Lekcja 2 - RODO
w email marketingu

Dzięki poprzedniej lekcji wiesz już, jakimi sposobami skutecznie budować bazę odbiorców. Teraz czas przyjrzeć się wymogom prawnym, jakie musisz spełnić podczas zbierania adresów email oraz wysyłania wiadomości.

Kiedy można komunikować się bez zgody odbiorcy?

Na początek warto podkreślić, że nie na każdy rodzaj komunikacji z klientem potrzebujemy zgody. W Internecie wiele osób pyta o konkretne sytuacje i wciąż jest w tym temacie mnóstwo wątpliwości. Tak więc zgoda nie jest wymagana, gdy:

1. komunikujesz się z klientami w celu realizacji zamówienia (np. wysyłasz maile transakcyjne,
2. informacje o stanie zamówienia, planowanej godzinie dostarczenia przesyłki itp.);
3. udzielasz informacji lub wysyłasz ofertę handlową w odpowiedzi na prośbę czy zapytanie użytkownika. Warto zaznaczyć, że chodzi tu o konkretną informację/ofertę, jednak NIE MOŻESZ zapisać adresu pytającego na listę newsletterową;
4. piszesz wiadomość na publicznie dostępny adres (np. jan.kowalski@nazwadanejfirmy.pl) w takim celu, dla którego jest on podany - na niektórych stronach internetowych widnieje taki adres, by na niego wysyłać np. zapytania reklamowe lub oferty;
5. wysyłasz wiadomość w prawnie uzasadnionym interesie, jak np. przypomnienie o niezapłaconej fakturze.

Ponadto RODO nie wymaga ponownego zbierania zgód na wysyłanie newslettera od użytkowników, którzy zapisali się na nią poprawnie przed wejściem w życie nowego prawa.

Co w sytuacji, gdy w Twojej bazie znajdują się użytkownicy pozyskani metodą single opt-in, czyli tacy, którzy nie potwierdzili chęci zapisu? Wiele firm musiało się zmierzyć z tym problemem przed 25 maja. Rozwiązaniem było wysłanie mailingu do tych osób z informacją o zmianach w prawie (najczęściej również w dokumentach wewnętrznych firmy) oraz z prośbą o kliknięcie w przycisk, np.: Tak, chcę dalej otrzymywać od Ciebie wiadomości. Odbiorców informowano, że jeśli nie klikną w link, nie otrzymają więcej newsletterów.

Przykładowa wiadomość o aktualizacji polityki prywatności

Natomiast jeżeli chcesz wysyłać newslettery oraz oferty handlowe do nowych odbiorców, muszą wyrazić na to zgodę.

Double opt-in

Zawsze należy prowadzić zapis do newslettera w modelu double opt-in! Polega on na tym, że do listy mailingowej zostaje dodany tylko ten adresat, który potwierdzi chęć zapisu, klikając w specjalny link umieszczony w wiadomości potwierdzającej. Dzięki temu wiesz, że zgoda na wysyłanie przez Ciebie maili została wyrażona dobrowolnie i świadomie. Ponadto w wiadomości potwierdzającej masz okazję spełnić swój obowiązek informacyjny (o którym będzie mowa później).

Jednak zanim wyślesz wiadomość potwierdzającą i zanim nastąpi dodanie adresu do Twojej bazy, użytkownik musi wiedzieć, w jakim celu podaje swoje dane osobowe. Poniżej przedstawione są trzy typowe sytuacje, w których zbiera się dane.

1. Wypełnienie formularza zapisu do newslettera na stronie internetowej
2. Oferowanie korzyści (prezentu) w zamian za adres
3. Podawanie danych przy zakładaniu konta lub dokonywaniu transakcji

Formularz zapisu do newslettera

Przy zwykłym formularzu zapisu do newslettera istotne są dwie rzeczy. Po pierwsze musisz napisać wprost, że jest to zapis do newslettera. Choć brzmi to banalnie, niektóre firmy próbują wprowadzić użytkowników w błąd i udają, że formularz służy do czegoś innego. Po drugie musisz mieć zgodę internautów na wysyłanie pewnych treści. W tej kwestii są dwa podejścia. Można na formularzu stworzyć checkbox z formułą prawną, którego zaznaczenie oznacza wyrażenie zgody.

