Jak prawidłowo przygotować swoją bazę odbiorców?

Jeśli porównać efekt pracy dobrego email marketera do słoika złocistego miodu, to baza danych, która dla niego zarabia, byłaby grupą pracowitych pszczół. Choć na pierwszy rzut oka porównanie może wydawać się nieco zbyt wybujałe, to ten przykład świetnie pokazuje, że bez odpowiedniego wkładu pracy, dbałości o odbiorców, utrzymywania ich zainteresowania czy wreszcie „dokarmiania” pięknymi treściami i promocjami marketer nie zbierze zbyt dużych plonów ze swej pracy. Powiększanie i pielęgnowanie listy odbiorcówLista odbiorcówBaza danych zawierająca adresy email odbiorców, którzy wyrazili zgodę na przesyłanie przez dysponującego listą wiadomości komercyjnych.   jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby pozytywnie wpływać na rozwój swojej firmy!

Istnieje wiele sposobów na zarządzanie listą odbiorców – niektórzy trzymają swoje bazy w edytorze tekstu, inni korzystają z notatnika, książki odbiorców na skrzynce email, programu CRMCRMSystem zarządzania relacjami z klientami., itp. Jaki jednak rodzaj wybrać, gdy chcesz bezproblemowo przenieść dane z jednego miejsca w drugie?

Jaki rodzaj pliku wybrać?

Wybór powinien paść na plik w formacie .csv stworzony w arkuszu kalkulacyjnym. Pliki .csv, które przygotuje każdy program podobny do Microsoft Excel, są właśnie najczęściej stosowanym formatem w działaniach marketingowych, np. przy imporcie odbiorców do systemu FreshMail. Bierze się to po części z uniwersalności tego rodzaju plików oraz z tego, że niewiele aplikacji pozwala na taką dowolność edycji i sortowania danych jak właśnie dobrze stworzony arkusz kalkulacyjny.

Dane w arkuszu kalkulacyjnym powinny być uporządkowane. W jednej komórce nie powinno się łączyć kilku danych np. imienia i adresu email, natomiast w każdej osobnej kolumnie powinny znajdować się osobne zakresy danych, np.:

tabela excel

W poniższym przykładzie widać jak właściwie rozdzielone powinny być więc dane odbiorców, które będą mogły zostać prawidłowo zaimportowane do listy odbiorców w systemie FreshMail:

baza odbiorców

Dodatkowo, już na etapie tworzenia bazy, warto pomyśleć nad jej przyszłą segmentacją. Wystarczy utworzyć kolumnę, którą później zaznaczymy w systemie jako pole dodatkowePole dodatkoweMiejsce, w którym można zbierać dodatkowe informację o odbiorcy, np. jego imię, miasto, czy informacje o kliknięciu w link., i poprzez wartości w danym polu będziemy segmentować odbiorców.

Więcej o segmentacji przeczytasz w naszym poradniku.

Nie zapomnij o kodowaniu

By umożliwić prawidłowy odczyt danych w systemie należy jeszcze pamiętać o kodowaniu znaków. Najpowszechniej stosowanym standardem jest kodowanie UTF-8, dlatego zalecamy używanie właśnie tego zestawu. Warto wiedzieć, że starsze metody kodowania nie muszą powodować problemów z wyświetlaniem znaków, ale UTF-8 powinno sprawiać ich najmniej. Właściwie każdy arkusz kalkulacyjny pozwala na zapis pliku .csv w odpowiednim kodowaniu, z czego warto skorzystać.

Powyżej widać błąd wyświetlania litery „ł” w imieniu „Bolesław” podczas importu, a poniżej odpowiednią opcję, którą należy zmienić w takim przypadku.

Przygotowana w powyższy sposób lista odbiorców będzie solidną podstawą do przyszłych skutecznych działań email marketingowych.