Dzięki temu narzędziu FreshMaila możesz w prosty sposób tworzyć niezapomniane webinary, szkolenia, wideoprezentacje dla klientów oraz spotkania online. Pozwoli Ci też zyskać wartościowe adresy do swojej bazy odbiorców. Przeczytaj poniższą instrukcję, by dowiedzieć się, jak korzystać z Webinarów. 

Gdzie znaleźć Webinary w aplikacji?

Webinary znajdziesz po prawej stronie w górnym menu w aplikacji:

Po kliknięciu zobaczysz kilka opcji:

1. Zaplanuj nowe wydarzenie - opcja, która przekieruje Cię do kreatora.
2. Pokoje / wydarzenia - to tu znajdziesz wszystkie stworzone przez Ciebie wydarzenia.
3. Zarządzaj prezenterami - możesz tu dodać lub usunąć prezentera, a także dodać Opis/Bio.
4. Pliki webinarów - znajdziesz tu wszystkie pliki, które wgrałeś oraz nagrania z webinarów (jeśli je nagrywałeś).

By stworzyć webinar, kliknij w button Zaplanuj nowe wydarzenie.

Krok 1: Parametry

W tym kroku ustawia się główne informacje. U góry wpisz nazwę wydarzenia, która będzie widoczna dla uczestników. Następnie wybierz listę, na którą mają trafić adresy zapisanych osób oraz wybierz datę, godzinę i przewidywany czas trwania webinaru czy spotkania. Poniżej możesz też wpisać agendę wydarzenia, która wyświetli się uczestnikom podczas rejestracji, jak i w szczegółach spotkania, które można zobaczyć w trakcie trwania webinaru.

Uwaga! Po przejściu do kolejnego kroku nie będzie możliwości zmiany listy odbiorcówLista odbiorcówBaza danych zawierająca adresy email odbiorców, którzy wyrazili zgodę na przesyłanie przez dysponującego listą wiadomości komercyjnych.  . Nie ma także możliwości zaplanowania dwóch wydarzeń na ten sam dzień i godzinę oraz wyboru więcej niż jednej listy.

Krok 2: Rejestracja

W tym kroku ustawiasz opcje dotyczące formularza zapisu na Twoje wydarzenie. W pole Opis formularza wpisz tekst, który wyświetli się na górze formularza. Następnie wybierz pola, jakie będzie trzeba wypełnić przy zapisie. Domyślnie zawsze wymagany jest adres email. By dodać kolejne pola, kliknij w przycisk:

Po kliknięciu w “Dodaj pole” zostaniesz przeniesiony do ustawień listy, gdzie będziesz mógł dodać pola dodatkowePole dodatkoweMiejsce, w którym można zbierać dodatkowe informację o odbiorcy, np. jego imię, miasto, czy informacje o kliknięciu w link..

Po dodaniu wszystkich pól, które chcesz ustawić, możesz jeszcze wybrać, które z nich mają być obowiązkowe do wypełnienia, a które opcjonalne.

Pod polami formularza znajduje się domyślna zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną. Wystarczy wpisać w niej nazwę swojej firmy, by zgodnie z prawem wysyłać newslettery i kampanie mailowe osobom, które zapisały się na Twój webinar. Zgodę możesz oczywiście edytować. 

Na koniec tego kroku możesz jeszcze wybrać, czy chcesz, żeby do zapisanych osób zostały automatycznie wysłaneWysłaneŁączna liczba wszystkich wiadomości wysłanych na pojedyncze adresy email w ramach danej kampanii. Ilość ta nie uwzględnia ponownego dosyłania maili, które nie mogły zostać wcześniej dostarczone. przypomnienia o Twoim wydarzeniu. Przypomnienie może być wysłane: 48 h, 24 h, godzinę oraz 10 minut przed spotkaniem.

Krok 3: Dodatkowi prezenterzy

Domyślnie rolę prezentera podczas wydarzenia ma użytkownik, który je stworzył (czyli Ty). Możesz jednak dodać osoby (max. 15 - w zależności od posiadanego pakietu), które będą mieć te same uprawnienia. Podczas okresu testowego webinarów prezenter może być tylko jeden, czyli host - administrator konta głównego we FreshMailu.

Po kliknięciu w przycisk Dodaj prezentera pojawi się pop-up, w którym wystarczy podać dane prezentera (wymagane jest imię, nazwisko i adres email). 

Krok 4: Pliki

W tym kroku możesz dodawać różne pliki, które później zostaną użyte w trakcie prowadzenia webinaru. Widzisz tu bibliotekę, w której znajdują się foldery z Twoimi materiałami, a także nagrania z poprzednich webinarów  oraz historie czatu.