Ale można też zrezygnować ze skomplikowanych formuł, a zamiast nich napisać, co dokładnie odbiorca będzie otrzymywał, jeśli zapisze się na listę.

Prezent za zapis

Firmy często oferują jakiś prezent w zamian za zapis do newslettera. Może to być np. rabat, webinar czy e-book. Po RODO praktyka ta wciąż jest zgodna z prawem, ale pod warunkiem, że jasno informuje się użytkowników, że podają swoje dane w celu zapisu do bazy mailingowej. Tak, jak poniżej:

Zapis podczas rejestracji

Często sklepy internetowe umieszczają zgodę na przesyłanie newsletterów przy zakładaniu konta lub dokonywaniu zakupów. Na ogół mają one postać dodatkowego checkboxa. Zgodnie z RODO jest to dopuszczalne pod warunkiem, że wyrażenie tej zgody nie jest wymagane do założenia konta czy zrealizowania zakupu. W przypadku checkboxa powinien on być domyślnie odznaczony.

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z RODO każdy, kto przetwarza dane osobowe, musi spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane przetwarza. Musi informować o:

1. swoich danych kontaktowych,
2. danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych,
3. celu w jakim przetwarza dane,
4. podstawie przetwarzania (np. wyrażona przez użytkownika zgoda),
5. ewentualnym zamiarze przekazania danych innemu podmiotowi,
6. czasie przechowywania danych,
7. prawie użytkownika do: wglądu do danych, zmiany lub usunięcia ich z bazy, wycofania zgody na przetwarzanie,
8. prawie do przeniesienia danych do innego podmiotu, świadczącego podobne usługi.

Informacje te można umieścić w wiadomości potwierdzającej zapis do newslettera (w modelu double opt-in), dzięki czemu każdy, kto chce zapisać się do bazy, zapozna się z nimi. Z kolei osobom, których dane znajdowały się na liście odbiorców przed 25 maja, wystarczy wysłać wymagane informacje w pierwszym mailu po zmianie przepisów.

Oczywiście dobrze jest też, gdy znajdują się one na stronie internetowej, na przykład w polityce prywatności. Część firm informacje umieściła właśnie na swoich witrynach, a w mailach do nich linkowała.

Jak widać, RODO wprowadza sporo zmian w masowej komunikacji elektronicznej, jednak nie są to rewolucje, których należałoby się obawiać, a jedynie drobne usprawnienia, które działają na korzyść osób, których dane są przetwarzane.

Kilka pytań :)

W ramach podsumowania lekcji, czas na serię pytań. Przeczytaj i zastanów się, czy udało Ci się spełnić obowiązki wynikające z RODO. A może jest jeszcze coś, nad czym musisz popracować?

1. Kiedy potrzebna jest zgoda na wysyłanie wiadomości drogą elektroniczną?
2. Jak dobrze napisać zgodę na wysyłanie newslettera?
3. Jakie informacje należy podać, by spełnić obowiązek informacyjny?

Na dziś już wystarczy

Mamy nadzieję, że przekazaliśmy Ci możliwie jak najwięcej informacji na temat RODO w email marketingu.

W kolejnej lekcji poruszamy kwestię niezbędną, by odnieść sukces w email marketingu, a mianowicie o tym, jak przygotować strategię wysyłki mailingów i newsletterów.

Z kolei jeśli chcesz przypomnieć sobie nasze porady dotyczące budowania listy odbiorców, pod tym linkiem znajdziesz lekcję 1.

Do jutra!