocztowego Odbiorcy, która informuje, że Odbiorca oznaczył daną wiadomość, wysłaną w ramach Kampanii, jako Spam. Wiadomość taka może negatywnie wpływać na reputację infrastruktury wysyłkowej oraz Twojej domeny i często  świadczy o niewłaściwej higienie baz;
Spamtrap	To adres, który został stworzony i umieszczany w Internecie celowo lub został przekształcony z adresu e-mail, nieużywanego przez co najmniej 2 lata. Spamtrap służy do wykrywania przypadków wysyłania wiadomości na adresy, pochodzące z baz utworzonych w sposób niezgodny z prawem lub dobrymi praktykami e-mail marketingu (przykładowo, doczytaj punkt 2.ii oraz 2.iii Polityki Antyspamowej). Obecność Spamtrapów na Twojej liście Odbiorców może także świadczyć o braku lub niewłaściwej higienie bazy odbiorców;
Ustawa o Świadczeniu	To polska ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 roku (tekst jednolity Dz. U. z 2013r.,poz. 1422);
RODO	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (GDPR- General Data Protection Regulation. Możesz się z nim zapoznać tutaj.

Zakazy dla dobra nas wszystkich

2. Dla zapewnienia najwyższego standardu świadczonych przez nas usług oraz dla wyeliminowania wszelkiego typu nadużyć, do których może dojść za pośrednictwem Programu, bezwzględnie zakazane jest:

(i) rozsyłanie Spamu za pomocą Programu;

(ii) importowanie do Programu w celu wysyłania Kampanii adresów e-mail lub numerów telefonów Odbiorców, którzy nie wyrazili bezpośrednio na Twoją rzecz (lub na rzecz innego podmiotu - administratora danych osobowych, jeśli Ty działasz jako tzw. procesor na jego zlecenie) zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Żeby importować adresy poczty elektronicznej (e-mail) lub numery telefonów musisz być zatem administratorem tych danych osobowych (lub działającym w jego imieniu procesorem) oraz wypełniać obowiązki z tym związane, a Odbiorca musiał wyrazić uprzednią zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w rozumieniu Ustawy o Świadczeniu. Nie rozróżniamy adresów mailowych na adresy firmowe i prywatne. Importowane adresy poczty elektronicznej (e-mail) oraz numery telefonów muszą być zebrane przy wykorzystaniu modelu Double Opt-in, tym samym nie dopuszcza się, aby były:

• niekompletne,
• nieprawidłowe,
• fikcyjne,
• nieaktualne, co oznacza, że nawet jeśli Odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w rozumieniu Ustawy o Świadczeniu, ale nie kontaktowałeś się z nim od ponad roku - jego dane nie powinny być przez Ciebie używane w Programie.

(iii) importowanie do Programu w celu wysyłania Kampanii adresów poczty elektronicznej (e-mail) lub numerów telefonów, które zostały zakupione, zebrane z Internetu lub wszelkich publicznych baz danych, takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej lub Krajowy Rejestr Sądowy, bądź za pomocą skryptów dodających automatycznie nowych odbiorców do formularza zapisu, umieszczonego na Twojej stronie internetowej, a połączonego z listą odbiorców w Programie.

FreshMail zastrzega sobie prawo do weryfikacji importowanej do Programu listy odbiorców pod względem jej jakości. W przypadku negatywnej weryfikacji zastrzegamy sobie prawo do odrzucenia importowanej listy w całości lub części. Takie działanie nie uprawnia Cię do żądania zwrotu wpłaconych środków.

W przypadku importowania dużej ilości adresów email zastrzegamy sobie prawo do żądania przeprowadzenia przez Użytkownika wysyłki testowej do części adresów Odbiorców w celu weryfikacji jakości listy. W przypadku negatywnej weryfikacji zastrzegamy sobie prawo do odrzucenia importowanej listy w całości lub części. Takie działanie nie uprawnia Cię do żądania zwrotu wpłaconych środków.

Jeśli za pomocą Programu wysyłasz wiadomości e-mail inne niż Kampanie (np. maile transakcyjne, informacje organizacyjne o webinarze lub inne), za każdym razem zobowiązany jesteś posiadać odpowiednią podstawę prawną do realizowanego przez Ciebie przetwarzania danych osobowych.

(iv) ustawianie w nagłówkach „FROM:” (Od:) oraz „REPLY-TO:” („Odpowiedz do:”), Re:, FWD, słów mogących mieć cechy scamu (np.  “wygrałeś”, “za darmo”), nawiązujących do hazardu, pornografii, substancji psychoaktywnych, nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd nazw, adresów lub numerów telefonów. Informacje te zawsze muszą być prawdziwe, niewprowadzające w błąd i prawidłowe. Dodatkowo w stopce lub w innym, widocznym miejscu każdej Kampanii musisz poinformować Odbiorców o Twojej firmie, siedzibie, adresie oraz danych kontaktowych (adres e-mail oraz telefon). Przekazane przez Ciebie informacje muszą być prawdziwe, jasne oraz niebudzące żadnych wątpliwości Odbiorców; FreshMail zastrzega sobie prawo do weryfikacji domeny lub adresu nadawcy w celu sprawdzenia, czy właściciel konta jest upoważniony do posługiwania się domeną lub adresem w komunikacji z odbiorcami.