Krok 5: Zaawansowane

Na koniec tworzenia wydarzenia masz jeszcze do wyboru kilka opcji.

Możesz określić, którzy uczestnicy mają być słyszani podczas spotkania. Masz tu dostępne trzy opcje:

• Spotkanie - tryb dyskusji  - wszyscy użytkownicy mogą się wypowiadać ( max. 25 osób może wziąć udział w trybie dyskusji);
• Webinar - tryb prezentacji - tylko prezenterzy będą słyszani;
• Pytania i odpowiedzi - uczestnicy spotkania zgłaszają chęć zadania pytania, a prezenterzy udzielają im głosu. 

Dalej masz możliwość włączenia opcji Poczekalnia - dzięki niej użytkownicy, którzy wejdą do pokoju przed rozpoczęciem spotkania, trafią do poczekalni, gdzie wyświetlać się będą informacje o webinarze.

Możesz też zaznaczyć, czy wejście do pokoju ma być chronione hasłem (opcja skierowana bardziej do moderatorów i prezenterów, zabezpiecza przed "przejęciem" webinaru przez osoby z zewnątrz) oraz czy po zakończeniu spotkania ma zostać wysłana do użytkowników automatyczna wiadomość z podziękowaniem.

Kolejna opcja daje Ci możliwość podania linku do strony, na którą chcesz, aby uczestnicy zostali przekierowani po zakończeniu przez Ciebie spotkania - może być to klasyczna strona z podziękowaniem, albo np. landing pageLanding pageInaczej "jump page" strona docelowa. Jest to strona, na którą użytkownik jest bezpośrednio kierowany po kliknięciu w link sponsorowany, czy kreację reklamową.   z omawianą podczas webinaru promocją. 

Dalej możesz wybrać układ pokoju (po której stronie ekranu ma się znaleźć menu). Układ pokoju możesz zmienić w każdej chwili, a podczas trwania webinaru - klikając w zakładkę Widok.

Ostatnią opcją jest Promowana oferta. Jeżeli chcesz, by w trakcie webinaru uczestnikom wyświetliła się reklama - włącz tę opcję, a następnie dodaj grafikę (wybierz ją ze swojej biblioteki lub podaj adres URL) oraz wpisz link do strony, na którą ma kierować baner.

Baner wyświetli się uczestnikom w prawym górnym rogu podczas trwania szkolenia online.

Krok 6: Podsumowanie

Po przejściu wszystkich kroków, zobaczysz podsumowanie stworzonego wydarzenia, które możesz w każdej chwili edytować. W podsumowaniu znajdują się również linki, które udostępniasz dla prezentera, moderatora i uczestników, by mogli wejść do pokoju otrzymując odpowiednią rolę.

Rola Prezentera daje danej osobie pełną możliwość do kontrolowania sesji webinaru i zarządzania innymi uczestnikami. Prezenter może zmieniać tryby, dodawać uczestników, rozpoczynać i kończyć spotkanie online.

Moderator z kolei ma za zadanie wesprzeć prezentera. Jego podstawową pracą jest moderowanie czatu, odpowiadanie na pytania, wysyłanie plików itp.

Uczestnik to osoba z zewnątrz, która wyraziła chęć udziału w webinarze - ma najbardziej ograniczone możliwości - głównie może pisać komentarze, uczestniczyć w ankietach i testach czy prosić o udzielenie głosu.

Wysyłając zaproszenie do wydarzenia zwróć uwagę na to, który link udostępniasz różnym osobom.

Po kliknięciu Zapisz i wyjdź na dole strony, wydarzenie jest gotowe i zapisane na Twoim koncie. 

Zaplanowane wydarzenia

By zobaczyć stworzone przez Ciebie wydarzenia, przejdź do zakładki Pokoje / wydarzenia.

Po przejściu do zakładki widzisz wszystkie zaplanowane wydarzenia. To z tego widoku możesz rozpocząć wydarzenie, klikając w żółty przycisk Rozpocznij. Gdy to zrobisz, nastąpi przekierowanie do pokoju webinaru. 

Natomiast kliknięcie w ikonę ustawień spowoduje rozwinięcie menu z różnymi opcjami.

Tutaj masz możliwość podglądu ustawień wydarzenia, ich edycji lub usunięcia wydarzenia. Po kliknięciu w Widżet na stronę zobaczysz kod formularza zapisu, który wystarczy skopiować, by osadzić na stronie. 

