Polityka prywatności

FreshMail to firma, która dokłada najwyższej staranności do ochrony prywatności. Wiemy, że tylko dokładna informacja o działaniach podejmowanych na Danych Osobowych pozwoli Ci nam zaufać i korzystać w pełni z możliwości naszego Serwisu. Dlatego ustanowiliśmy Politykę Prywatności, z której dowiesz się, jakie kroki podejmujemy dla zapewnienia rzetelności i transparentności Przetwarzania Danych Osobowych, jakich standardów przestrzegamy i w jakim zakresie zbieramy i dokonujemy działań na Danych Osobowych.

Zanim skorzystasz z Serwisu w jakiejkolwiek formie, zapoznaj się z pełną treścią niniejszej Polityki. Podzieliliśmy ją na dwie części – jedną przeznaczoną dla użytkowników programu FreshMail i subskrybentów naszego newslettera, a drugą dotyczącą plików cookies. Jeśli chcesz przeczytać tylko o tych ostatnich przejdź od razu do sekcji „Ciasteczka” poniżej. 

Jeżeli nie akceptujesz procedur wynikających z Polityki, nie możesz korzystać z Serwisu. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości – jesteśmy do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami korzystając z danych kontaktowych podanych na końcu Polityki, w punkcie 30.

Porządki robione dla Ciebie

1. Chcemy, aby Polityka była dla Ciebie jak najbardziej przejrzysta. Dlatego Polityka podzielona została na wewnętrzne jednostki redakcyjne, zgodnie z następującym spisem treści:

- Spis treści

- Porządki robione dla Ciebie

- Informacje wymagane przez RODO

- To, co nam powiesz, udoskonali cały serwis

- Chcemy poznać Cię bliżej

- To Ty tu jesteś szefem

- Dzielimy się informacjami

- Twoje Dane są z nami bezpieczne

- O bezpieczeństwo musimy dbać wszyscy

- Ciasteczka

- Lubimy rozmawiać – skontaktuj się z nami

2. Podział ma tylko pomagać. Pamiętaj jednak, że Polityka tworzy kompleksową całość i żadna z jej części nie powinna być przez Ciebie interpretowana w oderwaniu od pozostałych.
3. Lubimy porządek, dlatego w Polityce Prywatności wprowadziliśmy kilka definicji:

Informacje wymagane przez RODO

4. Korzystając z Serwisu, możesz zdecydować się pozostawić nam swoje dane osobowe – zazwyczaj jeśli zakładasz Konto albo jeśli zapisujesz się na nasz newsletter, ale też pisząc do nas wiadomość mailową lub na czacie. W takiej sytuacji będziemy administratorem Twoich danych osobowych i zgodnie z RODO jesteśmy ci winni garść informacji. Podamy je tutaj w najkrótszej możliwej wersji – jeśli się spieszysz, przeczytaj tylko ten punkt. Dalej natomiast znajdziesz bardziej rozbudowane i pisane łatwym językiem informacje o tym, jakie dane (nie tylko dane osobowe) i w jakich celach mogą być przez nas przetwarzane o użytkownikach Serwisu.

(i.)  Administratorem danych osobowych będzie firma FreshMail Sp. z.o.o. z siedzibą przy alei 29 Listopada 155c, 31-406 w Krakowie.

(ii.) Wszelkie sprawy związane z danymi osobowymi możesz konsultować z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@freshmail.pl. 

(iii.)  Twoje dane, takie jakie nam podasz, będą przetwarzane w celach:

• zawarcia i wykonywania umowy o korzystanie z Programu FreshMail;
• rozliczania transakcji;
• odpowiadania na Twoje zapytania (jeśli zadzwonisz lub napiszesz do Nas z pytaniem);
• przesyłania newslettera – jeśli wyraziłeś/aś na to zgodę.