(v) rozsyłanie Kampanii, których treść narusza lub może naruszać przepisy powszechnie obowiązującego prawa, jak i narusza lub może naruszać dobre obyczaje, bądź wprowadza w błąd Odbiorcę. Dbaj zatem o przekazywane przez Ciebie treści oraz wystrzegaj się w szczególności komunikatów o charakterze obraźliwym, niejednoznacznym, dyskryminującym lub wulgarnym;

(vi) rozsyłanie Kampanii sugerujących wygranie konkursu lub otrzymanie pieniędzy w zamian za rejestrację i/lub pozostawienie danych Odbiorcy na stronie, do której prowadzi link zawarty w Kampanii;

(vii) rozsyłanie Kampanii, których treść sugeruje, że Odbiorcy nie wyrazili zgody na otrzymywanie informacji handlowych w rozumieniu Ustawy o Świadczeniu albo zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, a przedmiotowa Kampania ma na celu weryfikację adresów właśnie pod tym kątem.

(viii) wykorzystywanie w polu  “adres nadawcy” (tzw. FROM) adresu w domenie darmowej (np. gmail.com, wp.pl, onet.pl itd.). Niedozwolone jest także wykorzystywanie adresów stylizowanych na adresy innych firm, co mogłoby wprowadzić odbiorcę w błąd;

(ix) promowanie za pośrednictwem Kampanii:

(a) jakiejkolwiek formy pornografii;

(b) używek oraz narkotyków;

(c) działalności kryminalnej lub przestępczej;

(d) towarów, usług lub treści, które zwyczajowo są związane z nieuczciwymi praktykami biznesowymi lub Spamem (np. systemy szybkiego wzbogacenia się, łańcuszki, piramidy finansowe);

(e) jakichkolwiek form hazardu, zakładów, loterii, wideoloterii, gier cylindrycznych, gier w karty, w kości i zautomatyzowanych gier;

(x) wysyłanie kolejnych Kampanii do Odbiorców, którzy zrezygnowali z ich otrzymywania. Szanuj czas oraz prywatność osób, które nie chcą otrzymywać od Ciebie kolejnych Kampanii;

(xi) używanie mylnych, wprowadzających w błąd lub sugerujących inną zawartość wiadomości tematów Kampanii. W szczególności używanie prefixów sugerujących, że jest to odpowiedź na uprzednią wiadomość lub przekazanie wiadomości, oznaczonych np.: RE, ODP, FWD itp.

(xii) zastosowanie linku w tytule;

(xiii) zastosowanie w szablonie maila tzw. skracaczy linków;

(xiv) nadużywanie linków, rozumiane jako ich wykorzystanie poza aplikacją FreshMail lub w kampaniach kierowanych do Adresów Grupowych;

(xv) publikowanie za pośrednictwem Programu stron typu Landing Page, które mają za zadanie zbierać adresy e-mail lub numery telefonu z wykorzystaniem wprowadzenia Odbiorców w błąd;

(xvi) organizowanie za pośrednictwem Programu zapisów na Webinar i wykorzystywanie następnie adresów e-mail uczestników webinaru do przesyłania im informacji handlowych, jeśli nie zebrałeś jednocześnie odpowiedniej zgody na przesyłanie takich informacji do Odbiorców.

3. FreshMail nie jest narzędziem służącym do weryfikacji adresów mailowych i nie może być traktowany jako aplikacja do oznaczania niepoprawnych lub nieaktualnych adresów mailowych. Pamiętaj, że po założeniu konta w Programie, odpowiadasz za wszystkie adresy mailowe znajdujące się na Twoim koncie. Spoczywa na Tobie zatem obowiązek zabezpieczenia formularzy subskrypcji, które są zintegrowane z programem FreshMail, przed złośliwym oprogramowaniem (bot), mogącym masowo zapisywać adresy mailowe przez te formularze kontaktowe.
4. Realizując kampanie zobligowany jesteś do poprawnego ustawienia rekordu SPF (Sender Policy Framework)
5. Chcąc wysyłać kampanie związane z ofertami pożyczek i kredytów konsumenckich musisz w treści wiadomości podać wszelkie konieczne informacje zgodnie z Art. 7. i Art. 8. ustawy o kredycie konsumenckim (Dz.U.2018.0.993). Jeśli działasz w innej branży, w której obowiązują szczególne regulacje co do komunikacji marketingowej czy reklam, również powinieneś się do nich stosować.