Możesz też wysłać kampanię do zapisanych na webinar osób (po kliknięciu zostaniesz przekierowany do kreatora kampanii), a także do innych subskrybentów z Twojej bazy, by zaprosić ich na wydarzenie. 

Historia wydarzeń

By zobaczyć wydarzenia, które już się odbyły, w zakładce Pokoje / wydarzenia wybierz u góry przycisk Historia wydarzeń.

Po kliknięciu w ikonę ustawień wydarzenia, które się zakończyło, masz do wyboru opcję wysyłki kampanii do 3 segmentów: osób zapisanych, uczestników oraz do osób, które nie uczestniczyły w wydarzeniu. 

Po kliknięciu w jedną z opcji system przeniesie Cię do kreatora kampanii, gdzie w 2 kroku - OdbiorcyOdbiorcaOsoba, która wyraźnie poprosi o dołączenie do listy odbiorców, np. przez wypełnienie formularza zapisu do newslettera i wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości.  , automatycznie pojawi się utworzony segment, do którego wybrałeś, że chcesz wysłać kampanię. 

Możesz również przejść do listy osób zapisanych na webinar.

Zarządzaj prezenterami

W lewym menu znajdziesz zakładkę Zarządzaj prezenterami.

Znajdziesz w niej swój profil prezentera, gdzie możesz uzupełnić informacje o sobie, a także podgląd dodanych przez Ciebie prezenterów dodatkowych. W tym miejscu może również dodać kolejnych prezenterów.

Pliki webinarów

Ta zakładka to nic innego jak biblioteka plików, które wcześniej można było dodać podczas tworzenia webinaru. W tym miejscu można cały czas dodawać pliki i tworzyć foldery.

W bibliotece zapisują się również nagrania Twoich webinarów oraz historie czatu, które w każdej chwili możesz pobrać lub udostępnić przy użyciu linka. Uwaga! Dane historyczne webinaru przechowywane są przez okres 6 miesięcy.

Wybrane funkcje webinarów

Webinary od FreshMaila dają Ci duże pole do prezentowania swojego szkolenia w atrakcyjny sposób. Poniżej zobaczysz opis wybranych funkcji, które mogą Ci się szczególnie przydać.

Prezentacja

Oprócz funkcji standardowej - czyli prezentacji - możesz użyć wielu trybów, które zaktywizują uczestników - i przełączać je dowolnie, wedle potrzeb, podczas webinaru.

Nagrywaj

Jeśli chcesz mieć dostęp archiwalny do swojego webinaru, na przykład aby wysłać je do uczestników po zakończeniu spotkania, musisz je najpierw nagrać. Funkcja nagrywania nie włącza się w naszym systemie automatycznie. Aby włączyć nagrywanie, kliknij w ikonkę z czerwonym kółkiem Nagrywaj w menu na górze prezentacji.

Nagrane wydarzenie zapisze się w zakładce Pliki -> Recordings.

Z kolei opcja Start jedynie daje znak, by odliczać czas wydarzenia oraz, po zakończeniu webinaru, wylogować uczestników. Uwaga: zanim klikniesz Start, uczestnicy, którzy dołączyli do pokoju, mogą zobaczyć wszystko co prezenter udostępnia.

Ankiety i testy

W tym miejscu prezenter może zapytać uczestników o zdanie bądź zaangażować ich do odpowiedzi lub przeprowadzić test. Ankiety i Testy to dobre rozwiązanie do aktywizowania uczestników i otrzymania wartościowego feedbacku.

Ważne: jeśli chcesz zapisać wyniki ankiet i testów, musisz zrobić to w trakcie trwania webinaru, ponieważ nie zapisują się one automatycznie w zakładce pliki.

Tablica

Tablica to kolejne narzędzie, które idealnie uzupełnia webinarową prezentację. Tablica pozwoli Ci na rysowanie i mazanie, dodawanie znaków, ikonek, tekstu, tabeli.

Udostępnij ekran

Jeśli np. prowadzisz szkolenie z działania aplikacji lub chcesz pokazać demo działania jakiejś strony, opcja udostępniania ekranu jest idealna dla tego typu prezentacji. W tym miejscu możesz określić, czy chcesz udostępnić cały ekran, okno aplikacji czy konkretną kartę.

Menadżer wyglądu pokoju

Opcja ta pozwala dostosować wygląd okna webinaru, by był spójny z Twoją stroną, firmą czy marką. W tej opcji możesz dodać logo, zmienić kolory napisów, tła, menu czy przycisków.