(iv.) W naszej działalności korzystamy z innych aplikacji internetowych oraz narzędzi informatycznych, dlatego Twoje dane mogą być przez nas powierzane: firmom, których serwery dzierżawimy, podwykonawcom niektórych naszych funkcjonalności, firmie księgowej, firmom pośredniczącym w płatnościach, firmom dostarczającym narzędzia komunikacji (czat, hositng poczty e-mail), firmom dostarczającym narzędzia analityczne (wykrywanie błędów w aplikacji, analiza zachowań użytkowników). Niektóre z tych narzędzi dostarczane są przez firmy amerykańskie, w związku z czym Twoje dane osobowe mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Korzystamy jednak wyłącznie z usług firm wpisanych na tzw. listę Privacy Shield, co oznacza odpowiedni poziom ochrony Twoich danych.

(v.)  Twoje dane będziemy przetwarzać do czasu wykonania umowy, do czasu załatwienia Twojego zapytania, a jeśli jesteś zapisany na newsletter – do czasu wycofania przez Ciebie zgody na przetwarzanie. Dane zachowamy również w celu obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia takich roszczeń.

(vi.)  W każdej chwili masz prawo dostępu do swoich danych, możesz żądać żebyśmy je usunęli, zmienili oraz zmniejszyli zakres, w którym je przetwarzamy.

(vii.) W każdej chwili możesz żądać przeniesienia swoich danych do innego podmiotu.

(viii.) Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych co do przetwarzania Twoich danych osobowych.

(ix.) Podanie Twoich danych osobowych jest dobrowolne.

To, co nam powiesz, udoskonali cały serwis

5. Podczas przeglądania przez Ciebie strony www.freshmail.pl, www.freshmail.com czy to jako użytkownik Programu, odbiorca naszego newslettera czy jako anonimowa osoba - nasze serwery automatycznie gromadzą informacje wysyłane przez Twoją przeglądarkę oraz te zawarte w logach systemowych. Informacje te mogą zawierać takie dane jak adresy email, adresy IP, typ przeglądarki, stronę internetową odwiedzaną bezpośrednio przed wejściem na nasze strony czy do Programu oraz inne dane. FreshMail wykorzystuje te dane wyłącznie do zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy z Klientem, w celach statystycznych (analiza ruchu na naszej stronie www) oraz w celach marketingowych (by lepiej dopasować treść Serwisu do preferencji użytkowników oraz by wyświetlać Ci reklamy na innych stronach internetowych).
6. Przed skorzystaniem z funkcjonalności Serwisu i Programu możemy prosić Cię o podanie niektórych Danych Osobowych, przy czym nigdy nie prosimy Cię o podanie danych, które nie są nam niezbędne.
7. Szanujemy Twój wybór, dlatego podanie przez Ciebie Danych Osobowych jest zawsze dobrowolne. Pamiętaj jednak, że w przypadku niepodania Danych Osobowych, o które zostaniesz przez nas poproszony, nie uzyskasz dostępu do funkcjonalności Serwisu i Programu.
8. Cały czas doskonalimy Serwis, dlatego podczas korzystania z Serwisu mogą być gromadzone w sposób automatyczny różne informacje o osobach przeglądających Serwis, w tym o Tobie.W tym celu wykorzystujemy ciasteczka (pliki cookies). Jeśli chcesz dowiedzieć się o nich więcej, poczytaj punkty 24 – 29 Polityki.

Chcemy poznać Cię bliżej

9. Żeby nasza współpraca przebiegała płynnie musimy się nawzajem poznać. O nas wiesz już wszystko, a jeśli chcesz wiedzieć więcej – skontaktuj się z nami korzystając z danych kontaktowych podanych na końcu Polityki, w punkcie 30, lub z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem iod@frreshmail.pl.
10. Chcemy Cię bliżej poznać, dlatego:

(i) podczas rejestracji do Serwisu poprosimy Cię o podanie danych: (a) imienia,(b) adresu e-mail oraz (c) numeru telefonu.