Pozostaw odbiorcy wybór

6. Spoczywa na Tobie obowiązek zawarcia w każdej wysyłanej Kampanii linku rezygnacji, tj. linku, którego kliknięcie przez Odbiorcę skutkować będzie wypisaniem z listy Odbiorców, a w konsekwencji nie wysyłaniem do tego Odbiorcy kolejnych Kampanii.
7. Link rezygnacji nie może być ukryty, ani zaszyty w innym linku. Link rezygnacji musi być dobrze widoczny, prawidłowo opisany i w języku rozumianym przez Odbiorcę. Jego brak spowoduje, że realizacja Kampanii zostanie wstrzymana.

Zabronione jest wysyłanie Kampanii do osób, które w przeszłości zostały dodane do listy Odbiorców, a następnie się z niej wypisały.

Zabronione jest także nadanie statusu “aktywny” adresom, które zostały oznaczone jako adresy odbijające w poprzednich kampaniach.

Jeśli realizujesz Kampanie SMS, również jesteś zobowiązany do respektowania ewentualnych sytuacji, gdy Odbiorca zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych lub wycofa swoją zgodę na przesyłanie mu wiadomości SMS. W przypadku dużej ilości skarg otrzymywanych od Odbiorców w związku z przesyłanymi przez Ciebie Kampaniami SMS, możemy wstrzymać dalsze Twoje wysyłki w tym kanale lub podjąć inne kroki, opisane poniżej w punkcie 9.

Skutki naruszeń

8. Polityka Antyspamowa nie jest tylko deklaracją, a jej naruszenia każdorazowo wiązać się będą z podejmowaniem przez nas działań, proporcjonalnych do naruszenia.
9. FreshMail zastrzega sobie prawo do wstrzymania -  w każdym momencie - realizowanej kampanii w związku z wykryciem nieprawidłowości mogących wpłynąć w szczególności na reputację infrastruktury wysyłkowej. Jeżeli istnieją ku temu uzasadnione przypuszczenia lub otrzymamy wiarygodne informacje, że naruszyłeś Politykę Antyspamową możemy także:

(i) w ramach Moderacji cofnąć Twoją Kampanię do zakładki Szkiców,
(ii) zablokować Ci możliwość prowadzenia nowych Kampanii,
(iii) dokonać blokady konta zgodnie z Regulaminem.

Pamiętaj jeżeli naruszysz zapisy naszej Polityki Antyspamowej, a my zablokujemy Ci dostęp do Programu lub do jego części, nie możesz liczyć na zwrot uprzednio wpłaconych środków.

Niezależnie od powyższego, jeśli naruszenie Polityki Antyspamowej stanowić będzie także naruszenie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, powiadomimy właściwe organy państwowe.

10. Dodatkowo, jeżeli w związku z Twoją Kampanią:

(i) wyślesz e-maila na Spamtrap,

(ii) używany przez nas adres IP trafi na RBL,

(iii) używana przez nas domena trafi na RBL,

(iv) „odbicia”, tj. informacje o niedoręczeniu e-maili, przekroczą 10% ogółu Odbiorców danej Kampanii, albo % odbić jest mniejszy, ale znaczący i powtarza się w kilku kolejno realizowanych przez Ciebie Kampaniach

(v) FreshMail otrzyma notyfikację niepożądanej Kampanii, kierowanej na adresy poczty elektronicznej lub numery telefonów Odbiorców,

(vi) notyfikacje SpamComplain przekroczą 0,01% Odbiorców danej Kampanii,

(vii) istnieją uzasadnione przypuszczenia lub otrzymamy wiarygodne informacje, że podszywasz się pod inny podmiot,

(viii) wyślesz wirusy, robaki, phishing, malware, lub inne potencjalnie szkodliwe oprogramowanie,

(ix) SendGuard zweryfikuje i oceni Twoją kampanię jako potencjalnie niebezpieczną;

uprawnieni jesteśmy do zastosowania wszystkich negatywnych konsekwencji opisanych w Polityce Antyspamowej oraz Regulaminie.

11. Jeśli zablokowaliśmy Twoje konto oraz dostęp do Programu, zasady ewentualnego wznowienia współpracy znajdują się w Regulaminie.
12. FreshMail zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian lub uzupełnień do niniejszej Polityki Antyspamowej. Wszelkie tego rodzaju zmiany będą publikowane na stronie www.freshmail.pl w zakładce „Polityka Antyspamowa”, w związku z czym zalecamy bieżące odwiedzanie naszej strony internetowej i monitorowanie aktualności zasad korzystania z Serwisu przez wszystkich naszych użytkowników.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

13. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące Polityki Antyspamowej skontaktuj się z nami. Wszelkie pytania kierować możesz:

(i) na adres e-mail pomoc@freshmail.pl;

(ii) pisemnie, na adres:
FreshMail sp. z o.o.
Aleja Generała Tadeusza Bora-Komorowskiego 25,
31-476 Kraków