Czy FreshMail jest zgodny z RODO?

Każdy administrator danych, który powierza FreshMailowi dane osobowe, powinien zgodnie z RODO podpisać z FreshMailem nową Umowę Powierzenia i Przetwarzania Danych Osobowych. By ułatwić naszym klientom akceptację takiej umowy, FreshMail przygotował w systemie formularz, który wystarczy wypełnić, a umowa zostanie wygenerowana automatycznie z danymi klienta. Akceptując ją, klient spełnia obowiązek wynikający z RODO. Formularz można znaleźć po zalogowaniu się w aplikacji i przejściu przez pojawiające się komunikaty.

Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych znajdziesz na swoim koncie po wypełnieniu formularza w aplikacji.

Tak, jeśli tylko będzie funkcjonował ogólny system certyfikujący, ponieważ na ten moment nie jest on stworzony. Dostępne obecnie certyfikaty uzyskuje się odpłatnie od podmiotów realizujących szkolenia z RODO. FreshMail natomiast uczestniczył i nadal uczestniczy w tworzeniu dobrych praktyk chociażby z takimi instytucjami, jak IAB.

Tak, usuwamy dane naszych klientów i wydajemy protokół usunięcia danych. Całkowite usunięcie danych następuje po 30 dniach ze względu na ich obecność w back-up’ie.

Tak, lista naszych sub-procesorów umieszczana jest w każdej umowie powierzenia i przetwarzania danych.

Tak, we FreshMailu w trosce o bezpieczeństwo danych osobowych wykonujemy ich kopie zapasowe.

Tak, w trosce o bezpieczeństwo powierzonych nam danych wykonujemy kopie zapasowe aplikacji, struktury bazy danych oraz systemu operacyjnego. Nie zachodzi więc ryzyko, że dane znajdujące się w systemie FreshMail zostaną utracone.

FreshMail posiada następujące funkcje, które wspierają obowiązki wynikające z RODO:
a) Double opt-in - zachęcamy wszystkich naszych klientów do zbierania listy mailingowej w modelu double opt-in, który wspiera zasadę marketingu za przyzwoleniem. We FreshMailu model ten ustawiony jest domyślnie.
b) Link rezygnacji - wymagamy, aby w każdej naszej kampanii znajdował się link rezygnacji, dzięki któremu odbiorca może wypisać się listy, co dla Administratora powinno być jednoznaczne z cofnięciem zgody na przetwarzanie danych osobowych.
c) Kreator Formularzy - pozwala na tworzenie formularzy zapisu z dowolną liczbą zgód, by spełnić wymogi RODO.
d) Domyślna wiadomość potwierdzająca - domyślna wiadomość, która wysyłana jest do adresów podanych w formularzu zapisu, jest zgodna z RODO.
e) Autoresponder Zapis na listę odbiorców - wiadomość automatyczna, która ułatwi Ci spełnienie obowiązku informacyjnego nałożonego przez RODO.
f) Usunięcie adresu z bazy - możliwość szybkiego usunięcia z bazy adresów, którzy zrezygnowali z otrzymywania od Ciebie wiadomości.

Tak, jedyną podstawą przetwarzania jest zawarta umowa powierzenia i przetwarzania danych osobowych.

Tak, ochrona danych osobowych jest we FreshMailu ważnym tematem. Dbamy o to, aby nasi pracownicy posiadali wiedzę na temat bezpieczeństwa danych oraz obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Każda osoba otrzymująca upoważnienie odbywa najpierw szkolenie.

FreshMail jako procesor pełni funkcję pomocniczą dla Administratora, dlatego zapewniamy podstawowe prawa użytkowników np. poprzez link rezygnacji.

Tak, w firmie funkcjonuje Inspektor Danych Osobowych.

Nasze serwery znajdują się w Polsce, a dokładnie w Katowicach.