(ii) po rejestracji, w celu zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, prosimy Cię o podanie danych: jeżeli reprezentujesz firmę -  (a) dane firmy, którą reprezentujesz, (b)  imię i nazwisko reprezentanta firmy, (c) numer telefonu; jeżeli zarejestrowałeś się jako osoba fizyczna: (a) imię, (b) nazwisko, (c) adres korespondencyjny, (d) numer telefonu;

(iii) podczas dokonywania pierwszej płatności oraz podczas wysyłania pierwszej kampanii dla kont darmowych prosimy Cię o uzupełnienie Twoich danych o (a) nazwisko, (b) dane firmy, którą reprezentujesz, (c) adres korespondencyjny oraz (d) numer telefonu;

(iv) podczas korzystania z niektórych funkcjonalności Serwisu zbieramy o Tobie dane: (a) adres IP, (b) domenę, (c) dane identyfikacyjne przeglądarki oraz (d) typ systemu operacyjnego;

(v) podczas kontaktowania się z nami przez formularze dostępne na stronach http://freshmail.pl/kontakt/ i http://freshmail.pl/zglos-spam/#chce-zglosic-spam zbieramy o Tobie dane: (a) imię, (b) nazwisko i (c) adres e-mail, zaś w przypadku kontaktowania się poprzez zakładkę „Sugestie” dostępną na Twoim Koncie – Twój adres e-mail;

(vi) podczas korzystania przez Ciebie z Programu zbieramy za pomocą logów informatycznych dane o tym, w jaki sposób korzystasz z Programu (daty logowania przez Ciebie lub inne osoby, którym udostępniłeś Konto, operacje na listach Odbiorców oraz Treściach, funkcje z których korzystasz, płatności itd.).

(vii) Korzystamy z narzędzia HotJar, które rejestruje dane odnośnie zachowania użytkowników na Stronie Internetowej oraz w Programie takie jak: nawigacja, przewijanie strony, ruch kursora, przybliżona lokalizacja, używane urządzenie, system operacyjny, rodzaj przeglądarki. Otrzymane w ten sposób dane przetwarzane są w sposób zbiorczy i zanonimizowany, w celu ulepszania przez nas sposobu działania Strony. Więcej informacji na temat działania narzędzia Hotjar możesz znaleźć tutaj. Możesz zablokować mierzenie Twojej aktywności przez Hotjar korzystając z linku tutaj.

11. Kiedy przekażesz nam Dane Osobowe stajemy się ich administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Żebyś nie miał żadnych wątpliwości – administratorem jest spółka pod firmą FreshMail spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy alei 29 Listopada 155 C, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000497051.
12. Twoje Dane Osobowe są przez nas Przetwarzane wyłącznie za Twoją zgodą lub w przypadku, gdy mamy do tego inną podstawę prawną.
13. Przetwarzamy Twoje Dane Osobowe:

(i)  w celu świadczenia usług Serwisu, udostępniania Ci funkcjonalności Programu oraz odpowiedniego zarządzania klientami FreshMail – podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich Danych Osobowych jest wówczas zawarta pomiędzy nami umowa oraz prawnie uzasadnione interesy związane z prowadzoną przez nas działalnością, tj. dążenie do ulepszania naszych usług. W tym przypadku Twoje dane będziemy przetwarzać przez cały czas korzystania przez Ciebie z Programu oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń z tego wynikających;

(ii) w celach marketingowych – przesyłania Ci naszych własnych informacji handlowych lub informacji handlowych dotyczących naszych partnerów. Przed wysłaniem takich informacji zawsze pytamy się Ciebie o zgodę. Wystarczy, że podczas rejestracji zaznaczysz odpowiednie pole formularza. W każdej chwili możesz odwołać taką zgodę, klikając w link dezaktywacyjny, zawarty w każdej przesyłanej przez nas wiadomości marketingowej. W tym przypadku Twoje dane będziemy przetwarzać tak długo, jak nie wycofasz swojej zgody;

(iii)  w celach statystycznych FreshMail, tzn. do analizy ruchu użytkowników w Programie. Podstawą prawną przetwarzania przez nas Twoich Danych Osobowych jest w tym przypadku nasz prawnie uzasadniony interes – marketing własny naszych usług. W tym przypadku dane będziemy przetwarzać dopóki nie wyrazisz swojego sprzeciwu, co możesz zrobić po prostu pisząc do nas wiadomość .

14. Odrębną sytuacją jest zbieranie i przetwarzanie przez nas informacji o użytkownikach Serwisu poprzez pliki cookies. Więcej na ten temat przeczytasz w punktach 24-29 Polityki.

To Ty tu jesteś szefem

15. Pamiętaj, że to Ty decydujesz o zakresie i celu Przetwarzania. W każdej chwili możesz:

(i)  kontaktować się z nami w celu uzyskania informacji, jaka jest treść przekazanych przez Ciebie Danych Osobowych oraz jak dokładnie są one przez nas wykorzystane, a także w celu uzyskania kopii swoich danych;

(ii) na bieżąco aktualizować oraz poprawiać Twoje Dane Osobowe;

(iii) odwołać zgodę na Przetwarzanie, a także żądać usunięcia Twoich Danych Osobowych w całości lub części lub prosić nas o ograniczenie przetwarzania Twoich danych. Pamiętaj jednak, że wiązać się to może z utratą możliwości korzystania przez Ciebie z funkcjonalności Serwisu i Programu;

(iv) wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich Danych Osobowych, a także złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – jeśli uważasz, że naruszyliśmy Twoje prawa (dokładamy jednak starań, aby nigdy do tego nie doszło!);

(v) prosić nas o przeniesienie Twoich Danych Osobowych do innego administratora.

16. W wyjątkowych przypadkach możemy nie dostosować się do Twojej prośby dotyczącej usunięcia Danych Osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania czy też Twojego sprzeciwu. Może to nastąpić w przypadku naruszenia przez Ciebie Regulaminu lub Polityki Antyspamowej, a także naruszenia przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Zachowanie Danych Osobowych będzie miało wówczas na celu wyłącznie ustalenie okoliczności naruszeń lub ewentualne ustalenie odpowiedzialności za naruszenia. 

Dzielimy się informacjami

17. Specyfika Serwisu sprawia, że niekiedy możemy przekazywać lub udostępniać Twoje Dane Osobowe innym podmiotom. Takie przekazywanie odbywać się może jedynie po zawarciu przez nas odpowiedniej umowy z innym podmiotem. Firmy, którym powierzamy dane osobowe, to: hostingodawca naszej poczty e-mail, dostawca serwerów, które dzierżawimy, dostawca usługi czat, podwykonawcy niektórych funkcjonalności Programu.
18. Przekazywania lub udostępniania dokonujemy tylko wtedy, gdy wcześniej wyrazisz na to zgodę lub gdy zezwalają na to przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
19. Pamiętaj, że Twoje Dane Osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego tylko w przypadku, gdy państwa te spełniają wymagania bezpieczeństwa dotyczące Danych Osobowych określone w RODO. Korzystamy z kilku aplikacji amerykańskich, co powoduje, że niektóre Twoje dane mogą być przekazywane do USA. Wszyscy nasi partnerzy są jednak członkami tzw. programu Privacy Shield, co zgodnie z przepisami europejskimi oznacza odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych.
20. Zbierane zgodnie z Polityką dane to cenny materiał badawczy, dlatego możemy tworzyć i ujawniać anonimowe zestawienia oraz statystyczne dane dotyczące działania Serwisu i Programu. Zestawienia takie nie są jednak Danymi Osobowymi, a tym samym nie pozwalają na jakąkolwiek identyfikację Ciebie lub innych użytkowników.

Twoje dane są z nami bezpieczne

21. Dbamy o bezpieczeństwo Twoich Danych Osobowych, dlatego stosujemy bardzo wysokie zabezpieczenia oraz zachowujemy poufność wszelkich przekazanych informacji. Jednym z elementów naszych zabezpieczeń jest polityka bezpieczeństwa, którą przyjęliśmy oraz sumiennie stosujemy. Wypełniamy także wszystkie obowiązki spoczywające na nas jako na administratorze Danych Osobowych, a wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności zaś z RODO.

O bezpieczeństwo musimy dbać wszyscy

22. Pamiętaj, że aby Twoje Dane Osobowe były bezpieczne, musimy dbać o nie razem. Dlatego powinieneś zawsze trzymać swoje dane logowania do Serwisu, zarówno hasło, jak i login, w poufności. Zachęcamy Cię również do stosowania skomplikowanego hasła do logowania – przy rejestracji w Serwisie dajemy Ci na ten temat kilka wskazówek, niemniej jednak to na Tobie spoczywa obowiązek użycia hasła o odpowiednim stopniu trudności.
23. Jeżeli dzielisz swoje stanowisko pracy (komputer) wspólnie z inną osobą, pamiętaj, aby zawsze po zakończeniu korzystania z Serwisu wylogować się.

Ciasteczka

24. Dieta, fitness, sport – możesz mieć wiele powodów, żeby nie lubić ciasteczek. My je lubimy i mamy nadzieję, że Ty też je polubisz.
25. Chcemy udoskonalać nasz Serwis, ułatwić korzystanie z niego oraz jak najlepiej dopasować go do Twoich potrzeb, a także korzystać z możliwości, jakie dają obecne systemy reklamy internetowej, dlatego w Serwisie korzystamy z ciasteczek (pliki cookies), tj. plików zawierających dane informatyczne, które zapisywane są na używanym przez Ciebie urządzeniu końcowym tak, że możliwe jest ich odczytanie po ponownym połączeniu z Serwisem. Ciasteczka zapisywane są na Twoim urządzeniu po tym, jak przy pierwszej wizycie w Serwisie, wyrazisz na to zgodę.
26. Ciasteczka mają służyć Tobie i nam. Ich celem jest dostosowanie zawartości Serwisu do Twoich indywidualnych preferencji, optymalizacji korzystania z Serwisu oraz jego indywidualizacji. Dzięki ciasteczkom możliwe jest także podtrzymanie sesji logowania w Serwisie. My zaś możemy dzięki nim tworzyć statystyki dotyczące korzystania z Serwisu, co pozwala nam na jego ciągłe ulepszanie i wykorzystywanie tej wiedzy do celów marketingowych.
27. Pamiętaj, że zawsze możesz zrezygnować z ciasteczek. Niezależnie od tego, jakiej przeglądarki internetowej używasz, możesz skorzystać z opcji wyłączenia ciasteczek zarówno dla konkretnej witryny, jak i wszystkich odwiedzanych przez Ciebie stron internetowych. Informację o tym, jak skorzystać z powyższej opcji możesz znaleźć tutaj oraz na stronie http://www.youronlinechoices.com/pl/.

28. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące ciasteczek odpowiedzi na nie znajdziesz w sekcji „Pomoc” stosowanej przez Ciebie przeglądarki internetowej.

Lubimy rozmawiać - skontaktuj się z nami

29.Lubimy rozmawiać, dlatego jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub z innych powodów chcesz się z nami skontaktować możesz to zrobić:

(i) na adres e-mail: pomoc@freshmail.pl;

(ii) za pomocą formularza dostępnego na stronie http://freshmail.pl/kontakt/;

(iii) bezpośrednio do przydzielonego Tobie doradcy, którego adres e-mail znaleźć można w Systemie po utworzeniu Konta;

(iv) pisemnie, na adres:
FreshMail sp. z o.o.
al. 29 Listopada 155 C,
31-406 Kraków